Tenk på datakilden som en enkel tabell. Hver kolonne i datakilden tilsvarer en informasjonskategori eller et datafelt, for eksempel fornavn, etternavn, gateadresse og postnummer.
Navnet på hvert datafelt finnes i den første celleraden som kalles overskriftsposten. Hver etterfølgende rad inneholder en datapost som er et fullstendig sett med beslektet informasjon, for eksempel navnet og adressen for en mottaker.
Når du fullfører flettingen, kobles informasjon om de enkelte mottakerne til feltene du tok med i hoveddokumentet.
Som standard kobler du til datakilder fra dialogboksen Velg datakilde. Hvis du allerede har en brukbar datakilde (for eksempel en kontaktliste i Microsoft Outlook eller en Microsoft Access-database), kan du koble direkte til den fra oppgaveruten Utskriftsfletting.
Hvis du ikke har noen eksisterende datakilde, kan du også opprette en direkte fra oppgaveruten. Hvis du bare vil ha en enkel adresseliste, kan oppgaveruten Utskriftsfletting hjelpe deg gjennom prosessen med å opprette en Microsoft Office-adresseliste. Du kan også opprette en mer sammensatt liste fra dialogboksen Velg datakilde.
Velge bestemte mottakere fra datakilden
Når du er koblet til datakilden, vises informasjonen om mottakeren i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting hvor du kan velge akkurat hvilke mottakere som skal inkluderes i flettingen.
Hvis du for eksempel vil rette deg mot kunder i områder med bestemte postnumre, kan du velge bare disse kundene. Du kan også bruke denne dialogboksen til å utføre mer avanserte filtrerings- og sorteringsoperasjoner.