Opprette en katalog med navn, adresser og annen informasjon

Hvis du allerede kan utskriftsfletting eller foretrekker å arbeide utenfor oppgaveruten Utskriftsfletting, kan du bruke verktøylinjen for utskriftsfletting. Knappene er ordnet i rekkefølge fra venstre mot høyre.

1. Gjør ett av følgende:

   Starte med dokumentet som vises i dokumentvinduet

   1. Klikk Bruk gjeldende dokument.

   2. I dokumentvinduet skriver du inn teksten du vil gjenta for hvert element i katalogen. Du kan for eksempel inkludere etiketter som Navn: og Adresse:.

      Du kan også vente med å skrive inn tekst til oppgaveruten ber deg om å gjøre det i et senere trinn.

      Obs!  Ikke ta med tekst nå som bare skal skrives ut én gang i det resulterende katalogdokumentet.

   Starte med en mal

   1. Klikk Start fra mal

   2. Klikk Velg mal

   3. I kategorien Utskriftsfletting i dialogboksen Velg mal, merker du den ønskede malen og velger OK.

   Starte med et annet eksisterende dokument

   1. Klikk Start fra eksisterende dokument

   2. I boksen Start fra eksisterende merker du ønsket dokument, og klikker deretter Åpne.

      Hvis du ikke ser dokumentet, klikker du Flere filer, og deretter klikker du Åpne. I dialogboksen Åpne finner du ønsket dokument og klikker Åpne.

2. Klikk Neste: Velg mottakere.

Obs!  I dette tilfellet er mottakerlisten listen over navn eller elementer som skal inkluderes i katalogen.

1. Gjør ett av følgende for å hente inn data:

   Koble til en liste med kontakter i Microsoft Outlook

   1. Under Velg mottakere klikker du Velg blant Outlook-kontaktene.
   2. Klikk Velg kontaktmappe.
   3. I dialogboksen Velg kontaktlistemappe klikker du den ønskede kontaktlisten, og velger deretter OK.

   Alle kontaktene i mappen vises i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting, der du kan finjustere listen over navn som skal inkluderes i katalogen.

   Koble til en annen type liste, for eksempel en database eller en Office-adresseliste

   1. Under Velg mottakere klikker du Bruk en eksisterende liste.
   2. Velg Bla gjennom.
   3. I dialogboksen Velg datakilde finner og velger du den ønskede datakilden.

      Som standard åpnes mappen Mine datakilder.

   4. Velg Åpne.

      Avhengig av hva slags datakilde du velger, kan det vises andre dialogbokser med spørsmål om særskilt informasjon.

      Hvis for eksempel datakilden er en Microsoft Excel-arbeidsbok med informasjon på flere ark, må du angi regnearket som inneholder den ønskede informasjonen, og klikke OK.

   Alle oppføringene i datakilden vises i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting, der du kan finjustere listen med navn som skal inkluderes i katalogen.

   Opprette en enkel ny adresseliste

   1. Under Velg mottakere klikker du Skriv inn en ny liste.
   2. Klikk Opprett
   3. I dialogboksen Ny adresseliste skriver du inn opplysningene du vil ta med i den første oppføringen under Skriv inn adresseinformasjon, for eksempel tittel, navn og adresseinformasjon. Du trenger ikke å fylle ut hvert felt.
   4. Klikk Ny oppføring for å fullføre den første oppføringen og flytte til en ny oppføring.
   5. Gjenta trinn 3 og 4 til du har lagt inn alle de ønskede adresseoppføringene, og klikk deretter Lukk.
   6. I dialogboksen Lagre adresseliste skriver du inn et navn for adresselisten i boksen Filnavn og velger en mappe som listen skal lagres i.

      Adresselisten lagres som standard i mappen Mine datakilder. Det er best å ha adresselisten her fordi dette også er standardmappen hvor Microsoft Word leter etter datakilder. Hvis du senere vil bruke denne adresselisten i en utskriftsfletting, trenger du ikke å navigere gjennom filer og mapper for å finne den.

   7. Velg Lagre.

   Alle oppføringene i den nye listen vises i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting, der du kan finjustere listen over navn skal inkluderes i katalogen.
2. I dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting merker du navnene du vil inkludere.

