Enkelte Word-funksjoner bruker den personlige informasjonen i filegenskapene. Når du fjerner denne informasjonen, kan det hende at disse funksjonene ikke fungerer som tiltenkt. Fjerner du personlig informasjon, påvirkes følgende funksjoner:
- Send til e-postmottaker (til gjennomgang)
- Merkede endringer
- Administrasjon av informasjonsrettigheter
- Elektronisk samarbeid
- Dokumentarbeidsområder
- Brev og masseutsendelser
- Merknader (navn er fjernet)
- Metadata-baserte søkemotorer, for eksempel Hurtigsøk og Microsoft SharePoint Portal Server (det kan bare opprettes stikkordregistre for dokumenter med begrensede data, for eksempel innhold og tittel)
Annen skjult informasjon
Blant annet skjult tekst, gjennomgått tekst, kommentarer og feltkoder kan bevares i et dokument selv om slik informasjon ikke vises eller du ikke forventer at den er der i den endelige versjonen. Hvis du har angitt personlig informasjon, for eksempel navn eller e-postadresse, da du registrerte programvaren, lagrer enkelte Microsoft Office-dokumenter denne informasjonen som en del av dokumentet. Informasjon i egendefinerte felt som du legger til i dokumentet, for eksempel et felt for "forfatter" eller "eier", fjernes ikke automatisk. Du må redigere eller fjerne det egendefinerte feltet hvis du vil fjerne denne informasjonen.
Fjerne personlig informasjon fra filegenskaper
Når du bruker denne fremgangsmåten, fjernes den personlige informasjonen nedenfor fra dokumentet.
- Filegenskaper: Forfatter, Overordnet, Firma, Sist lagret av.
- Navn som er knyttet til merknader eller merkede endringer: Navnene endres til "Forfatter".
- Distribusjonsliste: Distribusjonslisten fjernes.
- Overskriften i e-postmeldingen, som genereres med knappen E-post
, fjernes. - Versjonskontroll: Navnet under Lagret av, endres til "Forfatter".
- Velg Alternativer på Verktøy-menyen, og velg deretter kategorien Sikkerhet.
- Merk av for Fjern personlige opplysninger fra filegenskaper ved lagring.
- Lagre dokumentet.
Fjerne annen skjult informasjon
Fjern skjult informasjon ved å merke av for følgende funksjoner:
Merkede endringer og merknader
- Hvis du raskt vil vise merkede endringer eller merknader, velger du Markering på Vis-menyen.
- Klikk Neste
på gjennomgangsverktøylinjen, og deretter klikker du Godta endring 
eller Forkast endring 
hvis du vil gjøre endringene permanente. - Godta eller forkast endringene til det ikke finnes flere sporede endringer i dokumentet.
Merknader
- Når du klikker Markering på Vis-menyen, vises eller skjules alle markeringer i dokumentet. Når du viser alle markeringer, merkes alle markeringer og navn på korrekturlesere på Vis-menyen.
- Hvis du skjuler en markeringstype ved å fjerne den på Vis-menyen, vises markeringen automatisk hver gang dokumentet åpnes, med mindre du fjerner merket for Gjør skjult markering synlig ved åpning og lagring i Sikkerhet-kategorien i dialogboksen Alternativer (Verktøy-menyen). Selv om du fjerner merket for dette alternativet, vil markeringene fortsatt være i dokumentet og kan vises ved å velge markeringstypen på Vis-menyen.
Tekst som er formatert med attributtet Skjult
-
Hvis du vil vise skjult tekst, velger du Alternativer på Verktøy-menyen, velger kategorien Vis, og deretter merker du av for Skjult tekst under Formateringsmerker.
-
Hvis du vil utelate skjult tekst i en utskrift, velger du Alternativer på Verktøy-menyen, velger kategorien Skriv ut, og deretter fjerner du merket for Skjult tekst under Inkluder i dokumentet. Hvis du vil distribuere dokumentet elektronisk, sletter du skjult tekst på samme måte som med annen tekst.
Tidligere versjoner av et dokument
Hvis du har angitt i Microsoft Word at du vil lagre én eller flere versjoner av dokumentet i samme fil, lagres disse versjonene som skjult informasjon i dokumentet, slik at du kan hente dem frem senere. Andre versjoner av et dokument er tilgjengelig for andre, og forblir ikke skjulte hvis du eller noen andre lagrer dokumentet i et annet format. Det kan derfor være lurt å fjerne de andre versjonene før du deler dokumentet.
- Hvis du vil beholde de tidligere versjonene, kan du lagre den gjeldende versjonen som et separat dokument, og deretter distribuere bare dette dokumentet.
- Velg Versjoner på Fil-menyen.
- Merk dokumentversjonen du vil lagre som egen fil.
- Velg Åpne.
- Velg Lagre som på Fil-menyen.
- Skriv inn et navn i boksen Filnavn, og velg deretter Lagre.
- Hvis du ikke vil beholde de tidligere versjonene, kan du slette de uønskede versjonene, og deretter distribuere dokumentet.
- Velg Versjoner på Fil-menyen.
- Merk dokumentversjonen du vil slette.
- Hold nede Ctrl mens du merker hver versjon hvis du vil velge mer enn én versjon.
- Velg Slett.
Gjør ett av følgende:
- Hvis du vil vise eller skjule feltkoden for et bestemt felt, klikker du i feltet eller feltresultatet. Trykk deretter Skift+F9.
- Trykk Alt+F9 hvis du vil vise eller skjule feltkodene for alle felt i dokumentet.
Obs! Feltkoder kan være synlige for andre som leser dokumentet, og derfor må du være sikkert på at informasjonen du plasserer i feltkoder, ikke er informasjon du vil skal være personlig.
Hvis du lagrer et dokument når det er merket av for Tillat hurtiglagring og deretter åpner dokumentet som en tekstfil, kan det hende at dokumentet inneholder informasjon du har slettet tidligere. Dette skjer fordi hurtiglagring fører til at endringene du foretar, legges til på slutten av dokumentet. Endringene (inkludert slettet informasjon) innlemmes altså ikke i selve dokumentet.
Hvis du vil fjerne den slettede informasjonen fullstendig fra dokumentet, gjør du følgende:
- Hvis du åpnet dokumentet som tekstfil, lukker du tekstfilen og åpner dokumentet som et vanlig Word-dokument.
- Velg Alternativer på Verktøy-menyen, velg kategorien Lagre, og fjern deretter merket for Tillat hurtiglagring.
- Velg Lagre på Fil-menyen.
Tilfeldig tall for å forbedre fletting
Når du sammenligner og fletter dokumenter, brukes tilfeldige tall til å spore beslektede dokumenter. Selv om tallene er skjulte, kan de brukes til å vise at to dokumenter er beslektet. Hvis du velger å ikke lagre disse tallene, vil du ikke få et optimalt resultat av flettingen.
- Klikk Alternativer på Verktøy-menyen og deretter kategorien Sikkerhet.
- Fjern merket for Lagre tilfeldig tall for å forbedre nøyaktighet av fletting.
Unntak ved dokumentbeskyttelse
- Gjør ett av følgende i dialogboksen Start aktivering av beskyttelse:
- Klikk Passord, og deretter skriver du inn og bekrefter et passord i de angitte boksene.
- Klikk Brukergodkjenning.
Dokumenter og Microsoft
Med mindre du sender dokumentene til Microsoft, har Microsoft ikke tilgang til informasjon i dokumentene.