Vis alt

XML-dokumenter i Word

Obs!  XML-funksjoner, bortsett fra å lagre dokumenter som XML med Word XML-skjemaet, er tilgjengelige bare i Microsoft Office Professional Edition 2003 og frittstående Microsoft Office Word 2003.

Hvorfor XML?

Med XML (Extensible Markup Language) kan du ordne og arbeide med dokumenter og data på måter som tidligere var umulig eller svært vanskelig. Ved hjelp av egendefinerte XML-skjemaer kan du nå identifisere og trekke ut bestemte utdrag av forretningsdata fra vanlige forretningsdokumenter.

En faktura som for eksempel inneholder navnet og adressen til en kunde, eller en rapport som inneholder siste kvartals finansresultater er ikke lenger statiske dokumenter. Opplysningene de inneholder kan sendes til en database eller brukes på nytt andre steder utenfor dokumentene.

Muligheten til å lagre et Microsoft Word-dokument i standard XML-format gjør det enklere å atskille innholdet fra rammene til dokumentet. Innholdet blir tilgjengelig for automatiserte datautvinnings- og gjenbruksprosesser. Det er enkelt både å søke i og endre innholdet ved hjelp av andre prosesser enn Word, for eksempel serverbasert databehandling.

Ettersom Word kan vise dokumentene som XML, kan automatiserte, serverbaserte prosesser nå uten videre generere Word-dokumenter ved å samle data fra ulike kilder. Et slikt dokument kan deretter jevnlig oppdateres på en enkel måte, og det blir dermed ikke nødvendig å søke manuelt etter relevante data eller skrive inn de samme opplysningene på nytt.

Word og XML

Med Microsoft Word kan du arbeide med XML-dokumenter på to måter:

• Bruke XML-skjemaet i Word    Du kan opprette et dokument i Word på vanlig måte, og deretter lagre det som et XML-dokument. I Word benyttes et eget XML-skjema, WordML, til å bruke XML-koder som inneholder informasjon, for eksempel filegenskaper, samt til å angi strukturen til dokumentet, for eksempel avsnittene, overskriftene og tabellene. XML-koder brukes dessuten i Word til å lagre informasjon om formatering og oppsett i henhold til XML-skjemaet i Word.
• Bruke et hvilket som helst XML-skjema    Du kan opprette eller åpne et dokument i Word, tilknytte et hvilket som helst egendefinert XML-skjema, og bruke XML-koder på innholdet i dokumentet. Når du lagrer dette dokumentet som et XML-dokument, definerer XML-kodene strukturen til dokumentet ved hjelp av XML-skjemaet som er tilknyttet.

  Når du lagrer dokumentet, knyttes som standard både Word-skjemaet og det egendefinerte skjemaet til dokumentet, og dermed beholdes dataene slik de er definert i det egendefinerte skjemaet og den rike formateringen som er angitt i XML-skjemaet i Word. Du har dessuten mulighet til å lagre dokumentet som bare data, i henhold til det egendefinerte skjemaet.

  Om du bruker det innebygde Word XML-skjemaet som har en Word-dokumentstruktur, eller du tilknytter et eget skjema med en struktur som passer bedre for virksomheten, kan all programvare som kan analysere XML, lese og behandle dataene i et dokument som du lagrer som XML-dokument (XML-fil).

  Er for eksempel det egendefinerte skjemaet beregnet til CV-opplysninger, definerer XML-kodene i dokumentet strukturen til dokumentet etter navn, adresse, arbeidserfaring, utdanning og så videre. Når du lagrer dokumentet, får du både et rikt formatert dokument som ser proft ut på utskrift, og en datafil som kan behandles av alle programmer som kan lese XML.

Du kan dessuten lagre XML-data i et dokument som du lagrer som Word-dokument (DOC) eller Word-mal (DOT). XML-dataene kan imidlertid bare leses eller behandles i Word.

XML-koding

Når et egendefinert XML-skjema knyttes til et dokument, viser oppgaveruten XML-struktur en oversikt over elementer som er definert i skjemaet. Du bruker XML-koder i dokumentet ved å velge dokumentinnhold og deretter et element fra oversikten. Hvis skjemaet definerer attributter for et element, kan du angi disse i tillegg i oppgaveruten XML-struktur.

Obs!  Du kan tilknytte flere skjemaer til et dokument. Elementer fra alle tilknyttede skjemaer finnes i oversikten over elementer i oppgaveruten XML-struktur.

Du kan merke av i ruten for å vise linjebundne XML-koder i konteksten til dokumentet.

Hvis strukturen til dokumentet bryter med reglene for skjemaet, merkes punktet med en purpurfarget bølgete linje i dokumentet, og oppgaveruten XML-struktur rapporterer om bruddet.

XSL-transformeringer

Ved åpning og lagring av XML-dokumenter kan du bruke XSLT-filer (Extensible Stylesheet Language Transformation), som presenterer XML-dataene i et bestemt format. Du kan for eksempel ha én XSLT-fil som presenterer dataene som en spesifikasjon, og en annen XSLT-fil som presenterer de samme dataene som en stykkliste der antall og priser er beregnet.

XSLT-filer som brukes når et dokument åpnes

XSLT-filer som brukes når et dokument lagres