Vis alt

Opprette Excel-data for utskriftsfletting i Word

1. Angi dataene som skal brukes i utskriftsflettingen, i Microsoft Excel.

   Hvordan?

   1. Kontroller at dataene er i listeformat: Alle kolonnene har en etikett i første rad og inneholder lignende data, og det finnes ingen tomme rader eller kolonner i listen. Du bruker kolonneetikettene til å angi hvilke data som skal plasseres hvor i utskriftsflettingen.
   2. Sørg for at kolonnetikettene tydelig viser hvilken type data kolonnen inneholder. Det hjelper deg å velge riktige data når du definerer utskriftsflettingen. Etiketter som Fornavn, Etternavn, Adresse, Postnummer og Poststed, er bedre enn Kolonne 1, Kolonne 2, Kolonne 3, Kolonne 4 og Kolonne 5.
   3. Kontroller at du har en egen kolonne for hvert element du vil ta med i utskriftsflettingen. Hvis du for eksempel lager et standardbrev og vil bruke mottakerens fornavn i brødteksten i brevet, bør du ha en kolonne som inneholder fornavn, i stedet for en enkelt kolonne med både for- og etternavn. Hvis du vil referere til hver enkelt mottaker med tittel og etternavn, for eksempel Herr Olsen, kan du bruke en enkelt kolonne som inneholder både titler og etternavn, eller du kan bruke én kolonne for titler og én for etternavn.
   4. Du bør gi listen et navn slik at det blir enklere å finne den når du skal bruke den i utskriftsflettingen:

      Hvordan?

      1. Merk hele listen.
      2. Velg Navn på Sett inn-menyen og deretter Definer.
      3. Skriv inn et navn for listen.
      4. Velg Legg til og deretter Lukk.
2. Lagre og lukk arbeidsboken som inneholder dataene.
3. Bytt til Microsoft Word.
4. På Verktøy-menyen velger du Brev og masseutsendelser og deretter Veiviser for utskriftsfletting.
5. Velg dokumenttype, og start dokumentet i de to første trinnene i veiviseren. Hvis du oppretter adresseetiketter, velger du Etiketter i trinn 1 og Etikettalternativer i trinn 2 for å angi etikettstørrelse og -type.

   Hvis du vil ha mer informasjon om disse trinnene, se Hjelp for Word.

6. I det tredje trinnet under Velg mottakere, velger du Bruk en eksisterende liste og deretter Bla gjennom.
7. Klikk mappen der du har lagret arbeidsboken, i listen Søk i, merk arbeidsboken, og velg Åpne.
8. Finn og klikk listen din i dialogboksen Merk tabell. Kontroller at det er merket av for Første datarad inneholder kolonneoverskrifter, og velg OK.
9. I dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting klikker du kolonneetikettene i dataene som svarer til Word-identifikatorene på venstre side. Dette gjør det enklere å sette inn dataene i standarddokumentene. Hvis du vil ha mer informasjon om samsvarende felt, se Hjelp for Word.
10. Hvis du bare vil inkludere bestemte mottakere i utskriftsflettingen, velger du Rediger mottakerliste og merker mottakerne du vil ta med.
11. Bruk resten av trinnene i veiviseren til å skrive, legge til mottakerinformasjon, forhåndsvise, tilpasse, lagre og skrive ut eller sende dokumentene som e-post. Hvis du vil ha informasjon om disse trinnene, se Hjelp for Word.

Obs!

• Når Word har åpnet og bruker arbeidsboken i forbindelse med utskriftsflettingen, kan du ikke åpne boken i Excel. Hvis du vil se dataene og kolonneetikettene i arbeidsboken, kan du gå til trinn 3 eller 5 i veiviseren og klikke Rediger mottakerliste.
• Du kan fortsette å bruke utskriftsfletting med Excel-data som er laget i tidligere versjoner av Word. Hvis du vil åpne og bruke disse utskriftsflettingene i Word 2002 eller senere, må du installere Microsoft Query. Det er ikke nødvendig å bruke Query til å opprette nye utskriftsflettinger i Word 2002 eller senere.