   Hvordan?

   1. Gjør ett av følgende:

      Bruke avmerkingsbokser til å velge navn

      Denne metoden er nyttig hvis listen er kort.

      • Merk av for navnene du vil inkludere, og fjern merket for navn som skal ekskluderes.

      Tips!

      Hvis du vet at du vil ta med mesteparten av listen i katalogen, kan du først klikke Merk alle, for deretter å fjerne merket for bestemte poster. Hvis du bare vil ta med noen få poster i listen, kan du klikke Fjern alle og deretter merke av for de ønskede postene.

      Sortere elementer i listen

      Dette er nyttig hvis du vil vise elementene i alfabetisk eller numerisk rekkefølge.

      • Klikk kolonneoverskriften for elementet du vil sortere etter. Hvis du for eksempel vil vise listen alfabetisk etter etternavnet, klikker du kolonneoverskriften Etternavn

      Filtrere elementer i listen

      Dette er nyttig hvis listen inneholder poster du vet du ikke vil vise eller ta med i katalogen. Når du har filtrert listen, kan du bruke avmerkingsboksene til å inkludere og ekskludere poster, som beskrevet tidligere.

      1. Klikk pilen ved siden av kolonneoverskriften for elementet du vil filtrere etter.
      2. Klikk det du vil av følgende:
         • (Tomme) viser alle postene hvor det korresponderende feltet er tomt.
         • (IkkeTomme) viser alle postene hvor det korresponderende feltet inneholder informasjon.
         • Hvis datakilden inneholder poster som deler samme informasjon, og det er ti eller færre unike verdier i kolonnen, kan du filtrere etter bestemte opplysninger. Hvis det for eksempel er flere adresser som har Australia som land/region, kan du filtrere på Australia.

         I dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting vises bare de spesifiserte postene. Hvis du vil vise alle postene igjen, klikker du (Alle).

   2. Velg OK for å gå tilbake til oppgaveruten Utskriftsfletting. Microsoft Word bruker navnene du har angitt for katalogen.

   Tips!

   • Hvis du vil bruke avansert sortering og filtrering, klikker du pilen ved siden at et kolonnenavn og klikker deretter (Avansert). Bruk kategoriene Filtrer poster og Sorter poster til å sette opp sorterings- eller filtreringsspørringen du ønsker.
   • Hvis programvare for adressevalidering er installert på maskinen, kan du klikke Valider i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting for å validere de oppførte adressene.
3. Klikk Neste: Ordne katalogen.

1. Hvis du ikke har gjort det allerede, kan du for hvert element i katalogen skrive inn teksten som skal gjentas, i dokumentvinduet. Du kan for eksempel ta med etiketter som Navn: og Adresse:.

   Obs!  Ikke ta med tekst nå som bare skal skrives ut én gang i det resulterende katalogdokumentet.

2. Sett inn flettefelt der du vil flette navn, adresse eller andre data fra datakilden.

   Hvordan?

   1. Klikk der du vil sette inn feltet i hoveddokumentet.
   2. Sett inn det du vil av følgende:

      Adresseområde med navn, adresse og annen informasjon

      1. Klikk Adresseområde.
      2. I dialogboksen Sett inn adresseområde merker du adresseelementene du vil inkludere, og de ønskede formatene, og deretter velger du OK.
      3. Hvis dialogboksen Tilordne felt vises, kan det hende at noe av informasjonen som er nødvendig for adresseområdet, ikke ble funnet. Klikk pilen ved siden av (ikke tilgjengelig), og merk deretter feltet i datakilden som samsvarer med feltet som er nødvendig i utskriftsflettingen.

      Andre felt med informasjon

      1. Klikk Flere elementer.
      2. Gjør ett av følgende:
         • Hvis du vil velge adressefelt som automatisk tilsvarer felt i datakilden, selv om datakildens felt ikke har samme navn som feltene, klikker du Adressefelt.
         • Hvis du vil velge felt der dataene alltid hentes direkte fra en kolonne i en database, klikker du Databasefelt.
      3. Klikk alternativet du vil ha i boksen Felt.
      4. Velg Sett inn og deretter Lukk.
      5. Hvis dialogboksen Tilordne felt vises, kan det hende at noe av informasjonen som trengs for å sette inn feltet, ikke ble funnet. Klikk pilen ved siden av (ikke tilgjengelig), og merk deretter feltet i datakilden som korresponderer med feltet som trengs i utskriftsflettingen.

