Detaljnivåer I OLAP-databaser blir data ordnet etter detaljnivå med de samme kategoriene du bruker til å analysere dataene. En salgsdatabase kan for eksempel inneholde felt for land, region, by og salgssted. Slik informasjon bør ordnes fra laveste til høyeste detaljnivå på denne måten:
Nivåer i en geografisk dimensjon
Denne organiseringen gjør det lettere å vise summer på høyt nivå for pivottabell- eller pivotdiagramrapporter, for eksempel salgstotaler i et helt land eller en hel region, og vise detaljene for områder der salget er spesielt godt eller dårlig.
Dimensjoner og kuber Et sett med nivåer som inneholder en side av dataene, for eksempel geografiske områder, kalles en dimensjon. Informasjon om når salget fant sted kan på samme måte organiseres i en tidsdimensjon med nivåer for år, kvartal, måned og dag. OLAP-databaser kalles kuber, fordi de kombinerer flere dimensjoner, for eksempel tidspunkt, geografi og produktserier, med summerte data, for eksempel salgs- eller lagertall.
OLAP-funksjoner i Microsoft Excel
Hente OLAP-data Du kan koble til OLAP-datakilder på samme måte som du kan koble til andre eksterne datakilder. Du kan arbeide med databaser som ble opprettet ved hjelp av OLAP-tjenester for Microsoft SQL Server, som er Microsoft OLAP-serverproduktet. I Excel kan du også arbeide med tredjeparts OLAP-produkter som er kompatible med OLE-DB for OLAP.
Du kan bare vise OLAP-data som pivottabell- eller pivotdiagramrapporter, ikke som eksterne dataområder. Du kan lagre pivottabell- og pivotdiagramrapporter for OLAP-data i rapportmaler, og du kan lage Office dataforbindelsefiler (ODC) som du kan koble til OLAP-databaser og spørringsfiler (OQY) for OLAP-spørringer. Når du åpner en ODC- eller OQY-fil i Excel, vises en tom pivottabellrapport som du kan sette opp.
Opprette kubefiler for frakoblet bruk Du kan bruke veiviseren for frakoblet bruk for å opprette filer som inneholder en del av dataene fra en OLAP-serverdatabase. Ved hjelp av frakoblede kubefiler kan du arbeide med OLAP-data når du ikke er koblet til nettverket. Du kan bare opprette kubefiler hvis du bruker en OLAP-tjeneste, for eksempel OLAP-tjenester for Microsoft SQL Server, som støtter denne funksjonen.
Lage kuber fra relasjonsdatabaser En annen veiviser, veiviseren for OLAP-kube, gir deg muligheten til organisere data fra relasjonsdatabaser, for eksempel Microsoft SQL Server, i OLAP-kuber. Hvis du lager en kube, kan du arbeide med større mengder data i en pivottabell- eller pivotdiagramrapport enn du ellers kunne. Det går også raskere å hente data.
Programvarekomponenter du trenger for å få OLAP-tilgang
OLAP-tjeneste For å sette opp OLAP-datakilder for Microsoft Excel, må du ha en av følgende OLAP-tjenester:
- OLAP-tjeneste fra Microsoft Excel inneholder datakildedriveren og klientprogramvaren du trenger for å få tilgang til databaser som ble opprettet med OLAP-produktet fra Microsoft: OLAP-tjenester for Microsoft SQL Server. Driveren som følger med Excel 2002 og senere versjoner, støtter både versjon 7.0 og 8.0 av dette produktet. Hvis du har driveren til versjon 7.0, som fulgte med Excel 2000, kan du bruke den til å få tilgang til databaser laget i versjon 7.0, men hvis du vil ha tilgang til databaser laget i versjon 8.0, må du ha driveren for denne versjonen.
- OLAP-tjenester fra tredjepartsleverandører For andre OLAP-produkter må du installere ekstra drivere og klientprogramvare. Hvis du skal kunne bruke funksjonene i Excel når du arbeider med OLAP-data, må tredjepartsproduktet være i overensstemmelse med OLE-DB for OLAP-standarden, og være kompatibelt med Microsoft Office. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du installerer og bruker en OLAP-tjeneste fra tredjepartsleverandør, kan du kontakte systemansvarlig eller firmaet som har levert OLAP-produktet.
