Smarte dokumenter
Smarte dokumenter er dokumenter som er programmert til å gi deg hjelp når du bruker dem. Flere typer dokumenter, for eksempel skjemaer og maler, fungerer bra som smarte dokumenter.
Flere typer arbeidsbøker, for eksempel skjemaer og maler, fungerer bra som smarte dokumenter. Smarte dokumenter fungerer spesielt bra for arbeidsbøker som er del av en prosess. Det kan for eksempel hende at selskapet har en prosess der de fyller ut skjemaer for årlig ansattutgifter ved å bruke en mal i Microsoft Office Excel 2003. Hvis denne malen gjøres om til et smart dokument, kan det kobles til en database som automatisk fyller ut noe av den nødvendige informasjonen, for eksempel navn, ansattnummer og så videre. Når du fullfører utgiftsrapporten, vises en knapp i det smarte dokumentet slik at det kan sendes til neste trinn i prosessen. Det smarte dokumentet vet hvem den overordnede i selskapet er og kan automatisk rutes til den personen. Det smarte dokumentet vet hvor det befinner seg i utgiftsgjennomgangsprosessen og hva som bør skje videre.
Med smarte dokumenter kan du bruke eksisterende innhold på nytt. Advokater kan for eksempel bruke eksisterende standardtekst når de skriver kontrakter, og journalister kan sette inn linjer for forfatternavn og annen vanlig brukt tekst.
Smarte dokumenter kan gjøre det lettere å dele informasjon. De kan samvirke med en rekke databaser og bruke Microsoft BizTalk Server for å spore arbeidsflyt. De kan til og med samvirke med andre Microsoft Office-programmer. Du kan for eksempel bruke smarte dokumenter til å sende e-postmeldinger gjennom Microsoft Outlook uten å forlate dokumentet eller starte Outlook.
Du kan konvertere Excel-arbeidsbøkene til smarte dokumenter ved å legge ved XML-utvidelsespakker i dem. En XML-utvidelsespakke inneholder flere komponenter, inkludert XML-filer (Extensible Markup Language) og et manifest som refererer til de komponentene. Når du åpner et dokument som er lagt ved i en utvidelsespakke, åpner Excel også oppgaveruten Dokumenthandlinger. Ruten kan inneholde verktøy for å fullføre oppgaver og hjelp til å bruke det smarte dokumentet. Spesialfunksjonene som et smart dokument inneholder, avhenger av utvikleren eller IT-personen som oppretter dokumentet.
Hvis du ikke har utviklings- eller IT-ressurser, kan du laste ned smarte dokumenter som er opprettet av tredjeparter. Hvis du er utvikler og vil vite mer om hvordan du oppretter smarte dokumenter, se Smart Document Software Development Kit på webområdet for Microsoft Developer Network (MSDN).
Obs! Når du første gang prøver å bruke smarte dokumenter, kan det hende det vises en feilmelding om at du må installere kjøretidskomponenter for vanlige språk, eller du må bruke en annen versjon av komponentene. Hvis du får en slik feilmelding, kontakter du systemadministratoren.