      Obs!  Hvis du setter inn et felt fra listen Databasefelt og senere bytter til en datakilde som ikke har en kolonne med samme navn, kan ikke denne feltinformasjonen settes inn i det flettede dokumentet.

   3. Gjenta trinn 1 og 2 for alle feltene du vil sette inn.

   Merknader

   • Du kan ikke skrive flettefelttegn (« ») manuelt eller bruke kommandoen Symbol på Sett inn-menyen. Du må bruke oppgaveruten Utskriftsfletting.

   • Hvis flettefeltene vises inne i parenteser, for eksempel { MERGEFIELD By }, vises feltkoder i stedet for feltresultater. Dette påvirker ikke flettingen, men hvis du vil vise resultatene i stedet, høyreklikker du feltkoden og velger Aktiver/deaktiver feltkoder på hurtigmenyen.

3. Hvis du vil kan du endre formatet for de flettede dataene.

   Hvordan?

   Hvis du vil formatere flettede data, må du formatere flettefeltene i hoveddokumentet. Hvis du formater dataene i datakilden, forsvinner formateringen når dataene flettes inn i dokumentet.

   1. I hoveddokumentet merker du feltet som inneholder informasjonen du vil formatere, inkludert de omsluttende flettefelttegnene (« »).
   2. Velg Skrift på Format-menyen, og deretter alternativene du vil ha.

   Formatere ved å bruke feltkoder

   Hvis du vil kontrollere andre aspekter ved formateringen, trykker du Alt+F9 for å vise feltkoder, og deretter legger du inn brytere i flettefeltene.

   Eksempel:

   • Hvis du vil vise tallet "34987,89" som "NOK 34 987,89", legger du til et en numerisk formatbryter (\# $ # ###,00).
   • Hvis du vil skrive ut klientnavn med store bokstaver, legger du til formatbryteren for store bokstaver (\* Store).
   • Hvis du bruker tegnformatbryteren \* MERGEFORMAT, sikrer du at den flettede informasjonen har samme skrift og punktstørrelse som informasjonen i flettefeltet.
4. Når du har fullført hoveddokumentet og satt inn alle flettefeltene, klikker du Lagre som på Fil-menyen. Gi navn til dokumentet, og klikk deretter Lagre.
5. Klikk Neste: Forhåndsvis katalogen.

1. Forhåndsvis elementene. Gjør ett av følgende:
   • Hvis du vil forhåndsvise elementene i rekkefølge, klikker du pilknappene
   • Hvis du vil finne og forhåndsvise et bestemt element, klikker du Finn en mottaker, og deretter skriver du inn søkekriteriene i dialogboksen Søk etter oppføring.
2. Hvis nødvendig kan du finjustere mottakerlisten. Gjør ett av følgende:
   • Hvis du vil utelate en bestemt mottaker fra flettingen, klikker du Utelukk denne mottakeren.
   • Hvis du vil endre listen med mottakere, klikker du Rediger mottakerliste og utfører deretter endringene i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting.
3. Klikk Neste: Fullfør flettingen.

1. Klikk Til nytt dokument.

2. I dialogboksen Flett til nytt dokument gjør du ett av følgende, og velger deretter OK.
   • Hvis du vil flette alle postene, klikker du Alle.
   • Hvis du bare vil flette postene som vises i dokumentvinduet, klikker du Gjeldende post.
   • Hvis du vil flette et område med poster, klikker du Fra, og skriver deretter postnumrene i boksene Fra og Til.

   Ett enkelt nytt dokument åpnes som inneholder alle de enkelte postene.

3. Legg til topptekster, bunntekster og eventuell annen tekst.

   Hvis for eksempel de flettede dataene er formatert som en tabell, legger du til kolonneoverskrifter i tabellen etter at dataene er flettet.

4. Lagre eller skriv ut katalogen som om den var et vanlig dokument.