Feilsøking i forbindelse med datavalidering

Meldinger vises bare når data skrives direkte inn i cellene. Meldingen vises ikke:

• Når en bruker skriver inn data i en celle ved kopiering eller fylling.
• Når en formel i en celle beregner et ugyldig resultat.
• Når en makro skriver inn ugyldige data i en celle.

Hvis du vil identifisere celler som inneholder ugyldige data, uansett hvordan de ble skrevet inn, velger du Formelrevisjonpå Verktøy-menyen, klikker Vis verktøylinje for formelrevisjon, og klikker deretter Sirkle inn ugyldige data .

Merknader

• Hvis du vil bla gjennom alle de ugyldige cellene i regnearket, klikker du Feilkontroll på Verktøy-menyen.
• Hvis du vil vise datafeil i lister, merker du av for Valideringsfeil for listedata i Feilkontroll-kategorien i Alternativer-dialogboksen. Hvis du vil vise Alternativer-dialogboksen, klikker du Alternativer på Verktøy-menyen. Merk av for dette alternativet for å vise et grønt triangel i celler i en liste som inneholder feil. Hvis du klikker celler som inneholder feil, vises det et smartflagg du kan bruke til å vise valideringsbegrensningene for den aktive cellen.

Er validering brukt på cellene?    Finn cellene på regnearket som har datavalidering. Velg Sirkle inn ugyldige data på Rediger-menyen, klikk Spesielt, klikk Datavalidering, og klikk deretter Alle.

Angir brukere data ved å skrive inn?    Sørg for at brukeren klikker hver celle og deretter skriver inn dataen. Hvis brukeren kopierer eller fyller inn data i validerte celler, vises ikke valideringsmeldingene, og registrering av ugyldig data hindres ikke.

Er manuell omberegning aktivert?    Hvis det er aktivert, kan det hende at uberegnede celler hindrer data i å bli riktig validert. Hvis du vil slå av manuell omberegning, velger du Alternativer på Verktøy-menyen, klikker kategorien Beregning, og klikker deretter Automatisk under Beregning.

Er formler helt uten feil?    Sørg for at formler i validerte celler ikke resulterer i feil som #REF! eller #DIV/0!. Microsoft Excel ignorerer datavalideringen til feilen rettes opp.

Er celler det refereres til i formler, korrekte?    Hvis en referert celle forandres slik at en formel i en validert celle beregner et ugyldig resultat, vises ikke valideringsmeldingen for den cellen.

Er de refererte cellene i det samme regnearket eller en annen arbeidsbok?   Cellereferanser må være til celler i samme regneark. Hvis du må referere til et annet regneark eller en annen arbeidsbok, bruker du et definert navn og sørger for at arbeidsboken allerede er åpen.

Datavalidering er bare utformet til å vise meldinger og hindre ugyldige oppføringer når brukeren skriver inn data direkte i en celle. Meldingene vises ikke når data blir kopiert, fylt eller beregnet av en formel.

Obs!  Du kan ikke overstyre datavalidering for lister som er koblet til et SharePoint-område.

Prøv følgende:

• Hvis et regneark har datavalidering     Be brukeren skrive inn data i én celle om gangen.
• Hindre brukeren i å fylle eller kopiere data ved å bruke dra og slipp celle    Klikk Alternativer på Verktøy-menyen, klikk kategorien Rediger, og fjern deretter merket for Dra og slipp celle. Deretter beskytter du innstillingene for datavalidering.

  Hvordan?

  Beskytte regnearkelementer

  Beskytte regnearkelementer fra alle brukere

  1. Bytt til regnearket du vil beskytte.

  2. Lås opp alle cellene du vil at brukere skal kunne endre. Merk hver celle eller hvert område, velg Celler på Format-menyen, velg kategorien Beskyttelse ,og fjern merket for Låst.

  3. Skjul former du ikke vil skal være synlige. Merk cellene som inneholder formlene, velg Celler på Format-menyen, velg kategorien Beskyttelse, og merk av for Skjult.

  4. Lås opp grafiske objekter du vil at brukere skal kunne endre.

     Hvordan?

     Det er ikke nødvendig å låse opp knapper og kontroller for at brukeren skal kunne klikke og bruke dem. Du kan låse opp innebygde diagrammer, tekstbokser og andre objekter som er laget med tegneverktøy, og som du vil at brukere skal kunne endre. Hvis du vil se hvilke elementer i et regneark som er grafiske objekter, velger du Gå til på Rediger-menyen, velger Spesielt, og velger deretter Objekter.

