Vis alt

Legge til felt i et standardbrev eller et annet dokument for utskriftsfletting

I trinn 4 i oppgaveruten Utskriftsfletting kan du legge til adresser, hilsener og andre tilpassede flettefelt.

1. Klikk der du vil sette inn feltet i hoveddokumentet.
2. Sett inn det du vil av følgende:

   Adresseområde med navn, adresse og annen informasjon

   1. Klikk Adresseområde.
   2. I dialogboksen Sett inn adresseområde merker du de ønskede adresseelementene og formatene, og deretter velger du OK.
   3. Hvis dialogboksen Tilordne felt vises, kan det hende at noen av opplysningene som trengtes for adresseområdet, ikke ble funnet. Klikk pilen ved siden av (ikke tilgjengelig), og merk deretter feltet i datakilden som korresponderer med feltet som trengs i utskriftsflettingen.

   Hilsningslinje

   1. Klikk Hilsningslinje.
   2. Velg format for hilsningslinjen, inkludert hilsen, navneformat og etterfølgende tegnsetting.
   3. Merk teksten du vil vise hvis mottakerens navn ikke kan tolkes, hvis for eksempel datakilden ikke inneholder noe for- eller etternavn for en mottaker, bare et firmanavn.
   4. Velg OK.
   5. Hvis dialogboksen Tilordne felt vises, kan det hende at noen av opplysningene som trengtes for hilsningslinjen, ikke ble funnet. Klikk pilen ved siden av (ikke tilgjengelig), og merk deretter feltet i datakilden som korresponderer med feltet som trengs i utskriftsflettingen. 

   Andre felt med opplysninger

   Du kan sette inn informasjon fra et annet felt, for eksempel et telefonnummer eller bidragsbeløpet fra en donorliste.

   1. Klikk Flere elementer.
   2. Gjør ett av følgende:
      • Hvis du vil velge adressefelt som automatisk tilsvarer felt i datakilden, selv om datakildens felt ikke har samme navn som feltene, klikker du Adressefelt.
      • Hvis du vil velge felt der dataene alltid hentes direkte fra en kolonne i en database, klikker du Databasefelt.
   3. Klikk alternativet du vil ha i boksen Felt.
   4. Velg Sett inn og deretter Lukk.
   5. Hvis dialogboksen Tilordne felt vises, kan det hende at noe av informasjonen som trengtes for å sette inn feltet, ikke ble funnet. Klikk pilen ved siden av (ikke tilgjengelig), og merk deretter feltet i datakilden som korresponderer med feltet som trengs i utskriftsflettingen.

   Obs!  Hvis du setter inn et felt fra listen Databasefelt og senere bytter til en datakilde som ikke har en kolonne med samme navn, kan ikke denne feltinformasjonen settes inn i det flettede dokumentet.

   Elektronisk porto

   Hvis du vil bruke elektronisk porto, må du først installere et program for elektronisk porto, for eksempel et du kjøper fra en tjeneste på World Wide Web.

   1. Klikk Elektronisk porto

      Hvis det ikke er installert noe program for elektronisk porto, blir du bedt om å installere et. Deretter får du tilbud om å koble til webområdet for Microsoft Office Online. Der finner du mer informasjon og koblinger til andre områder som tilbyr elektronisk porto.

   2. Sett inn portoen i henhold til instruksjonene i programmet.

   Postnummer

   Du må velge en etikett- eller konvoluttype som støtter POSTNET-strekkoden.

   1. Klikk Postnummer.
   2. I dialogboksen Sett inn postnummer merker du de aktuelle adressefeltene.

   Obs!  Alternativet Postnummer vises bare hvis du bruker den amerikanske språkversjonen av Microsoft Word.

3. Gjenta trinn 1 og 2 for alle feltene du vil sette inn.

Obs!

• Du kan ikke skrive flettefelttegn («« »») manuelt eller bruke kommandoen Symbol på Sett inn-menyen. Du må bruke oppgaveruten Utskriftsfletting.

• Hvis flettefeltene vises inne i parenteser, for eksempel { MERGEFIELD By }, vises feltkoder i stedet for feltresultater. Dette påvirker ikke flettingen, men hvis du vil vise resultatene i stedet, høyreklikker du feltkoden og velger Aktiver/deaktiver feltkoder på hurtigmenyen.