Opprette og skrive ut konvolutter for en masseutsendelse

Hvis du allerede kan utskriftsfletting eller foretrekker å arbeide utenfor oppgaveruten Utskriftsfletting, kan du bruke verktøylinjen for utskriftsfletting. Knappene er ordnet i rekkefølge fra venstre mot høyre.

1. Gjør ett av følgende:

   Opprette en ny konvolutt

   1. Klikk Endre dokumentoppsett.

   2. Klikk Konvoluttalternativer.

   3. I dialogboksen Konvoluttalternativer merker du de ønskede alternativene, for eksempel konvoluttstørrelse, og deretter velger du OK.

   Starte med en eksisterende konvolutt

   1. Klikk Start fra eksisterende dokument

   2. I boksen Start fra eksisterende merker du dokumentet som inneholder den ønskede konvolutten, og klikker deretter Åpne.

      Hvis du ikke ser dokumentet, klikker du Flere filer, og deretter klikker du Åpne. I dialogboksen Åpne finner du ønsket dokument og klikker Åpne.

   Dokumentet vises i dokumentvinduet i Microsoft Word. Hvis du bestemmer deg for å bruke et annet konvoluttdokument i stedet, klikker du Start fra eksisterende dokument, og velger deretter et annet dokument. Hvis du vil endre utformingen, klikker du Endre dokumentoppsett, og deretter klikker du Konvoluttalternativer.

2. Klikk Neste: Velg mottakere.

1. Gjør ett av følgende:

   Koble til en liste med kontakter i Microsoft Outlook

   1. Under Velg mottakere klikker du Velg blant Outlook-kontaktene.
   2. Klikk Velg kontaktmappe.
   3. I dialogboksen Velg kontaktlistemappe klikker du den ønskede kontaktlisten, og velger deretter OK.

   Alle kontaktene i mappen vises i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting hvor du kan finjustere listen over mottakere som skal inkluderes i flettingen.

   Koble til en annen type liste, for eksempel en database eller en Office-adresseliste

   1. Under Velg mottakere klikker du Bruk en eksisterende liste.
   2. Velg Bla gjennom.
   3. I dialogboksen Velg datakilde finner og velger du den ønskede datakilden.

      Som standard åpnes mappen Mine datakilder.

   4. Velg Åpne.

      Avhengig av hva slags datakilde du velger, kan det vises andre dialogbokser med spørsmål om særskilt informasjon.

      Hvis for eksempel datakilden er en Microsoft Excel-arbeidsbok med informasjon på flere ark, må du angi regnearket som inneholder den ønskede informasjonen, og klikke OK.

   Alle oppføringene i datakilden vises i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting hvor du kan finjustere listen med mottakere som skal inkluderes i flettingen.

   Opprette en enkel ny adresseliste

   1. Under Velg mottakere klikker du Skriv inn en ny liste.
   2. Klikk Opprett
   3. I dialogboksen Ny adresseliste skriver du inn opplysningene du vil ta med i den første oppføringen, under Skriv inn adresseinformasjon, for eksempel tittel, navn og adresseinformasjon. Du trenger ikke å fylle ut hvert felt.
   4. Klikk Ny oppføring for å fullføre den første oppføringen og flytte til en ny oppføring.
   5. Gjenta trinn 3 og 4 til du har lagt inn alle de ønskede adresseoppføringene, og klikk deretter Lukk.
   6. I dialogboksen Lagre adresseliste skriver du inn et navn for adresselisten i boksen Filnavn, og velger en mappe som listen skal lagres i.

      Adresselisten lagres som standard i mappen Mine datakilder. Det er best å ha adresselisten her fordi dette også er standardmappen hvor Microsoft Word leter etter datakilder. Hvis du senere vil bruke denne adresselisten i en utskriftsfletting, trenger du ikke å navigere gjennom filer og mapper for å finne den.

   7. Velg Lagre.

   Alle oppføringene i den nye listen vises i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting, der du kan finjustere listen over mottakere som skal tas med i flettingen.
2. I dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting merker du mottakerne du vil inkludere.

   Hvordan?

   1. Gjør ett av følgende:

      Bruke avmerkingsbokser til å velge mottakere

      Denne metoden er nyttig hvis listen er kort.

