Feilsøking i forbindelse med merknader, merkede endringer, og sammenlignede og flettede dokumenter

Det kan være at en eller flere korrekturlesere ikke har tilpasset brukerinformasjonen da de installerte Microsoft Word. I stedet for å se navnene deres i skjermtipset over merknadsboblen, vises en generisk identifikator.

Be korrekturleserne kontrollere at de oppdaterer navnet sitt i kategorien Brukerinformasjon i dialogboksen Alternativer (Verktøy-menyen, kommandoen Alternativer), før du sender dokumentet ut for gjennomgang.

Det kan være at du har merket av for Fjern personlige opplysninger i denne filen ved lagring i kategorien Sikkerhet i dialogboksen Alternativer. Hvis du har merket av for dette alternativet, fjernes personlig informasjon (også navn som er knyttet til merkede endringer og merknader) når du lagrer dokumentet.

Når funksjonen for sporing av endringer er aktivert, vises KORR med fet formatering på statuslinjen nederst i dokumentet. Når du deaktiverer sporing av endringer, blir KORR nedtonet.

Det kan også være at du må bytte til et annet gjennomgangsmodus for å vise endringer. Hvis du vil gjøre dette, velger du Endelig med korrekturmerker eller Original med korrekturmerker i boksen Vis for korrektur på gjennomgangsverktøylinjen.

Det er mulig du bruker filtrering. Velg Vis på gjennomgangsverktøylinjen, og velg deretter elementene du vil vise.

Det kan også være at det er så mange bobler på skjermen at du ikke kan se alle de merkede endringene og merknadene i dokumentet. Bruk korrekturvinduet hvis du vil vise alle endringene og merknadene.

Når du viser tekst som er satt inn eller slettet, fjernes eller endres enkelte formateringselementer slik at teksten blir lettere å lese. Punktstørrelsen for all bobletekst styres for eksempel av stilen Bobletekst. Hvis du sletter tekst med 24-punkts skrift, og bobletekststilen bruker 12-punkts skrift, vises den slettede teksten med 12-punkts skrift i boblen.

Midtstilt tekst og tekst med innrykk er andre eksempler på formatering som utelates i boblene. Hvis du vil vise innsatt eller slettet tekst med alle formateringsattributter, og vise teksten i korrekturvinduet, klikker du knappen Korrekturvindu på gjennomgangsverktøylinjen.

Det er mulig du må bytte til en annen visning for å se endringene som ble gjort i dokumentet. Vis dokumentet i utskriftsoppsettvisning eller weboppsettvisning.

1. Klikk Verktøylinjer på Vis-menyen, og deretter klikker du gjennomgangsverktøylinjen.

2. Velg Original med korrekturmerker eller Endelig med korrekturmerker i boksen Vis for korrektur.

Enkelte elementer spores ikke i Microsoft Word. Disse omfatter:

• Automatisk bildetekst
• Distribusjonsinformasjon
• Innebygde skrifter
• Enkelte typer informasjon om utskriftsfletting, for eksempel om en fil er et hoveddokument eller en datafil
• Bakgrunnsfarge
• Enkelte egendefinerte alternativer eller kommandoer, for eksempel egendefinerte verktøylinjeknapper

Obs!  Endringer i formatering og plassering for bilder og figurer spores ved å vise bildet eller figuren som et element som er slettet og satt inn på nytt.

Hvis du arbeider i opprinnelig modus med Spor endringer aktivert (KORR utheves på statuslinjen nederst i dokumentet), byttes visningsmodus i boksen Vis for korrektur automatisk til Original med korrekturmerker. Modusen byttes slik at du kan vise teksten mens du gjør endringer i dokumentet.

Denne ruten kalles korrekturvinduet. Hvis du vil lukke den, trykker du Alt+Skift+C, eller viser gjennomgangsverktøylinjen og klikker knappen Korrekturvindu .

Du kan bare lagre ett sett formateringsendringer om gangen i Microsoft Word. Når du fletter flere dokumenter, får du spørsmål om du vil spore formateringen fra det åpne dokumentet, eller om du vil spore formatering fra sammenligningsdokumentet (dokumentet du valgte i dialogboksen Sammenlign og flett dokumenter).

Hvis du ikke har behov for å spore formateringsendringer, fjerner du merket for Søk etter formatering i dialogboksen Sammenlign og flett dokumenter (Verktøy-menyen, kommandoen Sammenlign og flett dokumenter).

Du kan flette endringer inn i gjeldende åpent dokument i dokumentet du velger i dialogboksen Sammenlign og flett dokumenter, eller i et helt nytt dokument. Hvis du fletter endringene inn i gjeldende dokument eller i dokumentet du velger i dialogboksen Sammenlign og flett dokumenter, kan du angre flettingen ved å klikke Angre på Rediger-menyen. Hvis du flettet endringer inn i et nytt, tredje dokument, kan du lukke dokumentet og begynne på nytt.

Det er mulig at du prøver å sammenligne hoveddokumenter. Du kan ikke sammenligne hoveddokumenter i Microsoft Word.

Du kan bare godta formateringsendringer for punktene eller numrene, du kan ikke forkaste endringene. Vær likevel oppmerksom på at du kan godta eller forkaste tekstendringer for elementene i en liste.

Når du aktiverer funksjonen for sporing av endringer, brukes fortløpende inndelingsskift for å beholde enkelte typer formateringsendringer. Hvis du forkaster en endring som bruker disse inndelingsskiftene, beholdes inndelingsskiftene. Du kan slette inndelingsskiftene ved å merke dem og trykke DEL.

Disse kommandoene er bare tilgjengelige hvis du bruker Vis-menyen på gjennomgangsverktøylinjen for å skjule enkelte merknader eller merkede endringer. Hvis alle merknader og merkede endringer vises eller det ikke finnes merknader eller merkede endringer i dokumentet, er ikke disse kommandoene tilgjengelige.

Hvis alle endringene i dokumentet vises, bruker du Godta alle endringer i dokumentet, Forkast alle endringer i dokumentet eller Slett alle merknader i dokumentet. Hvis du vil vise et delsett med endringer, bruker du Vis-menyen på gjennomgangsverktøylinjen.