Bruke avmerkingsbokser til å velge mottakere
Denne metoden er nyttig hvis listen er kort.
- Merk av for de mottakerne du vil inkludere, og fjern merket ved de som skal ekskluderes.
Hvis du vet at du vil ta med mesteparten av listen i flettingen, kan du klikke Merk alle først, for så å fjerne merket ved bestemte poster. Hvis du bare vil ta med noen få poster i listen, kan du klikke Fjern alle, og deretter merke av for de ønskede postene.
Dette er nyttig hvis du vil vise elementene i alfabetisk eller numerisk rekkefølge.
- Klikk kolonneoverskriften for elementet du vil sortere etter. Hvis du for eksempel vil vise listen alfabetisk etter etternavnet, klikker du kolonneoverskriften Etternavn
Dette er nyttig hvis listen inneholder poster som du vet du ikke vil vise eller ta med i flettingen. Når du har filtrert listen, kan du bruke avmerkingsboksene til å inkludere og ekskludere poster, som beskrevet tidligere.
- Klikk pilen ved siden av kolonneoverskriften for elementet du vil filtrere etter.
- Klikk det du vil av følgende:
- (Tomme) viser alle postene hvor det korresponderende feltet er tomt.
- (IkkeTomme) viser alle postene hvor det korresponderende feltet inneholder informasjon.
- Hvis datakilden inneholder poster som deler samme informasjon, og det er ti eller færre unike verdier i kolonnen, kan du filtrere etter bestemte opplysninger. Hvis det for eksempel er flere adresser som har Australia som land/region, kan du filtrere på Australia.
I dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting vises bare de spesifiserte postene. Hvis du vil vise alle postene igjen, klikker du (Alle).
- Hvis du vil bruke avansert sortering og filtrering, klikker du pilen ved siden at et kolonnenavn, og klikker deretter (Avansert). Bruk kategoriene Filtrer poster og Sorter poster til å sette opp den ønskede sorterings- eller filtreringsspørringen.
- Hvis programvare for adressevalidering er installert på maskinen, kan du klikke Valider i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting for å validere mottakernes adresser.