Feilsøking ved utskrift

Kontroller skriveroppsettet i Windows      Utskrift fra datamaskinen kontrolleres primært av innstillingene i Windows. Kontroller om skriveroppsettet i Windows er riktig ved å bruke feilsøkingsverktøyene i Windows.

1. Velg Hjelp på Start-menyen. 

2. Velg Innhold og deretter Skrive ut. 

3. Velg Utskrift, og følg instruksjonene i emnet om feilsøking.

Kontroller skriverinnstillingene for Microsoft Excel      Hvis skriverinnstillingene i Windows ser ut til å være korrekte, kontrollerer du skriverinnstillingene i Excel for å sjekke om valg av skriver er i samsvar med skriveren du bruker.

Velg Skriv ut på Fil-menyen, og velg navnet på skriveren du vil bruke, i boksen Navn under Skriver.

Kontroller om et utskriftsområde er definert      Hvis regnearket inneholder et utskriftsområde, blir bare dette området skrevet ut. Hvis du vil undersøke om regnearket inneholder et utskriftsområde, kan du velge Sideskiftvisning på Vis-menyen. Området i regnearket som vises med hvit bakgrunn, er området som skrives ut.

• Definer et utskriftsområde.

I Excel formateres tomme celler helt til den nederste raden eller siste kolonnen når du merker en hel rad eller kolonne (klikker radnummeret eller kolonnebokstaven) før du angir formatering. Formateringsinformasjon for alle de tomme cellene lagres, og filen blir derfor svært stor.

Gjør ett av følgende for å rette dette problemet:

• Hvis du ikke vil begynne på et nytt regneark, trykk F5, velg Utvalg i dialogboksen Gå til, og merk av for Siste celle. Slett alle radene opp til der dataene ligger, og lagre arbeidsboken.
• Sett inn et tomt regneark. Gå til regnearket du vil skrive ut, merk de cellene som skal skrives ut, og kopier dem til det nye, tomme regnearket.

Du kan velge mellom flere ulike topp- og bunntekster, eller du kan opprette egne. Topptekst og bunntekst kan ikke inneholde grafikk eller koblinger til bestemte celler.

Bruk bare svart-hvitt      Topp- og bunntekster skrives alltid ut med sort skrift. Du kan ikke bruke farger på topp- og bunntekster, selv om du har en fargeskriver.

Bruk utskriftstitler til å gjenta grafikk og koblet informasjon      Hvis du vil gjenta grafikk eller koblet informasjon øverst på hver side, kan du bruke utskriftstitler i stedet for en topptekst. Slik skriver du for eksempel ut en logo og en adresse øverst på hver side:

1. Plasser logoen og adresseinformasjonen i de første radene i regnearket.

2. Velg Utskriftsformat på Fil-menyen og deretter kategorien Ark. Skriv inn radene som inneholder logoen og adressen, i boksen Gjenta rader øverst.

   Hvis du skriver ut et bredt regneark over flere sider, må du kontrollere at du kopierer den gjentakende informasjonen til flere rader eller kolonner etter behov.

Bruk to (&)-tegn for å skrive ut et (&)-tegn      (&)-tegnet brukes for å initiere koder for spesiell formatering i topp- og bunntekst i Microsoft Excel. Hvis du derfor vil bruke et (&)-tegn i topp- eller bunnteksten, må du skrive inn &&. Hvis du for eksempel vil skrive "Underleverandører & tjenester" i en topptekst, skriver du inn Underleverandører && tjenester.

Bruk eksisterende venstre- og høyremarger      Venstre- og høyremargene for topp- og bunntekst er 1,9 cm, uavhengig av størrelsen på venstre- og høyremargene på siden. Du kan simulere bredere marger på en enkeltlinje med topptekst eller bunntekst ved å skrive inn mellomrom før teksten i redigeringsboksen Til venstre og etter teksten i redigeringsboksen Til høyre. (Du finner disse redigeringsboksene ved å velge Egendefinert topptekst eller Egendefinert bunntekst i dialogboksen Utskriftsformat.) Mellomrommene du skriver inn i redigeringsboksen Til høyre vises ikke i redigeringsboksen, men vises i regnearket som skrives ut.

Juster avstanden for topptekst og bunntekst      Du kan justere avstanden mellom toppen og bunnen av arket og topp- eller bunnteksten. Du kan også endre avstanden mellom dataene som skrives ut på en side og topp- eller bunnteksten. Velg Forhåndsvisning  , velg deretter Marger og dra marghåndtakene for å justere avstanden.

  Skaleringshåndtak for marger

  Skaleringshåndtak for kolonner

Du kan forhindre at kolonner og rader strekker seg ut over sidekanten ved å forminske arket, slik at det bare strekker seg over én side i bredden eller høyden.

Angi utskriftsstørrelse for diagramark      Hvis diagrammet er i et diagramark, kan du skalere det når du skriver det ut.

