Fjerne personlige eller skjulte opplysninger
Før du gir andre en kopi av arbeidsboken, er det lurt å se gjennom personlige og skjulte opplysninger og avgjøre om de er passende å inkludere. Det kan hende at du vil fjerne noen av opplysningene fra arbeidsboken og arbeidsbokfilen før du deler arbeidsboken med andre.
Obs! Hvis du lagrer en arbeidsbok i et filformat som kan leses av et stort antall programmer utenom Microsoft Excel, for eksempel formatene TXT, HTM, MHT og XML, kan alle personlige opplysninger som er beskrevet i dette emnet, lett vises av alle som har tillatelse til å åpne filen. Men ved å lagre en arbeidsbok i et Excel-filformat (XLS), kan heller ikke personer som har tillatelse til å åpne filen, nødvendigvis finne lett frem til personlige opplysninger. Hvis for eksempel endring av innhold er passordbeskyttet, kan bare brukere som kjenner til passordet, se hvem som er gitt tillatelse til å redigere visse deler av arbeidsboken.
Hvor lagres personlige eller skjulte opplysninger?
Filegenskaper
Disse egenskapene inkluderer Forfatter, Leder, Firma og Sist lagret av.
Noen funksjoner i Excel bruker de personlige opplysningene i filegenskaper. Når du fjerner disse opplysningene, kan det hende at disse funksjonene ikke fungerer som ønsket. Fjerning av personlige opplysninger påvirker følgende funksjoner:
- Send til e-postmottaker (for gjennomgang)
- Merkede endringer
- Information Rights Management
- Elektronisk samarbeid
- Områder for dokumentarbeidsområder
- Merknader (navn fjernes)
- Metadatabaserte søkemotorer, som FindFast- og Microsoft SharePoint Portal Server-søkemotorer (dokumenter kan bare deles inn etter begrenset data, som innhold og tittel)
Andre skjulte opplysninger
Skjult revidert tekst, merknader eller feltkoder kan for eksempel forbli i et dokument selv om du ikke ser det eller forventer at det skal være i den endelige versjonen. Hvis du skrev inn personlige opplysninger, som navnet ditt eller en e-post-adresse når du registrerte programvaren, lagrer noen Microsoft Office-dokumenter den informasjonen som en del av arbeidsboken. Informasjon i et egendefinert felt som du legger til dokumentet, som et "forfatter"- eller "eier"-felt, fjernes ikke automatisk. Du må redigere eller fjerne det egendefinerte feltet for å fjerne informasjonen.
Fjerne personlige opplysninger fra filegenskaper
Når du bruker denne fremgangsmåten, fjernes følgende personlige opplysninger fra dokumentet:
- Filegenskaper: Forfatter, Leder, Firma, Sist lagret av.
- Navn knyttet til merknader eller merkede endringer: navn endres til "Forfatter".
- Distribusjonsliste: Distribusjonslisten fjernes.
- Overskriften i e-postbeskjeden som genereres med E-post-knappen
, fjernes. - Versjonskontroll: Navnet under Lagret av endres til "Forfatter".
- På Verktøy-menyen klikker du Alternativer og Sikkerhet-kategorien.
- Merk av for Fjern personlige opplysninger fra filegenskaper ved lagring.
- Lagre dokumentet.
Dokumenter og Microsoft
Hvis ikke du sender dokumentet til Microsoft, har Microsoft ikke tilgang til noen av opplysningene i dokumentet.