Feilsøking i forbindelse med import av data

Hvis du ikke kan finne datakilden du vil bruke, velger du Ny kilde i dialogboksen Velg datakilde, og deretter klikker du Annet/avansert under Hva slags datakilde vil du koble til? i veiviseren for dataforbindelse. Hvis du fremdeles ikke finner datakilden, kontakter du systemansvarlig eller forhandleren som leverer databasen du vil ha tilgang til.

Kontroller serveradressen og påloggingsinformasjon      Før du oppretter en datakilde, må du forsikre deg om at du kjenner adressen til databasen på nettverket, og at du har de nødvendige tillatelser til å koble deg til og logge deg på databasen. Ta kontakt med den databaseansvarlige for å få et påloggingsnavn, et passord eller andre tillatelser som er nødvendige. Kontroller at tilgangen fungerer tilfredsstillende.

Kontroller driveren      Kontroller først at du har den riktige ODBC-driveren eller datakildedriveren for datakilden. Med ODBC-drivere og datakildedrivere kan du koble deg til nye databaser når de blir tilgjengelige. Du må imidlertid forsikre deg om at riktig driver er installert for databasetypen du bruker.

Kontroller at driveren fungerer med Excel       I tillegg til driverne som finnes i Microsoft Office, kan du bruke ODBC-drivere og datakildedrivere som er levert av andre produsenter. Før du bruker en driver fra en annen produsent, bør du forsikre deg om at produsenten har testet driveren med Microsoft Excel. For noen databaser vil ODBC-driveren som leveres med databaseprogrammet, være det beste valget. Ta kontakt med administrator av databasen for å finne ut hva som er tilgjengelig og hva som fungerer best på ditt område.

Kontroller at driveren er riktig installert

1. Du viser listen med tilgjengelige drivere ved å velge Importer eksterne data på Data-menyen, og deretter klikke Ny databasespørring.
2. Dobbeltklikk Ny datakilde i kategorien Databaser eller OLAP-kuber.
3. Skriv inn et navn i trinn 1 i dialogboksen Opprett ny datakilde, og klikk listen i trinn 2. Hvis du ikke kan se driveren du vil bruke, bør du kontrollere at ODBC-driveren eller datakildedriveren er riktig installert.

Kontroller at du har angitt all konfigurasjonsinformasjon      Når du har installert driveren og merket den i trinn 2 i dialogboksen Opprett ny datakilde, må du passe på å oppgi all nødvendig informasjon i trinn 3 i dialogboksen. Hvis du vil ha informasjon om en Microsoft-driver, velger du Koble til og deretter Hjelp i dialogboksen i installasjonsprogrammet for driveren. Hvis du vil ha informasjon om drivere fra andre leverandører, se Hjelp eller dokumentasjonen for driveren.

Hvis du vil opprette en datakilde med en ODBC-driver eller datakildedriver fra Microsoft, klikker du navnet på driveren for å få informasjon om innstillingene du skal bruke i trinn 3 i dialogboksen Opprett ny datakilde.

Datakilden er fra en versjon av Microsoft Query som er tidligere enn Query 97.

Datakilder som er opprettet i tidligere versjoner enn Query 97, har et annet format enn datakilder som er opprettet i nyere versjoner av produktet. Du kan fremdeles bruke disse datakildene og spørringene med nyere versjoner av produktet, men spørringer som opprettes ved hjelp av disse datakildene, kan ikke deles med andre brukere. Tidligere versjoner enn Microsoft Query 97 lagrer datakildeinformasjon som del av Microsoft Windows-operativsystemet, og denne informasjonen er bare tilgjengelig på systemet ditt.

Identifiser datakilder opprettet med tidligere versjoner av Query

1. Velg Importer eksterne data på Data-menyen, og velg deretter Ny databasespørring.
2. Velg Alternativer i dialogboksen Velg datakilde, og merk av for Inkluder register-DSNer i listen over tilgjengelige databaser.

   Alle datakilder som ble opprettet med en tidligere versjon enn Microsoft Query 97, vises i dialogboksen Velg datakilde med stjerner ved siden av navnene.

Slett gamle datakilder      Når du har identifisert datakilder som er opprettet med tidligere versjoner av Query, velger du kategorien Databaser i dialogboksen Velg datakilde. Klikk datakilden du vil fjerne, og velg Slett.

Opprett delte datakilder      Hvis du vil dele spørringer eller rapportmaler som bruker data fra eksterne databaser som er angitt som datakilder som ikke kan deles, kan du opprette nye datakilder for disse databasene. Bruk de nye datakildene til å lage spørringer, spørringsfiler og rapportmaler.

