Du kan sette inn en Autotekst-oppføring ved hjelp av Autofullfør-funksjonen. Når du skriver de første få tegnene i navnet på en oppføring i dokumentet, vises et skjermtips med oppføringen som du enten kan ignorere eller bruke.
Hvis du sender e-postmeldinger med Microsoft Outlook og bruker Word som standard redigeringsprogram for e-post, kan du sette inn navn på personer du nylig har sendt e-postmeldinger til ved å skrive de første tegnene i navnene i dokumentet.
Du kan også sette inn en Autotekst-oppføring ved å velge den i en liste med oppføringer på autotekstverktøylinjen på Autotekst-menyen (velg Autotekst på Sett inn-menyen), eller ved hjelp av kategorien Autotekst i dialogboksen Autotekst (velg Autotekst på Sett inn-menyen, og velg deretter Autotekst).
Oppføringer deles mellom kategorier som Hilsen eller Innledende hilsen på både autotekstverktøylinjen og Autotekst-menyen.
Oppføringene du oppretter vil vanligvis vises i kategorien Normal. Når du lager en Autotekst-oppføring, brukes automatisk avsnittsstilen i teksten eller grafikken som oppføringen ble opprettet fra. I Word avgjør stilen hvilken kategori den nye oppføringen plasseres i.
Hvis for eksempel rapportens fraskrivelse har stilen Normal, får Autotekst-oppføringen stilen Normal og plasseres derfor i kategorien Normal.