Serverdatabaser og kubefiler Klientprogramvaren for Excel OLAP støtter tilkobling til OLAP-databaser av to forskjellige typer. Hvis en database på en OLAP-server er tilgjengelig på nettverket, kan du hente kildedata direkte fra den. Hvis du har en frakoblet kubefil som inneholder OLAP-data, eller en fil for kubedefinisjon, kan du koble til denne filen og hente kildedata fra den.
Datakilder En datakilde gir deg tilgang til alle dataene i OLAP-databasen eller den frakoblete kubefilen. Når du har opprettet en OLAP-datakilde, kan du basere rapporter på den og returnere OLAP-data til Excel i form av pivottabell- eller pivotdiagramrapporter. Du kan opprette en datakilde mens du bruker veiviseren for pivottabell og pivotdiagram til å lage en ny rapport, eller du kan opprette en datakilde i Microsoft Query og bruke den til å lage raporter i Excel.
Microsoft Query Microsoft Query er en valgfri komponent i Microsoft Office som du kan installere og kjøre fra Excel. Du kan bruke Query til å hente data fra en ekstern database som Microsoft SQL eller Microsoft Access. Det er ikke nødvendig å bruke Query for å hente data fra en OLAP-pivottabell som er koblet til en kubefil.
Funksjonsforskjeller i rapporter med OLAP-kildedata
Hvis du arbeider med pivottabell- og pivotdiagramrapporter både fra OLAP-kildedata og andre typer kildedata, vil du oppdage noen forskjeller i funksjonene.
Henting av data En OLAP-server returnerer data til Microsoft Excel hver gang du endrer rapportens oppsett. Med andre typer eksterne kildetyper spørres alle datakildene samtidig, eller du kan angi alternativer slik at spørringene bare blir utført når du viser forskjellige sidefeltelementer. Du kan også bruke flere andre alternativer for å oppdatere rapporten.
I rapporter basert på OLAP-kildedata er ikke sidefeltinnstillingene, bakgrunnsspørring og innstillingene for minneoptimalisering tilgjengelige.
Felttyper I OLAP-kildedata har dimensjonsfeltene 
ikoner i feltlisten og kan bare brukes som rad- (serie-), kolonne- (kategori-) eller sidefelt. Felt med 
-ikoner kan bare brukes som datafelt. I andre typer kildetata, har alle felt 
-ikoner og kan brukes hvor som helst i en rapport.
Felt og elementer som har fått nye navn I OLAP-kildedata blir navn på felt og elementer som du har skjult, gjenopprettet når du viser dem igjen. I andre typer kildedata beholder felt og elementer sine nye navn i slike situasjoner.
Tilgang til detaljdata For OLAP-kildedata er det serveren som avgjør hvilke detaljnivåer som er tilgjengelige og som beregner oppsummeringsverdier, slik at detaljpostene som utgjør oppsummeringsverdiene, vanligvis ikke er tilgjengelige. Serveren kan imidlertid bruke egenskapsfelt som du kan vise. Andre typer kildedata har ikke egenskapsfelt, men du kan vise underliggende detaljer for datafeltverdier og for elementer. Du kan også vise elementer uten data.
OLAP-sidefelt kan ikke ha elementet Alt, og kommandoen Vis sider er ikke tilgjengelig.
Første sorteringsrekkefølge For OLAP-kildedata vises elementer først i den rekkefølgen som de ble returnert fra OLAP-serveren. Deretter kan du sortere eller omordne elementene manuelt. For andre typer kildedata vises elementene i en ny rapport først i stigende rekkefølge etter navn på element.
Beregninger OLAP-servere gir deg sammendragsverdier direkte til rapporten slik at du ikke kan endre sammendragsfunksjoner for datafelt. For andre typer kildedata kan du endre sammendragsfunksjonen for et datafelt og bruke flere sammendragsfunksjoner for det samme datafeltet.
Begge typer kildedata støtter egendefinerte beregninger.
Du kan ikke opprette beregnede felt eller beregnede elementer i rapporter med OLAP-kildedata.
Delsummer I rapporter med OLAP-kildedata kan du ikke endre sammendragsfunksjonen for delsummer, og du kan ikke vise delsummer i indre rad- eller kolonnefelt. For andre typer kildedata kan du endre sammendragsfunksjonen for delsummer, vise og skjule delsummer for alle rad- og kolonnefelt.
For OLAP-kildedata kan du ta med eller utelate skjulte elementer når du beregner delsummer eller hovedsummer. For andre typer kildedata kan du ta med skjulte sidefelt i delsummer, men skjulte elementer i andre felt er utelatt som standard.