Feilsøking i forbindelse med konvertering av filformater

Jeg kan ikke åpne noen passordbeskyttede filer i Excel 200 eller senere.

1. Åpne filen i Lotus 1-2-3.
2. Lagre filen uten passordbeskyttelse, eller lagre den med filtypen WKS eller WK1.
3. Åpne filen i Excel.

Obs!

• Du kan åpne passordbeskyttede filer av typen WKS og WK1 i Microsoft Excel. Du blir bedt om å angi passordet før regnearket kan åpnes.
• Jeg kan ikke åpne filer av typen WK3 eller WK4 som er beskyttet med et passord på filnivå.
• Jeg kan ikke åpne Lotus 1-2-3-filer i Microsoft Excel som er beskyttet på regnearknivå.

Excel 2000 klarer ikke å åpne filer som er laget i Microsoft Works versjon 3.0 eller senere, direkte. Hvis du vil åpne en Works-fil i Excel, må du først åpne den i Works og bruke kommandoen Lagre som til å konvertere den til et av filformatene som står oppført nedenfor. Deretter lukker du Works-filen og åpner den konverterte versjonen i Excel.

• Works for Windows 2.0/Works for DOS SS
• Excel SS
• Lotus 1-2-3

Hvis du vil åpne en databasefil som er laget i Microsoft Works, i Excel, må du først lagre filen i Microsoft Works som dBASE-fil, og deretter åpne dBASE-filen i Excel.

I Excel 2000 og senere versjoner kan du ikke åpne Quattro Pro-filer som er passordbeskyttet. Før du åpner filen i Excel, bør du undersøke at du har fjernet alle passord fra filen. Det er mulig du må installere konverteringsprogrammet for Quattro Pro, som du finner på webområdet for Microsoft Office.

Når du åpner en arbeidsbok som ble opprettet i en tidligere versjon av Microsoft Excel, omberegnes arbeidsboken fullstendig for å sikre at alle formler er fullt optimalisert for gjeldende Excel-versjon. Når du har lagret arbeidsboken i den nye versjonen, vil den åpnes raskere neste gang.

Når du arbeidet med filen i Lotus 1-2-3, har du kanskje formatert hele kolonner. Microsoft Excel konverterer alle formaterte celler, selv om de er tomme, og dette gjør regnearket stort og langsomt å åpne. Du kan løse problemet enten i Lotus 1-2-3 eller i Excel.

Du kan ha åpnet filen i et annet program, brukt Excel-formatering og lagret den i originalformatet. Dette fjerner all Excel-formatering.

Hvis du endret filtypen til XLS, men ikke valgte formatet Microsoft Excel-arbeidsbok i dialogboksen Lagre som, blir ikke Excel-formateringen lagret.

I Excel beregnes enkelte operatorer og funksjoner i en annen rekkefølge enn i andre regnearkprogrammer. Hvis du vil beregne formler etter de samme reglene som i Lotus 1-2-3, velger du Alternativer på Verktøy-menyen og deretter kategorien Overgang. Merk av for alternativet Alternativ formelevaluering under Arkalternativer.

Når en fil som er laget i et annet regnearkprogram, blir åpnet i Excel, og det oppdages en operator eller funksjon som ikke kan konverteres, brukes resultatet av formelen, ikke selve formelen, som innhold i cellen. Du kan legge inn formelen på nytt i Excel-regnearket ved å bruke en tilsvarende operator eller funksjon.

Noen Lotus 1-2-3-funksjoner har ikke tilsvarende funksjoner i Excel. Celler som inneholder ukonverterte formler, identifiseres med merknader og viser den siste verdien som ble beregnet i Lotus 1-2-3. Du retter dette problemet med å vise merknader, finne de ukonverterte formlene og skrive dem om. Hvis du vil vise alle merknader, velger du Merknader på Vis-menyen.

Du har formatert dato- eller telefonnummercellen med et teksttallformat, og du har brukt bindestreker til å skille tallene (for eksempel 02-10-98 eller 878-99093) i Lotus 1-2-3-regnearket. Du kan rette på problemet i Lotus 1-2-3 eller i Excel.

Obs!  Hvis du vil vise en dato med bindestrekskiller, klikker du cellen og velger deretter Celler på Format-menyen. Velg kategorien Tall, og velg deretter datoformatet du vil bruke, i boksen Type.

Makroer som er laget i Lotus 1-2-3 eller Quattro Pro, kan ikke kjøres i Excel 2000 og senere versjoner. Du kan skrive om eventuelle makroer du trenger i Visual Basic for Applications (VBA). Hvis du vil ha informasjon om hvordan du skriver makrokode i Excel, se Hjelp for Visual Basic.

1. Merk celleområdet som inneholder tekstverdiene. Området kan være flere rader høyt, men bare én kolonne bredt.

   Obs!  Det må være nok tomme kolonner til høyre for den merkede kolonnen til at det er plass til datakolonnene du vil lage, ellers vil dataene til høyre for den merkede kolonnen bli overskrevet.

