Feilsøking i forbindelse med utskriftsfletting

Du kan bruke hoveddokumenter som du opprettet i følgende versjoner av Microsoft Word:

• Microsoft Word 2002, 2000, 97, 7.x, 6.x eller 2.x for Windows, hvis hoveddokumentet er knyttet til en datakilde.
• Microsoft Word 98 for Macintosh, hvis hoveddokumentet er knyttet til en datakilde.
• Microsoft Word for Windows versjon 1.x, hvis hoveddokumentet inneholder et DATA-felt som identifiserer datakilden.
• Word for Macintosh eller Word for MS-DOS, hvis hoveddokumentet inneholder en DATA-instruksjon som identifiserer datakilden (datadokument).

Åpne hoveddokumentet. Hvis oppgaveruten Utskriftsfletting ikke vises, velger du Brev og masseutsendelser på Verktøy-menyen, og deretter velger du Utskriftsfletting. I trinn 2 i oppgaveruten (Velg basisdokument) velger du Etikettalternativer eller Konvoluttalternativer, og deretter velger du størrelsen du vil ha.

Du kan opprette en katalog ved å velge Katalog i trinn 1 i oppgaveruten Utskriftsfletting og deretter følge fremgangsmåten i oppgaveruten.

1. Åpne hoveddokumentet.

2. Klikk Oppsett for hoveddokument på verktøylinjen for utskriftsfletting, og velg deretter Vanlig Word-dokument.

Deaktiver visningen av feltkoder før du skriver ut. Velg Alternativer på Verktøy-menyen, velg kategorien Skriv ut og fjern deretter merket for Feltkoder.

Følg fremgangsmåten nedenfor hvis du vil hindre at det trykkes tomme linjer med Microsoft Word-felt som for eksempel IF, SET og ASK.

• Hvis et felt (for eksempel ASK eller SET) ikke har noe tekstresultat, kan du sette inn feltet i standardteksten. Hvis du må plassere feltet i et eget avsnitt, formaterer du avsnittsmerket som skjult tekst. Før du fletter dokumentene, fjerner du merket for Skjult tekst i kategorien Skriv ut i dialogboksen Alternativer (Verktøy-menyen).
• Hvis teksten som settes inn av IF-feltet skal skrives i et eget avsnitt, inkluderer du avsnittsmerket i feltinstruksjonene. Sett inn IF-feltet i hoveddokumentet og vis feltkodene. Sett inn avsnittsmerket i de aktuelle anførselstegnene. I eksemplet nedenfor blir avsnittsmerket etter "brosjyre" bare satt inn hvis teksten skrives ut.

  { IF { MERGEFIELD Produkt } = "Pasta" "Vi kan nå tilby et stort utvalg av ulike pastatyper. Se vedlagte brosjyre.

  " " " } Takk for bestillingen.

Når du fletter standardbrev og lignende typer flettedokumenter til et nytt dokument, plasseres hvert brev i en egen inndeling i det nye dokumentet.

Hvis du bare vil skrive ut enkelte av brevene i det nye dokumentet, velger du Skriv ut på Fil-menyen. I boksen Sider skriver du inn nummeret på inndelingene som inneholder brevene du vil skrive ut. Hvis du for eksempel vil skrive ut det tredje, sjette, sjuende og åttende standardbrevet, skriver du i3,i6-i8 i boksen Sider. Du finner nummeret på inndelingen ved å klikke i et brev og lese av nummeret på statuslinjen, for eksempel "Innd 3".

Hvis dialogboksen Tilordne felt vises, kan det være at Microsoft Word ikke finner noe av informasjonen som skal settes inn i adresseblokken, hilsningslinjen eller andre felt. Klikk pilen ved siden av (ikke tilgjengelig), og velg deretter feltet fra datakilden som svarer til feltet som kreves for å gjennomføre utskriftsflettingen.

Når du fletter til e-post og bruker Microsoft Outlook som e-postprogram, er det mulig du får Outlook-meldinger som informerer deg om at et program prøver å få tilgang til e-postadresser og å sende e-post. Dette er sikkerhetstiltak som skal beskytte mot virus som replikeres gjennom e-post.

Hvis du vil fortsette med flettingen, merker du av for Tillat tilgang for, og deretter skriver du inn hvor mye tid du trenger for å fullføre flettingen. Velg Ja, og hvis du får flere meldinger, velger du Ja til flettingen er fullført.

Disse meldingene vises ikke hvis e-postmeldingen sendes i HTML-format. Hvis du vil hindre at meldingene vises når du utfører en utskriftsfletting til e-post, velger du HTML som postformat i dialogboksen Flett til e-post.

Du kan starte Microsoft Query fra dialogboksen Velg datakilde. Velg MS Query på Verktøy-menyen.

Dialogboksene Sett inn adresseområde og Hilsningslinje inneholder informasjonseksempler for bruk i forhåndsvisning. Mottakereksempelet du ser i disse dialogboksene, vises ikke i det flettede dokumentet.

Hilsningslinjefeltet inkluderer en hilsen som standard. Hvis du ikke vil inkludere en hilsen, men i stedet vil skrive den inn manuelt i dokumentet, velger du (ingen) i boksen Format på hilsningslinje (dialogboksen Hilsningslinje).

Hvis informasjonen i datakilden har en annen formatering enn teksten i hoveddokumentet, kan det være at formateringen ikke er riktig når informasjonen flettes.

Merk hele flettefeltet som samsvarer med dataene du vil formatere, i hoveddokumentet. Velg Skrift på Format-menyen og deretter alternativene du vil ha.

Det kan være at du ved et uhell har satt inn et uønsket felt i dokumentet. Åpne hoveddokumentet og slett alle uønskede felt, som er satt i parentes: << >>.

Hvis datakilden inkluderer adresser fra forskjellige land eller regioner, kan det hende adressene blir formatert i henhold til landet eller regionen for mottakerens adresse. Hvis du vil at alle adressene skal bruke samme format, kan du deaktivere dette alternativet i dialogboksen Sett inn adresseområde ved å fjerne merket for Formater adressen i henhold til målland/-region.

• Det er mulig informasjonen mangler i datakilden. I trinn 3 i oppgaveruten Utskriftsfletting (Velg mottakere) velger du Rediger mottakerliste. Finn posten som inneholder informasjonen som mangler, i listen Mottakere for utskriftsfletting. Hvis informasjonen mangler der, mangler den fra datakilden. Du kan redigere datakilden direkte og starte flettingen på nytt, eller du kan utelate mottakeren fra denne flettingen.

• Det kan være at oppgaveruten Utskriftsfletting ikke har gjenkjent en kolonneoverskrift i datakilden. Dette kan føre til at du ikke kan rute informasjonen til et flettefelt. Du kan korrigere dette ved hjelp av dialogboksen Tilordne felt. Dette gjør du ved å klikke Tilordne felt i dialogboksen Sett inn adresseområde, Hilsningslinje eller Sett inn flettefelt. Klikk pilen ved siden av (ikke tilgjengelig) i dialogboksen Tilordne felt, og merk deretter feltet fra datakilden, som svarer til feltet som kreves for utskriftsflettingen.

• Hvis det mangler informasjon i adresseområdet eller hilsningslinjen, kontrollerer du at du har tatt med den informasjonen du ønsker i dialogboksen Adresseområde eller Hilsningslinje. Det kan for eksempel være navn på mottaker, hilsen og så videre. Hvis du vil redigere adresseområdet eller hilsningslinjen, høyreklikker du feltet Adresseområde eller Hilsningslinje i dokumentet, og deretter velger du Rediger adresseområde eller Rediger hilsningslinje.

Hvis du vil redigere informasjon i hvert enkelt brev, hver e-postmelding og så videre, må du først fullføre flettingen og deretter gjøre endringene i det flettede dokumentet. Redigeringsinformasjonen i hoveddokumentet gjør de samme endringene for alle mottakerne.

Adresseområder, hilsningslinjer og andre felt settes inn ved innsettingspunktet. Kontroller at du inkluderer riktig avstand og avsnittsskift før og etter disse feltene, på samme måte som i annen tekst.