     1. Hold nede CTRL, og klikk hvert av objektene du vil låse opp.
     2. På Format-menyen velger du kommandoen for hvert av objektene du merket: Autofigur, Objekt, Tekstboks, Bilde, Kontroll eller WordArt.
     3. Velg kategorien Beskyttelse.
     4. Fjern merket for Låst, og hvis det er der, fjerner du også merket forLås tekst.

  5. Velg Beskyttelse på Verktøy-menyen, og velg deretter Beskytt ark.

  6. Angi et passord for arket.

     Obs!  Passordet er valgfritt, men hvis du ikke angir passord, kan enhver bruker fjerne beskyttelsen på arket og endre beskyttede elementer. Pass på å lage et passord du kan huske, for hvis du mister passordet, får du ikke tilgang til de beskyttede elementene i regnearket.

  7. Velg elementer som du vil at brukere skal kunne endre, i listen Gi alle brukere av dette regnearket tilgang til å.

  8. Velg OK, og hvis du blir bedt om det, skriver du inn passordet på nytt.

  Gi bestemte brukere tilgang til beskyttede områder

  Du må ha Windows 2000 for å kunne gi bestemte brukere tilgang til områder.

  1. Velg Beskyttelse på Verktøy-menyen og deretter La brukerne endre områdene. (Denne kommandoen er bare tilgjengelig når regnearket ikke er beskyttet.

  2. Velg Ny.

  3. Skriv inn en tittel for området du gir tilgang til, i boksen Tittel.

  4. Skriv inn et likhetstegn (=) i boksen Refererer til celler, og skriv en referanse eller merk et område.

  5. I boksen Områdepassord skriver du inn et passord for å få tilgang til området.

     Passordet er valgfritt. Hvis du ikke angir et passord, vil alle brukeren få tilgang til å endre cellene.

  6. Velg Tillatelser og deretter Legg til.

  7. Finn og merk brukeren du vil gi tilgang. Hvis du vil velge flere brukere, holder du nede CTRL mens du klikker navnene.

  8. Klikk OK to ganger, og skriv inn passordet på nytt hvis du blir bedt om det.

  9. Gjenta trinnene ovenfor for hvert område du vil gi tilgang til.

  10. Hvis du vil ha en egen oversikt over områder og brukere, merker du av for Lim inn informasjon om tillatelser i en ny arbeidsbok.

  11. Beskytte regnearket. Velg Beskyttelse på Verktøy-menyen, velg Beskytt ark ,og pass på at det er merket av for Beskytt regneark og innholdet i låste celler. Skriv inn et passord for regnearket, velg OK ,og skriv inn passordet på nytt for å bekrefte det.

      Obs!  Du må angi et passord for arket hvis du vil forhindre at andre brukere endrer dine områder. Pass på at du velger et passord du kan huske, for hvis du glemmer passordet, får du ikke tilgang til de beskyttede elementene i regnearket.

  Beskytte arbeidsbokelementer og -filer

  Beskytte arbeidsbokelementer

  1. Velg Beskyttelse på Verktøy-menyen og deretter Beskytt arbeidsbok.

  2. Gjør ett eller flere av følgende:

     • Hvis du vil beskytte strukturen i en arbeidsbok slik at regneark i arbeidsboken ikke kan flyttes, slettes, skjules, tas frem eller gis nye navn og nye regneark ikke kan settes inn, merker du av for Struktur.

     • Hvis du vil bruke vinduer av samme størrelse og med samme posisjon hver gang du åpner arbeidsboken, merker du av for Vinduer.

     • Hvis du vil hindre at andre fjerner arbeidsbokbeskyttelsen, skriver du inn et passord, velger OK og skriver inn passordet på nytt for å bekrefte det.

  Beskytte en delt arbeidsbok

  1. Hvis arbeidsboken allerede er delt og du vil gi den et passord for å beskytte delingen, må du først oppheve delingen av arbeidsboken.

     Hvordan?

     1. Be alle andre brukere om å lagre og lukke den delte arbeidsboken. Hvis andre brukere redigerer arbeidsboken, vil de miste alt arbeid som ikke er lagret.
     2. Når du opphever delingen av arbeidsboken, slettes endringsloggen. Hvis du vil beholde en kopi av denne informasjonen, kan du skrive ut et loggark eller kopiere det til en annen arbeidsbok.

        Hvordan?

