Når du har en pivottabell- eller pivotdiagramrapport som er basert på kildedata fra en OLAP-server, kan du bruke veiviseren for frakoblet kube til å kopiere kildedataene til en separat CUB-fil på den lokale harddisken. Når du skal opprette disse filene, trenger du en OLAP-leverandør, for eksempel Microsoft SQL Server OLAP-tjenester, som støtter denne egenskapen. Veiviseren for frakoblet kube er tilgjengelig fra Microsoft Excel.
Når du skal opprette filen, bruker du veiviseren for frakoblet kube til å merke et delsett av dataene i OLAP-databasen, og lagre dette delsettet i en separat fil. Når du skal gjøre dette, må du først opprette en pivottabell- eller pivotdiagramrapport basert på serverdatabasen, og deretter opprette den frakoblede kubefilen fra rapporten. Deretter kan du veksle rapporten mellom serverdatabasen og den frakoblede filen når du vil, for eksempel når du bruker en bærbar datamaskin hjemme eller på en reise, og senere kobler datamaskinen til nettverket igjen.
Rapporten trenger ikke inneholde alle feltene som finnes i filen. Du kan velge blant alle de tilgjengelige dimensjonene og datafeltene i OLAP-databasen. For å holde filstørrelsen på et minimum kan du bare ta med data som du vil kunne vise i rapporten. Du kan utelate hele dimensjoner, og for de fleste dimensjonstypene kan du også utelate detaljer på lavt nivå og elementer på toppnivå som du ikke trenger å vise. Hvis du tar med elementer, blir eventuelle egenskapsfelt i databasen for elementene også lagret i den frakoblede filen.
Hvis OLAP-leverandøren ikke støtter frakoblede kubefiler, er ikke kommandoen Frakoblet OLAP på Pivottabell-menyen tilgjengelig. Ta kontakt med forhandleren for OLAP-leverandøren hvis du vil ha mer informasjon.
Opprette en kube fra postene i en spørring
For bestemte typer kildedata, kan du opprette en OLAP-kube fra poster som er returnert fra en spørring, som gir fordelene ved OLAP-organisering og henting for andre typer eksterne data. Når du oppretter en OLAP-kube fra en spørring, omgjør du det flate postsettet til et strukturert hierarki slik at rapporter kan fokusere på det ønskede detaljnivået. I tillegg forhåndsdefineres oppsummeringsverdiene for rapportene, slik at rapportberegningen går hurtigere.
Med en kube kan du arbeide med flere data i rapportene enn du kunne uten å gå tilbake til Microsoft Excel uten å slippe opp for systemressurser, og du kan opprette og oppdatere rapporter raskere enn hvis du baserte dem på enkeltposter fra databasen.
Dataene fra en OLAP-kube kan bare returneres til Microsoft Excel som en pivottabellrapport, i motsetning til postene i spørringen som også kan returneres til Microsoft Excel som et eksternt dataområde.
Hvis du vil opprette en OLAP-kube, må du først opprette en spørring i Microsoft Query som inneholder alle feltene du vil bruke i kuben, og lagre spørringen i en DQY-fil i tilfelle du trenger å gjøre endringer ved et senere tidspunkt. Deretter kjører du veiviseren for OLAP-kube i Microsoft Query for å opprette kuben.
I veiviseren kan du lage to typer kuber. Den ene typen er en kubedefinisjon som lagres i en OQY-fil. Når du åpner en rapport basert på denne typen OQY-fil, bygges kuben midlertidig i minnet. Den andre typen er en separat frakoblet kubefil som gjør at du kan fortsette å arbeide med dataene når du er koblet fra nettverket. Hvis du trenger hjelp til å avgjøre hvilken kubetypen du bør opprette, og fullstendig informasjon om hvordan du bruker veiviseren, velger du Hjelp-knappen i veiviseren for OLAP-kube.
Når den opprinnelige databasen er oppdatert, kan du oppdatere begge kubetyper for å legge inn eventuelle nye eller endrede data som oppfyller vilkårene i den opprinnelige spørring. Du kan imidlertid ikke legge til flere felt fra den opprinnelige databasen eller spørringen i kuben. Hvis du trenger flere felt, kan du åpne og endre den opprinnelige DQY-spørringsfilen i Microsoft Query og deretter kjøre veiviseren for OLAP-kube på nytt for å opprette en ny kube.