Du kan bruke data fra et Microsoft Excel-regneark som grunnlaget for en rapport. Dataene skal være i listeformat, med kolonneetiketter i den første raden, og resten av radene skal ha lignende elementer i samme kolonne og ingen tomme rader eller kolonner i dataområdet. Microsoft Excel bruker kolonneetikettene for feltnavnene i rapporten.
Merke dataene automatisk Klikk en celle i listen eller raden under listen før du kjører veiviseren for pivottabell og pivotdiagram. Veiviseren fyller ut referansen til hele listen for deg.
Bruke et navngitt område Hvis du vil gjøre det enklere å oppdatere rapporten, kan du navngi kildeområdet og bruke navnet når du oppretter rapporten. Hvis det navngitte området utvides for å ta med flere data, kan du oppdatere rapporten slik at du nye dataene blir tatt med.
Bruke filtrerte data Alle filtre du har brukt i en liste med kommandoene på undermenyen Filter på Data-menyen, blir ignorert. Hvis du vil opprette en rapport som bare inneholder de filtrerte dataene, kan du bruke kommandoen Avansert filter til å trekke ut dataene du vil ha, til et annet sted i regnearket, og deretter basere rapporten på dette området.
Inkludere summer Det blir automatisk laget delsummer og totalsummer i en pivottabellrapport. Hvis kildelisten inneholder automatiske delsummer og totalsummer opprettet med kommandoen Delsummer på Data-menyen, bruker du denne kommandoen til å fjerne dem før du oppretter rapporten.
Hvis du vil summere og analysere data som kommer fra et annet sted enn Microsoft Excel, for eksempel firmaets salgsposter i en database, kan du hente data fra eksterne kilder, blant annet databaser, tekstfiler og steder på Internett.
Krav for å hente data Hvis du vil hente data fra et webområde, må du være tilkoblet intranett eller Internett.
Hvis du vil hente andre typer eksterne data, må du installere Microsoft Query og de riktige ODBC-driverne (open database connectivity) eller datakildedriverne. Microsoft Query inneholder drivere for mange typer eksterne data, blant annet Microsoft SQL Server, Microsoft Access og tekstfildatabaser.
Bruke veiviseren for pivottabell og pivotdiagram Du kan vanligvis hente dataene du vil bruke fra veiviseren. Fra veiviseren kan du opprette datakilder, kjøre lagrede spørringer og opprette nye spørringer.
I trinn 2 av veiviseren, starter Microsoft Query når du får de eksterne dataene. Du har tilgang til alle funksjonene i Microsoft Query: Du kan velge en eksisterende datakilde, spørring eller OLAP-kubedatakilde, eller definere en ny. Du kan følge trinnene i spørringsveiviseren for å merke dataene du vil ha, og deretter gå tilbake til veiviseren for pivottabell og pivotdiagram i det siste trinnet av spørringsveiviseren, eller egendefinere spørringen direkte i Microsoft Query. Når du er ferdig med å arbeide direkte i Microsoft Query og returnerer dataene til Microsoft Excel, kommer du tilbake til veiviseren for pivottabell og pivotdiagram.
Bruke andre metoder i Microsoft Excel I følgende situasjoner bør du hente dataene til Microsoft Excel først, før du oppretter pivottabell- eller pivotdiagramrapporten:
- Webspørringer Hvis du vil bruke en webspørring til å hente data fra Internett, kan du opprette eller kjøre en webspørring, og deretter basere rapporten på regnearkområdet fra spørringen.
- Parameterspørringer Hvis du vil bruke en parameterspørring til å hente dataene, kan du opprette eller kjøre parameterspørringen, og deretter basere rapporten på regnearkområdet som spørringen henter.
- Rapportmaler og spørringsfiler Hvis du vil åpne en spørringsfil (.dqy), eller bruke en rapportmal (.xlt) som ikke allerede inneholder en pivottabellrapport, må du først åpne spørringsfilen eller -malen i Microsoft Excel. Baser rapporten på regnearkområdet som er hentet av spørringen eller malen.
- Office-datatilkoblingsfiler Når du skal bruke en .odc-fil til å hente data fra en tabell i en ekstern database, åpner du .odc-filen i Microsoft Excel. Du har da to valg: Du kan importere dataene direkte til en pivottabellrapport, eller du kan importere dem til et regneark og basere rapporten på regnearkområdet.