Kontroller om det finnes en tilkoblet nettverksstasjon      Hvis databasen ligger i en delt nettverkskatalog når du definerer datakilden og velger databasefilen, kan banen til databasen være registrert i datakilden med den tilkoblede stasjonsbokstaven som brukes på systemet for øyeblikket. Hvis for eksempel databasen heter Inventar.mbd og den delte nettverkskatalogen lå på stasjon G, kan datakilden ha registrert denne plasseringen som G:\felles\Inventar.mdb. Når du forsøker å bruke denne datakilden, eller når du eller andre brukere forsøker å kjøre spørringer laget med denne datakilden, viser ODBC-driveren en melding om at banen ikke er gyldig hvis stasjon G ikke er koblet til samme, delte nettverkskatalog.

Bruk et alternativ til stasjonstilkobling      Hvis du bruker Microsoft Access-driveren eller Microsoft Excel-driveren, kan du rette opp dette problemet ved å lage en ny datakilde. Når du angir plasseringen for databasefilen, behøver du ikke å velge den tilkoblede stasjonen for den delte nettverkskatalogen. I stedet skriver du inn UNC-adressen til den delte nettverkskatalogen og finner databasefilen. Hvis for eksempel databasefilen er lagret på en server som heter Delt, kan du skrive \\Delt\felles og deretter velge Inventar.mbd.

Koble den samme nettverksstasjonen før du bruker datakilden      Før du bruker en datakilde eller kjører en spørring laget med samme datakilde i andre ODBC-drivere, må du kontrollere at den samme stasjonen er koblet til den delte nettverkskatalogen der databasen ligger som var tilkoblet da datakilden ble opprettet.

Formateringsendringer i Query påvirker ikke Microsoft Excel      Formateringen du bruker i Query, har bare innvirkning på visningen av resultatsett i Query. Når du overfører resultatsettet til Microsoft Excel, blir ikke formateringsendringer du gjorde i Query, for eksempel å skjule felt eller endre kolonnebredden, radhøyden, skriften, stilen eller tekststørrelsen, vist i Excel.

Behold Excel-formatering når du oppdaterer      Hver gang du oppdaterer et eksternt dataområde, erstattes de eksisterende dataene med nye data, og disposisjoner og delsummer i Excel fjernes også. Du kan beholde formatering, men ikke radsortering eller disposisjoner, for et eksternt dataområde ved å velge Egenskaper for dataområde på verktøylinjen for eksterne data, og kontrollere at det er merket av for Bruk autoformat under Dataformatering og -oppsett.

Kopier dataene hvis du vil beholde sortering      Hver gang du oppdaterer et eksternt dataområde, blir all sortering du har brukt, automatisk fjernet. Hvis du vil sortere eller formatere data fra et eksternt dataområde, og beholde all sortering og formatering, kopierer du dataene, og bruker deretter kommandoen Lim inn utvalg og velger alternativet Verdier til å lime inn dataene i et annet ark i arbeidsboken. Deretter formaterer du dataene slik du vil ha dem. Sorteringen og formateringen vil bli beholdt, men du kan ikke oppdatere dataene, fordi den underliggende spørringen som er tilknyttet det eksterne dataområdet, ikke er blitt kopiert.

Registrer en makro for å gjenopprette sortering og formatering      Hvis du vil ha muligheten til å oppdatere det eksterne dataområdet, og samtidig beholde sortering og formatering, kan du prøve å registrere en makro for formatering av dataene i det eksterne dataområdet, og så kjøre makroen etter at du har oppdatert dataene. Velg Makro på Verktøy-menyen og deretter Registrer ny makro. Angi alternativene du vil bruke, og velg OK. Formater det eksterne dataområdet slik du ønsker, og klikk deretter knappen Stopp registrering på verktøylinjen Stopp registrering. Kjør makroen etter at du har oppdatert dataene.

Kontroller ODBC-driveren      Det kan være at du ikke bruker en kompatibel ODBC-driver. Hvis du bruker en ODBC-driver fra en tidligere versjon av Microsoft Excel eller Query, må du installere den siste versjonen av driveren for å importere data.

Kontroller ledig minne i systemet      Det kan være at datamaskinen ikke har nok minne tilgjengelig til å importere dataene. Du kan kontrollere tilgjengelig minne i Windows 2000 ved å bytte til skrivebordet i Windows. Høyreklikk ikonet Min datamaskin, velg Egenskaper og deretter kategorien Avansert. Velg Ytelsesalternativer og deretter Endre for å se tilgjengelig minne i prosent. Hvis du vil frigjøre minne, kan du prøve å lukke unødvendige dokumenter og programmer.