2. Velg Tekst til kolonner på Data-menyen.
3. Følg instruksene i veiviseren for konvertering av tekst til kolonner for å angi hvordan du vil dele opp teksten i kolonner.

I dBASE-filformatene DBF 2 (dBASE II), DBF 3 (dBASE III) og DBF 4 (dBASE IV) lagres bare tekst og verdier slik de vises i cellene i det aktive regnearket. All celleformatering, alle innstillinger for sideoppsett, all grafikk, alle objekter og alle andre funksjoner i Excel går tapt. Data som vises i gjeldende visning av en pivottabellrapport lagres, men alle andre pivottabelldata går tapt.

Avhengig av dBase-formatet, lagres bare følgende antall kolonner i det aktive regnearket:

Bare data i det navngitte eller gjeldende området er lagret      Hvis du lagrer et Excel-regneark i dBASE-format (DB2, DB3 eller DB4), og regnearket inneholder et område som har navnet "Database," blir bare data i det navngitte området lagret i dBASE-filen. Hvis du legger inn nye poster etter at du har gitt området et navn, må du omdefinere databaseområdet slik at det omfatter de nye postene før du lagrer arket i dBASE-format.

Hvis det ikke finnes et område som har navnet "Database" i arket, blir bare data i det gjeldende området konvertert. Hvis den første raden med data inneholder tekst, brukes den som overskriftsrad til å definere feltnavn i Excel. Hvis den første raden bare inneholder tall, oppretter Microsoft Excel feltnavn som N1, N2 og så videre.

Kontroller at tegnstrenger er kortere enn kolonnebredden      Når du lagrer data i dBASE-format, tilordner Excel en datatype til hvert felt (kolonne med data). Denne er basert på feltdataene i den første posten i databaseområdet eller det gjeldende området.

Hvis et felt i den første posten inneholder tekst, tilordnes dette feltet datatypen tegn, og tall som finnes i andre rader i feltet, omgjøres til tegnstrenger. Lengden på strengen bestemmes av feltets kolonnebredde. Tegnstrenger som er lengre enn kolonnebredden, blir avkortet i dBASE. For å forhindre at du mister data, bør du merke området du vil konvertere i Excel og bruke en skrift med fast avstand mellom tegnene, som for eksempel Courier. Du kan angi en kolonnestørrelse som viser alle data, ved å velge Kolonner på Format-menyen og deretter Beste tilpassing. Numeriske datafelt kan ikke inneholde tekst. All tekst i et numerisk datafelt blir null.

Bruke et annet tallformat enn Standard      Hvis desimaltall har standard tallformat, avkortes desimalene i dBASE. Du bør bruke et annet tallformat for alle data i dette feltet, før du lagrer dataene i dBASE-format. Velg Celler på Format-menyen og velg deretter kategorien Tall. Velg Tall eller Eksponentielt i boksen Format og angi deretter antall desimaler.

Endre tidsdata til tekstdata      Felt som inneholder tidsdata, kan ikke konverteres. Du kan endre tidsdata til tekstdata ved hjelp av regnearkfunksjonen TEKST, før du lagrer data i dBASE-format. Hvis du for eksempel vil endre tidspunktet 12:34 PM til tekstdata, bruker du funksjonen =TEXT("12:34", "tt:mm AM/PM").

Når du åpner et Lotus 1-2-3-regneark i Microsoft Excel, må du velge Ja når du blir spurt om du vil oppdatere arbeidsboken med endringer, slik at Excel konverterer koblingene i regnearket riktig. Når du konverterer et regneark til Excel, kan du beholde koblingene til andre Lotus 1-2-3-regneark, eller du kan konvertere alle arbeidsbøkene til Excel og endre koblingene tilsvarende.

Rette #REF!-feil

1. Lukk det konverterte regnearket i Excel uten å lagre.
2. Åpne regnearket i Excel igjen, men denne gangen velger du Ja når du blir spurt om å oppdatere arbeidsboken med endringer.

Beholde koblinger til andre Lotus 1-2-3-regneark når du konverterer til Excel

1. Kontroller at tilkoblede Lotus 1-2-3-regneark er lukket.
2. Åpne Lotus 1-2-3-regnearket som inneholder koblingene, i Excel, og velg Ja når du blir spurt om å oppdatere arbeidsboken med endringer.
3. På Fil-menyen velger du Lagre som og deretter Microsoft Excel-arbeidsbok i Filtype-boksen.

Endre koblinger slik at du kan bruke Excel-arbeidsbøker

1. Åpne alle tilkoblede Lotus 1-2-3-regneark i Excel.
2. Åpne regnearket som inneholder koblingene.
3. For hvert tilkoblet regneark velger du Lagre som på Fil-menyen og deretter Microsoft Excel-arbeidsbok i Filtype-boksen.
4. Lagre arbeidsboken som inneholder koblingene.