Bruke e-post og Outlook-funksjoner i Excel

Sende e-post fra Excel    Hvis du skal sende data som et vedlegg, trenger du Microsoft Outlook, Microsoft Outlook Express, Microsoft Exchange Client eller et annet 32-biters e-postprogram som er kompatibelt med MAPI (Messaging Application Programming Interface). Pass på at Mapi32.dll ligger i System-mappen i Windows. Hvis du vil sende Excel-data som brødtekst i en melding, må du ha Outlook 2000 eller senere versjon.

Noen tilpasningsalternativer, for eksempel svar og bekreftelse på meldinger, er bare tilgjengelig hvis du bruker Microsoft Exchange Server.

Vise e-post som er sendt fra Excel  Hvis du vil vise arbeidsbøker som er sendt som vedlegg, trenger du Excel 97 eller senere. Hvis du vil vise Excel-data sendt som brødtekst, trenger du en webleser eller et e-postprogram (for eksempel Outlook 98 eller senere versjon) som kan lese dokumenter i HTML-format.

Sende data som brødtekst eller vedlegg      Når du skal sende Excel-data som et dataområde, et diagram eller en pivottabellrapport til en mottaker, bør du sende det som brødtekst, ikke som en hel arbeidsbok. På den måten blir meldingene mindre enn hvis du sender hele arbeidsboken som vedlegg.

Du kan sende data som et vedlegg når du vil at mottakerne skal ha hele arbeidsboken slik at de kan åpne den i Excel og redigere den. Du kan sende arbeidsbøker som vedlegg fra Excel eller fra et av flere e-postprogrammer.

Hvis en mottaker bruker Microsoft Office 97 eller tidligere, er det bedre å sende dataene som et vedlegg. Hvis du sender Excel-data som teksten i en melding, går formateringen tapt.

Sende eller distribuere data      Når du sender data fra Excel, får alle mottakerne en egen kopi av meldingen og eventuelle vedlegg.

Når du distribuerer data, kan du bare sende dem som vedlegg, og alle mottakerne får dem etter tur. Du bør bruke denne fremgangsmåten hvis du vil at mottakerne skal gjøre endringer i arbeidsboken i Excel og se hvilke endringer foregående mottakerne har gjort. Du kan slå på endringssporing for at mottakerne skal få anledning til å se hvem som har gjort endringene. Mens arbeidsboken distribueres, kan du holde rede på statusen. Etter at siste mottaker har gjort sine endringer, kan arbeidsbokvedlegget returneres til deg.

For at distribusjonen skal fungere, må alle mottakerne bruke Microsoft Outlook som e-postprogram.

Sende data for gjennomgang      Hvis du vil sirkulere Excel-data til flere mennesker for gjennomgang og kommentarer, og vil bruke Excel til å spore prosessen, kan du sende dataene til postmottakere til gjennomgang. Funksjonen Send til gjennomgang fungerer som en veiviser som ordner alt i trinn, passer på at du har slått på endringssporing og viser deg hvordan du fletter inn endringer fra enkeltkopier som blir returnert.

Hvis du bruker Microsoft Outlook som e-postprogram, og du sender (ikke distribuerer) Excel-data, kan du angi følgende meldingsalternativer.

Viktighets- og følsomhetsnivået      Du kan angi viktighetsnivået for en melding for å vise om mottakeren må lese meldingen med en gang. Hvis du vil ha svar på meldingen innen en viss tid, kan du sette et flagg for å minne mottakeren på å svare. Du kan også merke følsomheten på meldingsinnholdet som privat, personlig eller konfidensielt.

Sikkerhetsnivået      Hvis du og mottakerne av meldingene bruker Microsoft Exchange Server, kan du legge til sikkerhet i en melding ved å legge til en digital signatur eller forsegle (kryptere) en melding for å sikre at den ikke leses av andre mottakere enn dem du har valgt.

Du må få et nøkkelord til sikkerhetsfil fra systemansvarlig for å forsegle eller signere en melding digitalt, og mottakerne av meldingene må angi passordene for å åpne den forseglede meldingen eller bekrefte den digitale signaturen.

Disse sikkerhetsfunksjonene gjelder bare i organisasjonen der du arbeider, og bare hvis du og mottakerne av meldingene bruker Microsoft Exchange Server. Systemansvarlig må konfigurere sikkerhetsfunksjonene på datamaskinene.

Lese- og leveringsbekreftelse      Du kan spore meldingene og motta beskjed når meldingene er levert eller åpnet.

Alternativer for levering      Du kan angi leveringsalternativer som bestemmer hvordan og når meldingen skal sendes.

• Angi utløpsdato.

• Sende automatisk svar på meldingen din til en annen bruker.

• Utsette levering av en melding.

• Lagre dem automatisk i en Outlook-mappe.

Kategorier      Hvis du vil spore og ordne meldinger som har fellestrekk, kan du tilordne meldinger til kategorier, for eksempel Forretninger, Nøkkelkunde, Personlig, Gaver eller Mål/Formål. Med funksjonen Kategorier kan du finne, sortere, filtrere og gruppere meldinger. Hvis du vil ha mer informasjon om kategorier, kan du se i Hjelp for Outlook.

Når du vil gjøre en arbeidsbok tilgjengelig for andre, men du ikke vil sende den via e-post, kan du sende en kopi av arbeidsboken til en fellesmappe i Microsoft Exchange.

Oppgaver      Du kan bruke oppgavelisten i Outlook til å spore oppgaver som har med arbeidsbøker i Excel å gjøre, også regelmessige oppgaver. Du kan legge til en oppgave for en arbeidsbok til oppgavelisten fra Excel. Hvis du for eksempel må gå gjennom en arbeidsbok innen en bestemt dato, kan du åpne arbeidsboken i Microsoft Excel og deretter legge til kommentarene i oppgavelisten. Du kan også bruke Outlook til å tilordne oppgaver som andre må utføre for en arbeidsbok eller en fil.

Registrere arbeidsbokaktivitet      Hvis du bruker Logg i Microsoft Outlook, kan du registrere arbeidet automatisk – når den enkelte arbeidsbok ble opprettet eller endret for eksempel – for alle arbeidsbøker. Hvis du vil spore arbeidet i en enkelt arbeidsbok, kan du manuelt registrere aktivitetene i Logg i Microsoft Outlook.

Koble arbeidsbøker til en kontakt      Du kan koble arbeidsbokoppgaver, loggoppføringer og arbeidsbøker til en kontaktperson, slik at du kan holde rede på alle elementer i forbindelse med denne kontakten. Hvis du for eksempel vil holde rede på en arbeidsbok etter navnet på personen som har ansvaret for den, kan du koble kontaktinformasjon til en arbeidsbok og andre relaterte elementer, for eksempel e-postmeldinger og avtaler. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du kobler oppgaver, loggoppføringer og arbeidsbøker til en kontakt, se Hjelp for Outlook.