Smarte dokumenter
Smarte dokumenter er dokumenter som er programmert til å hjelpe deg når du bruker dem. Flere dokumenter, for eksempel skjemaer og maler, fungerer bra som smarte dokumenter.
Smarte dokumenter fungerer spesielt godt når de brukes i en prosess. Det kan for eksempel hende at firmaet følger en prosess for å fylle ut skjemaene for den årlige medarbeiderevalueringen, og kanskje bruker du allerede en Microsoft Word-mal til dette formålet. Hvis denne malen gjøres om til et smart dokument, kan det kobles til en database som automatisk fyller ut noen av de nødvendige opplysningene, for eksempel navn, ansattnummer, navnet på overordnet, og så videre. Når du fyller ut skjemaet, kan det smarte dokumentet vise en knapp som du kan bruke til å sende det til neste trinn i prosessen. Ettersom det smarte dokumentet vet hvem som er din overordnede, kan det automatisk distribueres til denne personen. Og uansett hvem som har det, vet det smarte dokumentet hvor det befinner seg i evalueringsprosessen og hva som skal skje videre.
Ved hjelp av smarte dokumenter kan du bruke innhold på nytt. Advokater kan for eksempel bruke eksisterende standardtekst når de skriver kontrakter, og journalister kan sette inn navnet sitt og annen tekst som brukes ofte.
Det kan være enklere å dele informasjon ved hjelp av smarte dokumenter. De kan samhandle med en rekke databaser, og bruke Microsoft BizTalk Server til å spore arbeidsflyt. De kan dessuten samhandle med andre Microsoft Office-programmer. Du kan for eksempel bruke smarte dokumenter til å sende e-postmeldinger via Microsoft Outlook uten å forlate dokumentet eller starte Outlook.
Smarte dokumenter opprettes og distribueres av utviklere og IT-teknikere. Du kan se om Word-dokumentet er et smart dokument ved å se om en XML-utvidelsespakke er knyttet til det (velg Verktøy-menyen, Maler og tillegg og deretter kategorien XML-utvidelsespakker).
Obs! XML-funksjoner, bortsett fra å lagre dokumenter som XML med Word XML-skjemaet, er tilgjengelige bare i Microsoft Office Professional Edition 2003 og frittstående Microsoft Office Word 2003.
En XML-utvidelsespakke inneholder flere komponenter, blant annet XML-filer (Extensible Markup Language) og et manifest som refererer til disse komponentene. Når du åpner et dokument som er knyttet til en XML-utvidelsespakke, åpnes oppgaveruten Dokumenthandlinger i Word automatisk. Denne oppgaveruten kan inneholde verktøy for å fullføre oppgaver og gjøre det enklere å bruke smarte dokumenter. Hvilke funksjoner et smart dokument inneholder, avhenger av utvikleren eller IT-teknikeren som oppretter det.
Hvis du ikke har ressurser for utvikling eller IT, kan du laste ned smarte dokumenter som er opprettet av tredjeparter. Er du utvikler og vil vite mer om å opprette smarte dokumenter, se Smart Document Software Development Kit på webområdet Microsoft Developer Network (MSDN).
Obs! Første gang du forsøker å bruke smarte dokumenter, kan det hende at det vises en feilmelding om at du må installere felleskjøretidskomponentene, eller at du trenger en annen versjon av komponentene. Kontakt systemansvarlig hvis denne typen melding vises.