Importere data

Du kan importere data til Microsoft Excel fra de fleste datakilder ved å velge Hent eksterne data på Data-menyen, velge Importer data, og deretter velge dataene du vil importere, i dialogboksen Velg datakilde.

Ved hjelp av veiviseren for datatilkobling, som er tilgjengelig når du velger Ny kilde i dialogboksen Velg datakilde, kan du importere data fra eksterne datatilkoblinger som ikke er tilgjengelige i dialogboksen Velg datakilde. Disse kildene kan være OLE DB-datakilder (blant annet OLAP-kuber og Exchange-servere) og eventuelle datakilder fra systemansvarlig. Du kan ikke filtrere eller koble data i veiviseren for datatilkobling.

Den standard tilkoblingsmetoden når du importerer data ved hjelp av veiviseren for datatilkobling, er via OLE DB-leverandører. De resulterende ODC-filene (Office-datatilkobling) kan åpnes i Internet Explorer og redigeres i Microsoft Excel, Notisblokk og andre Microsoft Office-programmer hvis filen ikke peker til en OLAP-datakilde.

Veiviseren for datatilkobling gir også tilgang til en datakilde kalt en datahentingstjeneste. En datahentingstjeneste er en webtjeneste som er installert på Windows SharePoint Services for tilkobling til og henting av data. Hvis du vil bruke en datahentingstjeneste, kan du for eksempel bruke Excel. Da sendes en forespørsel om spørring via HTTP til datahentingstjenesten på Windows SharePoint Services. Datahentingstjenesten sender forespørselen til datakilden, og sender deretter dataene som returneres, tilbake til klientprogrammet i XML-format. Hvis du importerer data fra en datahentingstjeneste i Excel, opprettes det automatisk en databundet XML-liste i regnearket. Etter at du har lagt til en databundet XML-liste i regnearket, kan du bruke kommandoene på XML-undermenyen på Data-menyen eller verktøylinjene XML og Liste for å oppdatere dataene, redigere spørringen eller angi egenskapene for XML-tilordningen som er forbundet med XML-listen.

En standardinstallasjon av Windows SharePoint Services inneholder en datahentingstjeneste for tilkobling til data i SharePoint-listen. En SharePoint-områdeadministrator kan installere Microsoft Office Web Parts and Components for å legge til flere datahentingstjenester for Microsoft SQL Server og Microsoft Business Solutions. Installasjonsprogrammet for Microsoft Office Web Parts and Components er tilgjengelig på Nedlastinger på Microsoft Office Online.

Obs!  Hvis du vil hente inn eksterne data til Microsoft Excel, må du ha tilgang til dataene. Hvis den eksterne datakilden du vil ha tilgang til, ikke ligger på din egen datamaskin, kan det hende at du må ta kontakt med den systemansvarlige for databasen for å få et passord, brukertilgang eller annen tilkoblingsinformasjon.

I de fleste tilfeller kan du importere data ved hjelp av kommandoen Importer data, slik det beskrives over. Du trenger bare Microsoft Query eller et annet program hvis du må utføre spesielle spørringsoppgaver som følgende:

• Filtrere rader eller kolonner med data før de hentes inn i Microsoft Excel.
• Opprette en parameterspørring.
• Sortere data før de hentes inn i Microsoft Excel.
• Koble flere tabeller.

Microsoft Query er et enkelt frontprogram du kan bruke til å utføre disse spesielle spørringsoppgavene, og som er lett tilgjengelig fra Microsoft Excel.

Du kan bruke Microsoft Query til å angi ODBC-datakilder for å hente data. I Microsoft Query kan du bruke spørringsveiviseren til å opprette en enkel spørring, eller du kan bruke mer avanserte vilkår i Microsoft Query til å opprette en mer sammensatt spørring. Du kan få tilgang til Microsoft Query fra Microsoft Excel, eller du kan opprette en spørring fra veiviseren for pivottabell og pivotdiagram.

Du kan også bruke dynamisk datautveksling (DDE) med Microsoft Query. Hvis du vil ha mer informasjon om DDE, kan du se i Hjelp for Microsoft Query.

