Feilsøking i forbindelse med automatisk sammendrag av dokumenter

• Sammendraget må kanskje finpusses. Det automatiske sammendraget inneholder kanskje alle opplysningene du trenger, eller det kan være et utgangspunkt eller en grovskisse du må arbeide videre med. Dette er avhengig av teksten du skal lage sammendrag av. Autosammendrag fungerer vanligvis best med dokumenter som har en klar og godt definert struktur.

• Hver tekstlinje du lager sammendrag av, kan avsluttes med et avsnittsskift. Hvis du prøver å lage sammendrag av en liste eller dokumenter som består av en-linjes avsnitt (for eksempel e-postmeldinger), er det ikke sikkert at sammendraget får med seg alle relevante punkter i dokumentet, eller det kan inneholde setninger som kombinerer nøkkelord på en usammenhengende måte.

  Hvis dokumentet inneholder overflødige avsnittsmerker, kan du kanskje forbedre sammendraget ved å fjerne dem. Du kan bruke alternativene i dialogboksen Autoformat (Format-menyen) eller alternativene i dialogboksen Søk og erstatt (Rediger-menyen, kommandoen Erstatt) til å fjerne uønskede avsnittsmerker.

• Den første bokstaven i dokumentet kan være formatert som en stor innfelt forbokstav. Fjern denne formateringen, og lag det automatiske sammendraget på nytt.

• Teksten er kanskje i en tekstboks, ramme eller tabell. Autosammendrag kan ikke brukes til å lage sammendrag av tekst i en tekstboks, ramme eller tabell.

• Tekstspråket er kanskje ikke det samme som i Office-versjonen du bruker. Du kan lage sammendrag av dokumenter som er skrevet på forenklet kinesisk, tradisjonell kinesisk, engelsk, fransk, tysk, italiensk, japansk, koreansk, portugisisk (Brasil), spansk eller svensk. Hvis språket i teksten du vil lage et sammendrag av, er et annet enn språket som brukes i Office-versjonen, må du kanskje kjøpe og installere egne språkfiler. Et eksempel er hvis du prøver å lage et sammendrag av en portugisisk tekst i en spansk versjon av Office. Kontakt det lokale Microsoft-kontoret hvis du vil ha korrekturverktøy for andre språk.

• Teksten er kanskje merket med feil språkformat eller formatet Ingen korrektur. Hvis du brukte dialogboksen Språk (velg Språk på Verktøy-menyen og deretter Angi språk) til å merke språket til en tekst i et dokument, må du kontrollere at teksten er riktig merket. Det er for eksempel ikke mulig å lage et sammendrag av fransk tekst som er merket som tysk tekst. Det kan heller ikke lages sammendrag av tekst som er merket med formatet Ingen korrektur.

  Du kan rask endre språkformatet i et helt dokument. Velg Erstatt på Rediger-menyen, og slett teksten i boksen Søk etter. Deretter velger du Mer. Velg Format, Språk og det riktige språkformatet i boksen Språk, og velg deretter OK. I boksen Erstatt med gjentar du samme prosedyre, og velger et annet språkformat. Velg Søk etter neste og deretter Erstatt.

Du har sannsynligvis skjult all tekst som ikke er med i sammendraget, i Autosammendrag-visning. (Du kan gjøre dette ved å velge alternativet Skjuler alt unntatt sammendraget, uten at det opprinnelige dokumentet blir igjen i dialogboksen Autosammendrag, eller ved å klikke Uthev/vis bare sammendrag på verktøylinjen for autosammendrag.) I dette tilfellet merkes teksten som ikke er med i sammendraget, med formatet skjult tekst. Når du skriver innenfor et avsnitt som inneholder skjult tekst, kan det være vanskelig å angi hvor den nye teksten settes inn når du viser skjult tekst igjen. Teksten vises for eksempel før eller etter den skjulte teksten, avhengig av hvor du plasserte innsettingspunktet.

Hvis du vil skrive inn tekst i Autosammendrag-visning, klikker du Uthev/vis bare sammendrag på verktøylinjen for autosammendrag. Dette uthever sammendragsteksten samtidig som teksten som ikke er med i sammendraget, vises. Slik kan du enkelt se hvor den nye teksten vil settes inn.

Når du velger Fremhever nøkkelpunkt i dialogboksen Autosammendrag (Verktøy-menyen), utheves tekst i sammendrag med gul farge. Hvis annen tekst i dokumentet utheves med gul farge, kan teksten vises som en del av sammendraget. Du kan ikke endre fargen som brukes til å utheve tekst i sammendrag, men du kan fjerne, skjule eller endre fargen på den andre uthevingen. Hvis du vil fjerne utheving eller endre farge, merker du den uthevede teksten og klikker pilen ved siden av Utheving . Velg Ingen hvis du vil fjerne utheving, eller velg en annen farge enn gul. Hvis du vil skjule utheving, velger du Alternativer på Verktøy-menyen, velger kategorien Vis og fjerner merket for Utheving.

• Du kan ha valgt å vise bare sammendraget i dokumentet. Hvis du valgte Skjuler alt unntatt sammendraget, uten at det opprinnelige dokumentet blir igjen i dialogboksen Autosammendrag (Verktøy-menyen), og dokumentet fremdeles er åpent, klikker du Uthev/vis bare sammendrag på verktøylinjen for autosammendrag for å vise teksten.

• Du kan ha valgt å lage sammendraget i et annet dokument. Hvis du valgte Opprett et nytt dokument og plasser sammendraget der i dialogboksen Autosammendrag (Verktøy-menyen), kan du gå tilbake til dokumentet du laget sammendrag av, hvis du vil vise teksten. Klikk knappen til dokumentet på oppgavelinjen, eller åpne dokumentet hvis du lukket det.