OLAP-kildedata Når du henter kildedata fra en OLAP-database eller kubefil, kan dataene bare returneres til Microsoft Excel som en pivottabellrapport. Deretter kan du lage pivotdiagramrapporter fra denne pivottabellrapporten. Du bruker Microsoft Query til å sette opp en datakilde for å få tilgang til databasen.
Når du har flere Microsoft Excel-lister med liknende datakategorier, og du vil lage et sammendrag av dataene fra listene på ett regneark, kan du bruke en pivottabell- eller pivotdiagramrapport. Det finnes også andre muligheter for konsolidering, blant annet formler med 3D-referanser og kommandoen Konsolider på Data-menyen, som fungerer med lister i alle typer formater og oppsett.
Sette opp datakilden Hvert dataområde skal være i listeformat, med kolonneetiketter i den første raden, radetiketter i den første kolonnen, og resten av radene skal ha lignende elementer i samme rad og kolonne, og ingen tomme rader eller kolonner i området. Listene eller regnearkene må ha samsvarende rad- og kolonnenavn for elementer du vil lage sammendrag av. Ta ikke med rader og kolonner med summer fra kildedataene når du angir dataene for rapporten.
Bruke navngitte områder Hvis du vil gjøre det enklere å oppdatere rapporten, kan du navngi hvert kildeområde og bruke navnene når du oppretter pivottabell- eller pivotdiagramrapporten. Hvis et navngitt område utvides for å ta med flere data, kan du oppdatere rapporten slik at de nye dataene blir tatt med.
Sidefelt i konsolideringer I en konsolidering brukes egendefinerte sidefelt som inneholder elementer som representerer ett eller flere av kildeområdene. Hvis du for eksempel konsoliderer budsjettdata for markedsførings-, salgs- og produksjonsavdelingene, kan et sidefelt inneholde et element for å vise dataene for hver avdeling, samt et element som kan vise de samlede dataene.
Når du har valgt Flere konsolideringsområder i trinn 1 av veiviseren for pivottabell og pivotdiagram, kan du velge hvilken type sidefelt du vil bruke.
- Et enkelt sidefelt Hvis du vil ta med et sidefelt med et element for hvert kildeområde, i tillegg til et element som konsoliderer alle områdene, velger du Lage et enkelt sidefelt automatisk i trinn 2a i veiviseren.
- Flere sidefelt Du kan lage opptil fire sidefelt og tilordne dine egne elementnavn for hvert kildeområde, slik at du kan opprette delvise og hele konsolideringer. Ett sidefelt kan for eksempel konsolidere markedsførings- og salgsavdelingen, og ikke ta med produksjonsavdelingen, og et annet sidefelt kan konsolidere alle tre avdelinger. Du kan også kombinere dataene fra alle områdene, og opprette en konsolidering uten sidefelt. Velg Lage sidefelt manuelt i trinn 2a i veiviseren, og bruk deretter trinn 2b til å opprette sidefeltene og tilordne områder til dem som elementer.
Hver gang du oppretter en ny pivottabell- eller pivotdiagramrapport, blir det lagret en kopi av dataene for rapporten i minnet, og dette lagringsområdet blir lagret som en del av arbeidsbokfilen. Dermed krever hver nye rapport mer minne og diskplass. Men når du bruker en eksisterende pivottabellrapport som kilden for en ny rapport i samme arbeidsbok, vil begge rapporter dele samme kopi av dataene. Ettersom du bruker samme lagringsområde på nytt, er størrelsen på arbeidsbokfilen redusert, og det ligger færre data i minnet.
Plasseringskrav Hvis du vil bruke en pivottabellrapport som kilden for en annen rapport, må begge rapportene ligge i samme arbeidsbok. Hvis kildepivottabellrapporten ligger i en annen arbeidsbok, kopierer du kilderapporten til arbeidsboken der du vil den nye rapporten skal vises. Pivottabell- eller pivotdiagramrapporter i ulike arbeidsbøker er separate, og hver har en egen kopi av dataene i minnet og i arbeidsbokfilene.