Hvis du vil importere data ved hjelp av Microsoft Query, må du først gjøre følgende:

• Installere Microsoft Query      Microsoft Query, inkludert spørringsveiviseren, er en valgfri funksjon for Microsoft Excel. I de fleste tilfeller blir du bedt om å installere Microsoft Query når du velger Hent eksterne data på Data-menyen, og velger Ny databasespørring.

• Installere ODBC-drivere      Det kreves en ODBC-driver for å hente data i relasjonsdatabaser, tekstfiler eller Microsoft Excel ved hjelp av Microsoft Query. Når du installerer Microsoft Query, installerer du automatisk en gruppe ODBC-drivere. Hvis du bruker en annen driver enn den som er installert med Microsoft Query, må du installere driveren for seg.

• Installere datakildedrivere      Det kreves en datakildedriver for å hente OLAP-kildedata. Microsoft Query støtter tilkobling til databaser som opprettes ved hjelp av OLAP-tjenester for Microsoft SQL Server. Da du installerte Microsoft Query, installerte du automatisk støtte for denne typen OLAP-database. Hvis du vil koble til andre OLAP-databaser, må du installere en datakildedriver og klientprogramvare.

Hvis du vil ha mer informasjon, se Hjelp for Microsoft Query.

Du kan importere data fra en webside ved å velge Hent eksterne data på Data-menyen, og velge Ny webspørring. Du må ha tilgang til World Wide Web via firmaets intranett eller via et modem på datamaskinen eller et nettverk. Du kan også foreta en spørring mot lokale HTML- eller XML-kilder.

Du kan bruke en Visual Basic for Applications-makro for å få tilgang til en ekstern datakilde.

Avhengig av datakilden, kan du bruke enten ActiveX-dataobjekter eller Datatilgangsobjekter for å hente data ved hjelp av VBA.

Hvis du vil bruke en makro du har laget i Microsoft Excel versjon 5.0 eller tidligere, velger du Tillegg på Verktøy-menyen og kontrollerer at det er merket av for ODBC.

Hvis du vil ha informasjon om hvordan du lager makroer i Visual Basic for Applications, se Hjelp for Visual Basic.

Obs!  Selv om du velger å kjøre spørringer i bakgrunnen, kan ikke Microsoft Excel gjøre dette mens du registrerer en makro som inneholder spørringer. Du kan endre den registrerte makroen slik at den kjøres i bakgrunnen ved å redigere makroen i Visual Basic-redigering og endre oppdateringsmetoden for Spørringstabellobjekter fra "BackgroundQuery := False" til "BackgroundQuery := True".

I Microsoft Excel finnes det flere alternativer du kan bruke til å oppdatere importerte data, inkludert å oppdatere dataene hver gang du åpner arbeidsboken og oppdatere den automatisk ved angitte intervaller. Du kan fortsette å arbeide i Microsoft Excel mens dataene oppdateres, og du kan også kontrollere statusen til oppdateringen mens de oppdateres.

Hvis den eksterne datakilden krever et passord for å få tilgang til dataene, kan du kreve at passordet skal angis hver gang det eksterne dataområdet oppdateres.

Når et eksternt dataområde utvides og flere poster returneres, kan du fylle formler i nabokolonner eller i dataområdet slik at de fortsatt ligger inntil de relevante dataene.

Du kan også velge hvordan du kan legge til nye data i regnearket.

Et eksternt dataområde blir automatisk navngitt på følgende måte:

• Eksterne dataområder fra Office-datatilkoblingsfiler (ODC) blir navngitt med filtypen ODC.
• Eksterne dataområder fra databaser får samme navn som spørringen, normalt er Query_from_kilde navnet på datakilden du har brukt til å opprette spørringen.
• Eksterne dataområder fra tekstfiler får samme navn som tekstfilen.
• Eksterne dataområder fra webspørringer gis samme navn som websiden som dataene hentes fra.

Hvis regnearket inneholder mer enn ett eksternt dataområde fra samme kilde, nummereres områdene, for eksempel MinTekst, MinTekst_1, MinTekst_2 osv.

Du kan også endre navnet på et eksternt dataområde i dialogboksen Egenskaper for dataområde.