        1. Velg Spor endringer på Verktøy-menyen og deretter Merk endringer.
        2. Velg Alt i boksen Når.
        3. Fjern merket for boksene Av hvem og Hvor.
        4. Merk av for Vis endringene i et nytt ark, og velg OK.
        5. Gjør ett eller flere av følgende:
           • Hvis du vil skrive ut loggarket, klikker du Skriv ut .
           • Hvis du vil kopiere loggen til en annen arbeidsbok, merker du cellene du vil kopiere, klikker Kopier , bytter til en annen arbeidsbok, klikker der du vil plassere de kopierte dataene, og klikker Lim inn .

           Obs!  Det kan være du også vil lagre eller skrive ut den gjeldende versjonen av arbeidsboken, fordi denne loggen kanskje ikke vil gjelde senere versjoner. Celleplasseringer, inkludert radnumre, i den kopierte loggen vil kanskje ikke være gjeldende.

     3. Velg Del arbeidsbok på Verktøy-menyen, og velg deretter kategorien Redigering.
     4. Kontroller at du er den eneste som er oppført i boksen Brukere som har åpnet denne arbeidsboken.
     5. Fjern merket for Tillat flere brukere å redigere.

        Hvis denne avmerkingsboksen ikke er tilgjengelig, må du først fjerne beskyttelsen av arbeidsboken før du fjerner merket i avmerkingsboksen.

        Hvordan?

        1. Velg OK. Velg Beskyttelse på Verktøy-menyen, og merk av for Opphev beskyttelse av delt arbeidsbok.
        2. Skriv inn passordet hvis du blir bedt om det, og velg OK.
        3. Velg Del arbeidsbok på Verktøy-menyen, og velg deretter kategorien Redigering.
     6. Når du får spørsmål om dette vil påvirke andre brukere, klikker du Ja.

  2. Angi eventuelt andre typer beskyttelse: Gi bestemte brukere tilgang til områder, beskytt regneark, beskytt arbeidsbokelementer og angi passord for visning og redigering.

  3. Velg Beskyttelse på Verktøy-menyen, og velg deretter Beskytt delt arbeidsbok eller Beskytt og del arbeidsbok.

  4. Merk av for Deling med sporing av endringer.

  5. Hvis du vil kreve at andre brukeren skal oppgi et passord for å kunne slå av endringsloggen eller fjerne arbeidsboken fra delt bruk, skriver du inn passordet i boksen Passord. Skriv inn passordet på nytt når du blir bedt om det.

  6. Lagre arbeidsboken hvis du blir bedt om det.

  Beskytte en arbeidsbokfil fra visning eller redigering

  1. Velg Lagre som på Fil-menyen.

  2. Velg Generelle alternativer på Verktøy-menyen.

  3. Gjør ett eller begge av følgende:

     • Hvis du vil at brukeren skal skrive inn et passord før de kan vise arbeidsboken, skriver du inn et passord i boksen Passord for åpning og velger OK.

     • Hvis du vil at brukere skal skrive inn et passord før de kan lagre endringer i arbeidsboken, skriver du inn et passord i boksen Passord for endring og velger OK.

  4. Når du blir bedt om det, skriver du inn passordene for å bekrefte dem.

  5. Velg Lagre.

  6. Velg Ja for å erstatte den eksisterende arbeidsboken hvis du blir bedt om det.

• Identifisere celler som ugyldige data er kopiert inn i, fylt eller beregnet i    Velg Formelrevisjon på Verktøy-menyen, klikk Vis verktøylinje for formelrevisjon , og klikk deretter Sirkle inn ugyldige data .

Listen kan være koblet til et SharePoint-område    Du kan ikke legge til datavalidering i en liste som er koblet til et SharePoint-område. Hvis du vil legge til datavalidering, må du oppheve koblingen eller konvertere listen til et område.

Det kan hende at du skriver inn data   Kommandoen Validering er ikke tilgjengelig på Data-menyen mens du skriver inn data i en celle. Hvis du vil avslutte innskrivingen, trykker du ENTER eller ESC.

Regnearket kan være beskyttet    Hvis du vil fjerne beskyttelsen, velg Beskyttelse på Verktøy-menyen og klikker deretter Opphev arkbeskyttelse.

Det kan hende at arbeidsboken er delt    I en delt arbeidsbok kan data valideres, men du kan ikke endre på innstillingene. Hvis du vil gjøre kommandoen Validering tilgjengelig, avslutter du delingen av arbeidsboken.

Hvordan?