Feilsøking i forbindelse med sortering

• Det kan være at du ikke har valgt hvilket tegn som skal skille ord eller felt. Skilletegnet mellom Etternavn, Fornavn er for eksempel komma. Skilletegnet mellom Fornavn<mellomrom>Etternavn er et mellomrom. Velg Sorter på Tabell-menyen og deretter Alternativer. Velg det aktuelle skilletegnet under Del opp felt ved.

• Hvis den første raden i kolonnen inneholder topptekstinformasjon, må du kontrollere at det samme skilletegnet blir brukt i topptekstraden som i etterfølgende rader. Hvis topptekstraden for eksempel inneholder Etternavn, Fornavn, må etter- og fornavnene i de etterfølgende radene også skilles med komma, slik som i Sørensen, Jon og Jonsen, Mari.

• Kontroller at du har skrevet inn det riktige ordet eller feltet du vil sortere etter i boksen Med i dialogboksen Sorter. Skriv først inn kolonnen som inneholder dataene du vil sortere etter i boksen Sorter etter, og velg deretter ordet eller feltet du vil sortere etter i boksen Med.

• Velg Angre Sorter på Rediger-menyen rett etter at du har fullført sorteringen.

• Kontroller at oppføringer med flere ord inneholder samme antall felt, og at feltene i oppføringene kommer i samme rekkefølge. Hvis du for eksempel vil sortere etter etternavn, skriver du inn oppføringene som Sørensen, Dr. Jon og Jonsen, Fr. Mari. Ikke varier måten du skriver inn oppføringene på, for eksempel "Dr. Jon Sørensen", "Jon Sørensen, M.D.", "Dr. Sørensen" og "Jon K. Sørensen".

  Hvis du allerede har skrevet inn oppføringene, kan du kontrollere sorteringsrekkefølgen ved å bruke en kombinasjon av vanlige mellomrom og faste mellomrom. Skriv inn et vanlig mellomrom mellom felt du vil sortere, og trykk CTRL+SKIFT+MELLOMROM hvis du vil sette inn et fast mellomrom mellom felt du ikke vil sortere. Skriv for eksempel Dr.<fast mellomrom>Jon Sørensen eller Jon Sørensen,<fast mellomrom>M.D. Merk deretter listen eller tabellen, og velg Sorter på Tabell-menyen. Velg Alternativer, og velg deretter Annet under Del opp felt ved. Skriv inn et mellomrom i tekstboksen, og velg deretter OK. Velg Word 2 i listen Sorter etter (eller feltet du vil sortere etter), og fullfør deretter sorteringen på vanlig måte.

Hvis du sorterer dataene i numerisk rekkefølge, blir ikke tall som inneholder bindestreker (for eksempel telefonnumre eller postnumre), riktig sortert.

Prøv ett av følgende:

• Sortere data etter tekst. Merk listen eller tabellen, og velg deretter Sorter på Tabell-menyen. Velg Tekst i boksen Skriv inn. Fullfør sorteringen på vanlig måte.

• Erstatt bindestrekene før du sorterer. Bruk dette alternativet hvis du vil sortere dataene numerisk. Bruk først funksjonen for søk og erstatt til å erstatte bindestrekene med punktum (.). Merk listen eller tabellen, og velg deretter Sorter på Tabell-menyen. Velg Tall i boksen Skriv inn. Fullfør deretter sorteringen på vanlig måte. Til slutt erstatter du punktumene med bindestreker.