Kontroller om Excel ignorerer andre programmer      Du kan merke av for Ignorer andre programmer i Excel. Dette alternativet kan hindre andre programmer, inkludert Microsoft Query, fra å etablere en dynamisk datautveksling (DDE)-kobling til Excel. Velg Alternativer på Verktøy-menyen og deretter kategorien Generelt. Kontroller at avmerkingen for Ignorer andre programmer under Innstillinger, er fjernet. Deretter kan du kjøre spørringen på nytt.

Avgjør hvor mye plass du trenger    Når du oppretter en spørring, plasseres denne midlertidig på harddisken. Du bør vanligvis minst ha 3 til 5 MB tilgjengelig diskplass for å opprette en midlertidig spørringsfil. Hvis spørringen er stor, trenger du mer ledig diskplass. Hvis det ikke er tilstrekkelig diskplass tilgjengelig, vil spørringen ta lengre tid eller den kan bli avbrutt.

Kontroller tilgjengelig diskplass      Hvis du vil kontrollere tilgjengelig diskplass i Windows 2000, kan du bytte til skrivebordet i Windows. Dobbeltklikk ikonet Min datamaskin, og klikk deretter disken du vil kontrollere. Velg Egenskaper på Fil-menyen. Hvis du vil frigjøre plass på harddisken, kan du prøve å tømme papirkurven, ta kopi av unødvendige filer, og deretter slette dem fra harddisken. Du kan også fjerne Windows-komponenter du ikke bruker. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du kan frigjøre plass på harddisken, se Hjelp for Microsoft Windows.

Metoder du kan bruke når du har begrenset diskplass      Hvis du bare har begrenset tilgjengelig plass på harddisken, kan du prøve følgende:

• Forenkle spørringen      Pass på at du bare tar med tabellene og feltene som er nødvendige i spørringen. Hvis spørringen inneholder unødvendige tabeller eller felt, kan du slette dem fra spørringen og på den måten redusere størrelsen på den midlertidige spørringsfilen.
• Bruk kriterier til å redusere størrelsen på resultatsettet      Bruk kriterier slik at du bare henter bestemte poster i stedet for alle postene i en database. Hvis du vil ha mer informasjon, se Hjelp for Microsoft Query.
• Sett en grense for hvor mange poster spørringen skal returnere      Sett begrensninger for antall poster som skal returneres av spørringen. Velg Alternativer på Rediger-menyen i Query, merk av for Begrens antall returnerte poster til under Brukerinnstillinger, og skriv inn det største antall poster som skal returneres, i boksen Poster.

Kontroller at Query er installert      hvis du bruker en Microsoft Visual Basic-makro, må du kontrollere at ActiveX-dataobjekter for Visual Basic er installert når du installerer Query.

Kontroller datakilden og -driveren      Kontroller at du har installert den korrekte ODBC-driveren eller datakildedriveren for datakilden som brukes av makroen.

Installer og last inn tillegget Microsoft ODBC      Velg Tillegg på Verktøy-menyen, og merk deretter av for ODBC-tillegg. Hvis ODBC-tillegg ikke vises i boksen, ble tillegget utilgjengelig da du installerte Microsoft Excel eller Microsoft Office, og du må installere tillegget ODBC.

Du kan beholde kolonnerekkefølgen i enten Microsoft Excel eller Query      Hvis du vil beholde kolonnene der du flyttet dem i Microsoft Excel når du har oppdatert eller endret en spørring, klikker du en celle i det eksterne dataområdet og deretter Egenskaper for dataområde på verktøylinjen for eksterne data. Under Dataformatering og -oppsett merker du av for Behold kolonnesortering/-filter/-oppsett. Hvis du vil endre kolonnerekkefølgen i Query og vise endringene i det eksterne dataområdet, fjerner du merket.

Virkninger av å endre kolonnenavn i Query      Hvis du merker av for Behold kolonnesortering/-filter/-oppsett og deretter endrer et kolonnenavn i Query, vil kolonnen med det nye navnet bli kolonnen lengst til høyre i det eksterne dataområdet når du returnerer dataene til Excel. Du kan forhindre at dette skjer ved å fjerne merket for alternativet før du endrer spørringen, eller du kan flytte kolonnen til ønsket plassering i Excel.