Sidefeltinnstillinger Kildepivottabellrapporten kan ikke inneholde sidefelt som er satt opp for å kjøre spørringer etter eksterne data når du merker hvert element. Rapporter med denne innstillingen vises ikke i trinn 2 av veiviseren. Når du skal kontrollere innstillingen, dobbeltklikker du hvert sidefelt, velger Avansert og kontrollerer at det er merket av for Hent eksterne data for alle feltelementer.
Endringer påvirker begge rapporter Når du oppdaterer dataene i den nye rapporten, blir også dataene i kilderapporten oppdatert, og omvendt. Når du grupperer eller deler opp grupper med elementer i en rapport, påvirkes begge. Når du oppretter beregnede felt eller beregnede elementer i en rapport, påvirkes begge rapportene.
Pivotdiagramrapporter Du kan basere en ny pivottabell- eller pivotdiagramrapport på en annen pivottabellrapport, men ikke direkte på en annen pivotdiagramrapport. Det opprettes imidlertid en tilknyttet pivottabellrapport fra de samme dataene når du lager en pivotdiagramrapport, slik at du kan basere en ny rapport på den tilknyttede rapporten..
Endringer i en pivotdiagramrapport påvirker den tilknyttede pivottabellrapporten, og omvendt. Hvis du vil kunne endre oppsettet eller vise ulike data uten at disse endringene påvirker begge rapporter, kan du opprette en ny pivottabellrapport basert på de samme kildedata som pivotdiagramrapporten, i stedet for å basere den på den tilknyttede pivottabellrapporten.
Pivottabellister fra websider Du kan eksportere en pivottabelliste fra webleseren til Microsoft Excel og vise og lagre listen som en pivottabellrapport. Den nye pivottabellrapporten og pivottabellisten bruker samme kildedata, men det opprettholdes ingen kobling mellom listen og rapporten.
Endre kildedata til en eksisterende rapport
Endringer i kildedataene kan føre til at ulike data er tilgjengelige for analyse. Du kan oppdatere en pivottabell- eller pivotdiagramrapport med nye data som ligger innenfor den opprinnelige kildedataspesifikasjonen ved å oppdatere rapporten.
Hvis du vil ta med flere data eller andre data, kan du omdefinere kildedataene for rapporten. Hvis dataene er helt ulike, med mange nye eller tilleggsfelt, kan det være enklere å opprette en ny rapport.
Vise nye data etter en oppdatering Hvis du oppdaterer en rapport, kan dette også endre dataene som vises. For rapporter som er basert på regnearklister, hentes det inn nye felt i kildeområdet eller det navngitte området du anga. For rapporter som er basert på eksterne data, hentes det inn nye data som oppfyller vilkårene for den underliggende spørringen eller blir tilgjengelig i en OLAP-kube. Du kan vise alle nye felt i feltlisten, og legge dem til i rapporten.
Ta med ulike Microsoft Excel-kildedata For rapporter som er basert på Microsoft Excel-data, kan du kjøre veiviseren for pivottabell og pivotdiagram, gå tilbake til trinn 2, og omdefinere kildeområdet for å ta med ulike data.
Spørre etter ulike eksterne data Når nye felt blir tilgjengelige i en ekstern database, eller du vil velge ulike poster for rapporten, kan du kjøre veiviseren for pivottabell og pivotdiagram, gå tilbake til trinn 2 og velge Hent data for å starte Microsoft Query. I Microsoft Query kan du endre spørringen for å velge ulike data.
Endre OLAP-kuber du har opprettet Rapporter som er basert på OLAP-data, har alltid tilgang til alle dataene i kuben. Hvis du har opprettet en frakoblet kubefil som inneholder et delsett av dataene i en serverkube, kan du bruke kommandoen Frakoblet OLAP på Pivottabell-menyen for å redigere kubefilen slik at den inneholder forskjellige data fra serveren. Hvis du har brukt veiviseren for OLAP-kube i Microsoft Query til å definere en kube fra en annen database, kan du ikke legge til flere felt fra den opprinnelige databasen, men du kan bruke veiviseren til å slette felt eller ordne om på kuben. Du kan oppdatere begge kubetyper med de siste dataene fra serverkuben eller den opprinnelige databasen ved å oppdatere en rapport basert på kuben.