Når du må dele dokumenter med personer som bruker andre tekstbehandlingsprogrammer, eller som bruker versjoner av Word med et annet filformat (for eksempel Word 6.0/95), kan du lagre dokumenter i andre filformater. Du kan for eksempel åpne et dokument som er opprettet i Word 6.0, endre det i Office Word 2003, og deretter lagre det i et format som kan åpnes på nytt i Word 6.0.
Lagre dokumenter for bruk på Internett, intranett eller World Wide Web
Hvis du bruker Word til å opprette websider som skal vises i en webleser, kan du lagre dokumentene i websideformat og legge dem ut på en webserver. Du kan også lagre dokumentene på et FTP-område på Internett (du må ha en Internett-konto gjennom en Internettleverandør, og tillatelse til å lagre dokumenter på FTP-serveren) eller på organisasjonens intranett.
Lagre dokumenter som XML-filer
Når du lagrer dokumentene som XML-filer, blir de tilgjengelige for alle programmer som kan lese XML, og ikke bare Microsoft Office-programmer. Dette innebærer at du kan bruke én enkelt innholdskilde på flere måter samtidig. Du kan for eksempel transformere én innholdskilde til både et Word-dokument som er formatert for utskrift og til data som er behandlet.