1. Aktiver diagramarket, velg Utskriftsformat på Fil-menyen og deretter kategorien Diagram. 

2. Velg skaleringsalternativene du vil bruke under Størrelse på utskrevet diagram.

   Hvis du velger Egendefinert, vil diagrammet skrives ut med størrelsen du gir det når du drar merkehåndtakene.

Dra for å justere størrelsen på innebygde diagrammer      Hvis diagrammet er et innebygd diagram i et regneark, kan du endre størrelse på diagrammet ved å klikke det, og deretter dra merkehåndtakene.

Innebygg diagrammer for å skrive dem ut på samme side      Du kan ikke skrive ut flere diagramark på én enkelt side. Hvis du vil skrive ut to eller flere diagrammer på en side, lager du innebygde diagrammer og endrer deretter størrelsen slik at de får plass på én enkelt side. Du kan bruke kommandoen Sideskiftvisning på Vis-menyen for å se hvordan diagrammene plasseres i utskriftsområdet.

Gjentatte rad- og kolonneetiketter skrives ut bare på sidene som inneholder radene eller kolonnene med etiketter. Hvis du for eksempel merker cellene A1:A5 som gjentatte radetiketter, skrives ikke disse etikettene ut på sider som inneholder bare rader under rad 5. Hvis du merker cellene A1:E1 som gjentatte kolonneetiketter, skrives ikke disse etikettene ut på sider som bare inneholder kolonner til høyre for kolonne E. Hvis du vil skrive ut etiketter på flere sider, kopierer du etikettene til de aktuelle radene eller kolonnene.

Bakgrunnsmønstre som legges til regneark med Bakgrunn-kommandoen på Format-menyen, skrives ikke ut. Grafikk derimot, som legges til regneark med Bilde-kommandoen på Sett inn-menyen, blir skrevet ut. Det blir også celler med mønster eller skyggelegging som legges til med Celler-kommandoen på Format-menyen.

Hvis arbeidsboken er definert slik at Excel skal tilpasse utskriften til et bestemt antall sider, overser Excel de manuelle sideskiftene du har angitt, og reduserer størrelsen på regnearket som skrives ut. Hvis du vil se om dette er tilfelle, velg Utskriftsformat på Fil-menyen, velg kategorien Side, og kontroller deretter Juster til-alternativet under Skalering.

Bruke Juster til istedenfor Tilpass til      Hvis du vil tilpasse regnearket til angitt antall sider og bruke de manuelle sideskiftene du har satt inn, velger du Utskriftsformat på Fil-menyen, deretter kategorien Side og til slutt Juster til.

Angi hver side som et atskilt utskriftsområde      Hvis Juster til ikke produserer resultatene du ønsker, kan du angi et utskriftsområde der hver side er angitt som et atskilt område. Excel skriver du ikke-sammenhengende områder i et utskriftsområde på atskilte sider.

1. Sett inn en tom rad eller kolonne alle steder der du vil sette inn et manuelt sideskift.
2. Merk området du vil inkludere som hele førstesiden, og utelat den tomme raden eller kolonnen.
3. Hold nede CTRL og merk området for andresiden, og utelat tomme rader og kolonner. Fortsett inntil du har merket alle siden du vil skrive ut.
4. Velg Utskriftsområde på Fil-menyen, og velg deretter Angi utskriftsområde.
5. Velg Utskriftsformat på Fil.menyen, velg deretter kategorien Side og velg til slutt Tilpass til og skriv inn antall sider du ønsker.

Kolonnebredder, radhøyder, sidemarger og sideskift avgjør hvor mange kolonner og rader som skrives ut på en side.

Gjør margene mindre      Hvis enkelte kolonner eller rader blir skrevet ut på neste side, kan du prøve å redusere størrelsen på margene Topp, Bunn, Venstre og Høyre.

Juster sideskift      Du kan flytte sideskift før du skriver ut dokumentet. Velg Sideskiftvisning på Vis-menyen. Manuelle sideskift vises som tykke, blå linjer, automatiske sideskift vises som stiplede linjer. Du kan flytte sideskift ved å dra dem til venstre, høyre, opp eller ned.

Hvis en kolonne skrives ut på feil side, for eksempel på side to i stedet for på den første siden, drar du sideskiftet som står til venstre for kolonnen, én kolonne til høyre. Hvis en rad skrives ut på siden som etterfølger siden hvor du vil ha den, drar du sideskiftet som står over raden, for å plassere den under raden. I Excel skaleres regnearket automatisk, slik at kolonner og rader tilpasses siden.

Lag regnearkutskrift med en bredde på én side      Hvis du vil at regnearket skal ha en bredde på bare én side, uansett antall sider, kan du begrense det til bredden på én enkelt side.

Endre papirretning      Hvis du må skrive ut flere kolonner på den samme siden, endrer du papirretningen til liggende.

Hvis et utskriftsområde inneholder atskilte områder i et regneark, blir hvert område skrevet ut på et eget ark som standard. Du kan imidlertid angi at separate deler av et regneark skal skrives ut på samme side ved hjelp av en av metodene nedenfor.