Den opprinnelige forfatteren av en arbeidsbok klargjør den til å deles ved å skrive inn og formatere dataene som skal finnes i arbeidsboken. Arbeidsboken blir lagret som delt, og plassert på en delt nettverksressurs (ikke en webserver) som er tilgjengelig for dem som skal bruke den.
Ta hensyn til utilgjengelige funksjoner På grunn av at noen funksjoner i Microsoft Excel kan vises eller brukes, men ikke endres når arbeidsboken er delt, bør du angi disse funksjonene før du gjør arbeidsboken delt.
Disse funksjonene kan ikke endres etter at en arbeidsbok er delt: Sammenslåtte celler, betingede formater, datavalidering, diagrammer, bilder, objekter, inkludert tegnede objekter, hyperkoblinger, scenarier, disposisjoner, delsummer, datatabeller, pivottabellrapporter, arbeidsbok- og regnearkbeskyttelse og makroer.
Foreta innstillinger som påvirker alle brukere Når du gjør arbeidsboken delt, kan du tilpasse noen av delingsfunksjonene. Du kan for eksempel bestemme om du vil holde rede på endringer i 30 dager, som er standardinnstillingen, eller i en lengre eller kortere periode.
Arbeide i en delt arbeidsbokNår du har åpnet en delt arbeidsbok, kan du skrive inn og endre data på samme måte som i en vanlig arbeidsbok. Det er imidlertid et par ulikheter i forhold til å arbeide i en vanlig arbeidsbok.
Se andre brukeres endringer Hver gang du lagrer den delte arbeidsboken, blir du oppdatert med eventuelle endringer som andre har lagret siden du lagret arbeidsboken sist. Hvis du vil holde den delte arbeidsboken åpen for å overvåke fremdrift, kan du få Microsoft Excel til å oppdatere deg automatisk med endringene, ved angitte intervaller du angir selv, og der du selv velger om du vil lagre arbeidsboken eller ikke.
Løse konflikter Når du lagrer endringer i en delt arbeidsbok, kan det være at en annen person som holder på å redigere arbeidsboken, har lagret endringer i de samme cellene. I dette tilfellet er endringene i konflikt med hverandre, og en dialogboks for konfliktløsing blir vist, der du kan avgjøre hvilke endringer du vil beholde.
Beholde personlige visninger og innstillinger Excel lagrer en tilpasset visning av den delte arbeidsboken for deg, som omfatter ting som hvilket regneark du har vist og zoom-innstillinger. Som standard omfatter visningen eventuelle filter- og utskriftsinnstillinger du bruker, eller du kan angi at du vil bruke de opprinnelige filter- og utskriftsinnstillingene. Hver gang du åpner den delte arbeidsboken, blir den vist i den gjeldende visningen din, slik at hver enkelt bruker kan ha sine egne innstillinger.