      • Merk av de mottakerne du vil inkludere, og fjern merket ved de som skal ekskluderes.

      Tips!

      Hvis du vet at du vil ta med mesteparten av listen i flettingen, kan du klikke Merk alle først, for så å fjerne merket ved bestemte poster. Hvis du bare vil ta med noen få poster i listen, kan du klikke Fjern alle, og deretter merke av for de ønskede postene.

      Sortere elementer i listen

      Dette er nyttig hvis du vil vise elementene i alfabetisk eller numerisk rekkefølge.

      • Klikk kolonneoverskriften for elementet du vil sortere etter. Hvis du for eksempel vil vise listen alfabetisk etter etternavnet, klikker du kolonneoverskriften Etternavn

      Filtrere elementer i listen

      Dette er nyttig hvis listen inneholder poster som du vet du ikke vil vise eller ta med i flettingen. Når du har filtrert listen, kan du bruke avmerkingsboksene til å inkludere og ekskludere poster, som beskrevet tidligere.

      1. Klikk pilen ved siden av kolonneoverskriften for elementet du vil filtrere etter.
      2. Klikk det du vil av følgende:
         • (Tomme) viser alle postene hvor det korresponderende feltet er tomt.
         • (IkkeTomme) viser alle postene hvor det korresponderende feltet inneholder informasjon.
         • Hvis datakilden inneholder poster som deler samme informasjon, og det er ti eller færre unike verdier i kolonnen, kan du filtrere etter bestemte opplysninger. Hvis det for eksempel er flere adresser som har Australia som land/region, kan du filtrere på Australia.

         I dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting vises bare de spesifiserte postene. Hvis du vil vise alle postene igjen, klikker du (Alle).

   2. Velg OK for å gå tilbake til oppgaveruten Utskriftsfletting. De angitte mottakerne vil bli brukt i flettingen.

   Tips!

   • Hvis du vil bruke avansert sortering og filtrering, klikker du pilen ved siden at et kolonnenavn og klikker deretter (Avansert). Bruk kategoriene Filtrer poster og Sorter poster til å sette opp de ønskede sorterings- eller filtreringsspørringen.
   • Hvis du har installert programvare for adressevalidering, kan du klikke Valider i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting for å validere mottakernes adresser.
3. Klikk Neste: Ordne konvolutten.

1. Hvis du ikke er i utskriftsoppsettvisning, bytter du til det.
2. Hvis du vil ta med en returadresse på konvolutten, skriver du den i øvre venstre hjørne.
3. Klikk i midten av konvolutten for å sette inn en tekstboks.
4. Sett inn flettefelt der du vil flette navn, adresser og annen informasjon, for eksempel en strekkode for post.

   Hvordan?

   1. Klikk der du vil sette inn feltet i hoveddokumentet (konvolutten).
   2. Sett inn det du vil av følgende:

      Adresseområde med navn, adresse og annen informasjon

      1. Klikk Adresseområde.
      2. I dialogboksen Sett inn adresseområde merker du de ønskede adresseelementene og formatene, og deretter velger du OK.
      3. Hvis dialogboksen Tilordne felt vises, kan det hende at noe av informasjonen som er nødvendig for adresseområdet, ikke ble funnet. Klikk pilen ved siden av (ikke tilgjengelig), og merk deretter feltet i datakilden som samsvarer med feltet som er nødvendig i utskriftsflettingen.

      Andre felt med informasjon

      1. Klikk Flere elementer.
      2. Gjør ett av følgende:
         • Hvis du vil velge adressefelt som automatisk tilsvarer felt i datakilden, selv om datakildens felt ikke har samme navn som feltene, klikker du Adressefelt.
         • Hvis du vil velge felt der dataene alltid hentes direkte fra en kolonne i en database, klikker du Databasefelt.
      3. Klikk alternativet du vil ha i boksen Felt.
      4. Velg Sett inn og deretter Lukk.
      5. Hvis dialogboksen Tilordne felt vises, kan det hende at noe av informasjonen som trengs for å sette inn feltet, ikke ble funnet. Klikk pilen ved siden av (ikke tilgjengelig), og merk deretter feltet i datakilden som korresponderer med feltet som trengs i utskriftsflettingen.

