Sette inn data fra Access eller en annen datakilde

1. Klikk i Word-dokumentet der du vil sette inn innholdet i tabellen eller spørringen.
2. Vis databaseverktøylinjen og klikk deretter Sett inn database .
3. Velg Hent data.
4. Velg hvordan du skal hente, filtrere og sortere dataene ved å gjøre ett av følgende:

   Søk etter filen

   1. Velg plasseringen for datakilden du vil bruke, i boksen Søk i.
   2. Velg hvilken type datakilde du vil bruke, i boksen Filtype. Hvis du kjenner filnavnet, men ikke filtypen, velger du Alle datakilder.
   3. Klikk datakildefilen, og klikk deretter Åpne.
   4. Velg tabellen eller spørringen du vil bruke i dialogboksen Merk tabell (hvis denne er tilgjengelig), og velg deretter OK.
   5. Hvis du vil velge et delsett av postene eller feltene, eller begge deler, og ta dem med i Word-tabellen, velger du Spørrealternativer, og deretter velger du kriteriene du ønsker.

      Hvordan?

      Hvis du bare vil velge enkelte dataposter til fletting, kan du velge utvalgsvilkår (eller "regler") i kategorien Filtrer poster (i dialogboksen Spørringsalternativer). For hver regel må du angi følgende:

      • Et datafelt i datakilden som er valgt.
      • Et sammenligningsuttrykk, for eksempel Lik eller Er ikke tom.
      • Tekst eller tall som du vil sammenligne med innholdet i datafeltet.

      Hvis du for eksempel bare vil velge datapostene for kunder i Bergen, angir du datafeltet By, bruker sammenligningsuttrykket Lik, og skriver inn teksten Bergen.

   6. Velg OK.

   Bruke Microsoft Query

   1. Velg MS Query i dialogboksen Velg datakilde på Verktøy-menyen.
   2. Opprett spørringen.

   Obs!  Hvis du vil ha hjelp med Microsoft Query, lukker du dialogboksen Velg datakilde, og deretter velger du Hjelp for Microsoft Query på Hjelp-menyen.

   Bruke Veiviser for dataforbindelse

   Koble til databaser på datamaskiner som kjører Microsoft SQL Server, og andre systemer for håndtering av databaser ved hjelp av veiviseren for dataforbindelse. Du kan også bruke veiviseren for dataforbindelse når du må velge en bestemt databasedriver eller et bestemt ODBC-navn på datakilde.

   1. Velg Ny kilde i dialogboksen Velg datakilde, og følg instruksjonene i veiviseren for dataforbindelse.
   2. Velg datakilden i dialogboksen Velg datakilde, og velg deretter Åpne.
   3. Hvis du vil velge et delsett av postene eller feltene, eller begge deler, og ta dem med i Word-tabellen, velger du Spørrealternativer, og deretter velger du vilkårene du vil bruke.

      Hvordan?

      Hvis du bare vil velge enkelte dataposter til fletting, kan du velge utvalgsvilkår (eller "regler") i kategorien Filtrer poster (i dialogboksen Spørringsalternativer). For hver regel må du angi følgende:

      • Et datafelt i datakilden som er valgt.
      • Et sammenligningsuttrykk, for eksempel Lik eller Er ikke tom.
      • Tekst eller tall som du vil sammenligne med innholdet i datafeltet.

      Hvis du for eksempel bare vil velge datapostene for kunder i Bergen, angir du datafeltet By, bruker sammenligningsuttrykket Lik, og skriver inn teksten Bergen.

   4. Velg OK.

5. Hvis du vil tilpasse formateringen av Word-tabellen, velger du Autoformat for tabell. Deretter velger du de alternativene du ønsker. Velg til slutt OK.
6. Velg Sett inn data.
7. Under Sett inn poster velger du postene du vil ta med i Word-tabellen.
8. Hvis du vil ha muligheten til å oppdatere dataene i Word-tabellen når kildedataene endres, merker du av for Sett inn data som felt.

   Dataene settes inn i Word-tabellen som et DATABASE-felt, som er koblet til kildetabellen eller -spørringen. Når du skal oppdatere feltet, klikker du i tabellen og trykker F9.

Hvis du vil overføre data fra Access til et nytt Word-dokument, eksporterer du en tabell, spørring, rapport eller et annet databaseobjekt fra Access. Deretter kan du bruke Word til å formatere og redigere dataene, eller du kan bruke dataene som en datakilde for utskriftsfletting.

1. Åpne databasen du vil bruke i Access, og åpne deretter et databaseobjekt: en tabell, en spørring, et skjema eller en rapport.
2. Hvis du bare vil eksportere deler av dataene, merker du de radene og kolonnene du vil ha.
3. Velg Eksporter på Fil-menyen.
4. Velg et filformat til de eksporterte dataene, i boksen Filtype:

   • Hvis du vil opprette et dokument som beholder dataenes opprinnelige formatering, velger du Rikt tekstformat.

   • Hvis du vil opprette en ren tekstfil som skal brukes som en datakilde for utskriftsfletting, velger du Microsoft Word-flettefil.

5. Angi et filnavn til det nye dokumentet, i boksen Filnavn.
6. Hvis du vil eksportere hele databaseobjektet, velger du Eksporter alt.

   Eksporter alt er ikke tilgjengelig hvis ikke du har åpnet et databaseobjekt, for eksempel en tabell eller en spørring.

   Hvis du velger Tekstfiler, kan du eksportere enkelte, merkede rader eller kolonner i dataene. Klikk pilen ved siden av Eksporter alt, og velg deretter Lagre merket område.