Bruke Excel med Lotus Notes

Sette inn arbeidsbøker i dokumenter og skjemaer      Hvis du vil utveksle informasjon mellom Lotus Notes og Excel, kan du sette inn en Excel-arbeidsbok som et innebygd objekt i et Notes-dokument eller -skjema. I dokumenter settes en arbeidsbok inn som et innebygd objekt i et redigerbart felt for rik tekst. Du kan også sette inn en arbeidsbok som et innebygd objekt når du oppretter et Notes-skjema. Hvis du for eksempel vil lage flere Notes-dokumenter som inneholder samme innebygde arbeidsbok, setter du inn den innebygde arbeidsboken når du lager Notes-skjemaet. På denne måten finnes allerede den innebygde arbeidsboken i hvert enkelt nye Notes-dokument eller -skjema du oppretter fra det eksisterende skjemaet.

Importere Excel-data til et dokument eller skjema      Hvis du vil ta med data fra en arbeidsbok i et dokument eller skjema, kan du importere dataene. Når du importerer Excel-data til et dokument eller skjema, kopieres bare dataene til dokumentet eller skjemaet. Selve arbeidsboken inkluderes ikke i dokumentet eller skjemaet, og det opprettholdes ingen kobling med den opprinnelige arbeidsboken som leverte dataene.

Obs!  Hvis du vil bruke Notes-feltutveksling i Notes-dokumentet, må dokumentet allerede inneholde Notes/FX-feltene du vil bruke til å utveksle informasjon. Du kan ikke sette inn felt i et Notes-dokument. Feltene kan bare settes inn i et Notes-skjema. Når du legger til Notes/FX-felt i skjemaet med den innebygde arbeidsboken, vil alle nye Notes-dokumenter eller -skjemaer du oppretter fra dette skjemaet, være klare for Notes/FX-feltutveksling.

Felt og egenskaper har kontakt med hverandre      Noen egenskaper er enveis: endringer som gjøres i den innebygde arbeidsboken, reflekteres i Notes-feltet, men endringer i Notes-feltet vises ikke i den innebygde arbeidsboken. Excel-arbeidsbokfilegenskapen Opprettet er for eksempel et enveisfelt som har kontakt med DateCreated-feltet i Notes. Endringer i egenskapen Opprettet i Excel vises automatisk i feltet DateCreated i Notes-dokumentet. Hvis du endrer feltet DateCreated i Notes-dokumentet, har det ikke innvirkning på egenskapen Opprettet i Excel.

Andre egenskaper har kontakt med toveisfelt: endringer i Excel-arbeidsboken reflekteres i Notes-feltet, og endringer i Notes-feltet reflekteres i Excel-arbeidsboken. Toveisfelt oppdateres i den innebygde arbeidsboken når du åpner eller aktiverer arbeidsboken og i Notes-dokumentet når du lukker arbeidsboken og går tilbake til Notes-dokumentet. Tittel er for eksempel et toveisfelt. Når du endrer Excel-arbeidsbokfilegenskapen Tittel, vises endringen i feltet Title i Notes-dokumentet. Når du endrer feltet Tittel i Notes-dokumentet, vises endringene i Excel-arbeidsbokfilegenskapen. Felt som har kontakt med egendefinerte arbeidsbokfilegenskaper, er også toveisfelt.

Egendefinerte filegenskaper kan brukes i visninger      I Excel kan du opprette en egendefinert filegenskap som er koblet til et navngitt celleområde. Du kan deretter opprette et tilsvarende felt i Notes, slik at innholdet i det navngitte området vises i visningen.

Lotus NotesFlow er et sett med funksjoner for arbeidsflyt som gjør det mulig med gjennomsiktig samhandling mellom en Lotus Notes-database og andre programmer, for eksempel Microsoft Excel, Word og PowerPoint. Du kan bruke NotesFlow til å rute skjemaer, sende påminnelser, forespørsler og prosessgodkjennelser samt gjøre planlagte satsvise prosesser.

Når Excel deltar i NotesFlow, vises en Handling-meny til venstre for Vindu-menyen i Excel. Handling-menyen viser alle de tilgjengelige handlingene som kommandoer. Hvilke kommandoer som er tilgjengelige på Handling-menyen, avhenger av hvordan Lotus Notes-skjemaet er utformet. Når du utformer et skjema i Lotus Notes for å bruke NotesFlow-funksjonen, publiserer du handlingene du vil gjøre tilgjengelige i andre programmer som støtter NotesFlow.

Lotus NotesFlow-funksjonene krever Lotus Notes 4.0 eller en senere versjon. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker Lotus NotesFlow, se brukerhåndboken for Lotus Notes.