      Obs!  Hvis du setter inn et felt fra listen Databasefelt og senere bytter til en datakilde som ikke har en kolonne med samme navn, kan ikke denne feltinformasjonen settes inn i det flettede dokumentet.

      Elektronisk porto

      Hvis du vil bruke elektronisk porto, må du først installere et program for elektronisk porto, for eksempel et du kjøper fra en tjeneste på World Wide Web.

      1. Klikk Elektronisk porto

         Hvis det ikke er installert noe program for elektronisk porto, blir du bedt om å installere et. Deretter får du tilbud om å koble til webområdet for Microsoft Office Online. Der finner du mer informasjon og koblinger til andre områder som tilbyr elektronisk porto.

      2. Sett inn portoen i henhold til instruksjonene i programmet.

      Postnummer

      Du må velge en etikett- eller konvoluttype som støtter POSTNET-strekkoden.

      1. Klikk Postnummer
      2. I dialogboksen Sett inn postnummer merker du de aktuelle adressefeltene.

      Obs!  Alternativet Postnummer vises bare hvis du bruker den amerikanske språkversjonen av Microsoft Word.

   3. Gjenta trinn 1 og 2 for alle feltene du vil sette inn.

   Obs!

   • Du kan ikke skrive flettefelttegn («« »») manuelt eller bruke kommandoen Symbol på Sett inn-menyen. Du må bruke oppgaveruten Utskriftsfletting.

   • Hvis flettefeltene vises inne i parenteser, for eksempel { MERGEFIELD By }, vises feltkoder i stedet for feltresultater. Dette påvirker ikke flettingen, men hvis du vil vise resultatene i stedet, høyreklikker du feltkoden og velger Aktiver/deaktiver feltkoder på hurtigmenyen.

5. Hvis du vil kan du endre formatet for de flettede dataene.

   Hvordan?

   Hvis du vil formatere flettede data, må du formatere flettefeltene i hoveddokumentet. Hvis du formater dataene i datakilden, forsvinner formateringen når dataene flettes inn i dokumentet.

   1. I hoveddokumentet merker du feltet som inneholder informasjonen du vil formatere, inkludert de omsluttende flettefelttegnene («« »»).
   2. Velg Skrift på Format-menyen, og deretter alternativene du vil ha.

   Obs!  Du kan også velge skrift for adressen mens du angir alternativer i kategorien Konvoluttalternativer under utskriftsflettingen.

   Formatere ved hjelp av feltkoder

   Hvis du vil kontrollere andre aspekter ved formateringen, trykker du ALT+F9 for å vise feltkoder, og deretter legger du inn brytere i flettefeltene.

   Eksempel:

   • Hvis du vil vise tallet "34987,89" som "NOK 34 987,89", legger du til et en numerisk formatbryter (\# $ # ###,00).
   • Hvis du vil skrive ut klientnavn med store bokstaver, legger du til formatbryteren for store bokstaver (\* Store).
   • Hvis du bruker tegnformatbryteren \* MERGEFORMAT, sikrer du at den flettede informasjonen har samme skrift og punktstørrelse som informasjonen i flettefeltet.

6. Når du har fullført hoveddokumentet og satt inn alle flettefeltene, klikker du Lagre som på Fil-menyen. Gi navn til dokumentet, og klikk deretter Lagre.

7. Klikk Neste: Forhåndsvis konvoluttene.

1. Forhåndsvis elementene. Gjør ett av følgende:
   • Hvis du vil forhåndsvise elementene i rekkefølge, klikker du pilknappene  
   • Hvis du vil finne og forhåndsvise et bestemt element, klikker du Finn en mottaker og skriver deretter inn søkekriteriene i dialogboksen Søk etter oppføring.
2. Hvis nødvendig kan du finjustere mottakerlisten. Gjør ett av følgende:
   • Hvis du vil utelate en bestemt mottaker fra flettingen, klikker du Utelukk denne mottakeren.
   • Hvis du vil endre listen med mottakere, klikker du Rediger mottakerliste, og utfører deretter endringene i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting. 
3. Klikk Neste: Fullfør flettingen.

Gjør ett av følgende: