- Manuelt Hver gang du vil lagre et "øyeblikksbilde" av et dokument i gjeldende tilstand, kan du lagre en versjon av dokumentet. Du kan for eksempel lagre den versjonen du har sendt ut for gjennomgang, og deretter lagre en annen versjon etter at du har innarbeidet endringene.
- Automatisk Du kan angi at en versjon av dokumentet skal lagres automatisk hver gang det lukkes. Dette er nyttig når du trenger en fortegnelse over hvem som har endret hva og når, i for eksempel et juridisk dokument.
Lagre en versjon som en separat fil
Etter at du har lagret flere versjoner av et dokument i én fil, er det to tilfeller der du kanskje vil lagre en spesiell versjon som en separat fil:
- Hvis dokumentet du sender ut for gjennomgang inneholder flere versjoner, og du vil være sikker på at du bare sender ut den nyeste versjonen, eller en bestemt versjon. Dette vil hindre de som skal gå gjennom dokumentet fra å åpne tidligere versjoner av dokumentet.
- Hvis du vil sammenligne en tidligere versjon av dokumentet med gjeldende versjon. Velg Sammenlign og flett dokumenter på Verktøy-menyen hvis du vil sammenligne atskilte filer.
Obs! Det å lagre flere versjoner er forskjellig fra å lagre en sikkerhetskopi av et dokument, noe man gjerne gjør for å sikre mot tap av data eller mot utilsiktede endringer. Når sikkerhetskopiering er aktivert, erstattes den eksisterende sikkerhetskopien med en ny sikkerhetskopi hver gang dokumentet lagres.