Smarte dokumenter
Smarte dokumenter er dokumenter som er programmerte til å utvide funksjonaliten til arbeidsboken, ved at de svarer dynamisk til sammenhengen av handlingene.
Flere typer arbeidsbøker, for eksempel skjemaer og maler, fungerer bra som smarte dokumenter. Smarte dokumenter fungerer spesielt bra for arbeidsbøker som er del av en prosess. Det kan for eksempel hende at selskapet har en prosess der de fyller ut skjemaer for årlig ansattutgifter ved å bruke en Microsoft Office Excel 2003-mal. Hvis denne malen gjøres om til et smart dokument, kan dokumentet kobles til en database som automatisk fyller ut noe av den nødvendige informasjonen, for eksempel navn, ansattnummer og så videre. Når du fullfører utgiftsrapporten, vises en knapp i det smarte dokumentet slik at det kan sendes til neste trinn i prosessen. Det smarte dokumentet vet hvem den overordnede i selskapet er og kan automatisk rutes til den personen. Det smarte dokumentet vet hvor det befinner seg i utgiftsgjennomgangsprosessen og hva som bør skje videre.
Smarte dokumenter gjør det lettere å bruke eksisterende innhold flere ganger. Regnskapsførere kan for eksempel bruke eksisterende standardtekst når de oppretter fakturaer.
Smarte dokumenter kan gjøre det lettere å dele informasjon. De kan samvirke med en rekke databaser og bruke BizTalk for å spore arbeidsflyt. De kan til og med samvirke med andre Microsoft Office-programmer. Du kan for eksempel bruke smarte dokumenter til å sende e-postmeldinger gjennom Microsoft Outlook uten å forlate arbeidsboken eller starte Outlook.