De viktigste forskjellene mellom koblede og innebygde objekter er hvor dataene lagres, og hvordan de oppdateres etter at de er plassert i målfilen.
Koblede objekter
Når et objekt er koblet, oppdateres informasjonen bare når kildefilen endres. Koblede data lagres i kildefilen. I målfilen lagres bare plasseringen av kildefilen, og det vises en representasjon av de koblede dataene. Bruk koblede objekter hvis du vil unngå unødvendig store filer.
Kobling er også nyttig når du vil inkludere informasjon som vedlikeholdes hver for seg, for eksempel data som samles av en annen avdeling, og når du vil holde informasjonen i et Word-dokument oppdatert.
Hvis du kobler til et Excel-objekt, kan du bruke tekst- og tallformatering fra Excel, eller du kan bruke formatene fra Word. Hvis du bruker Word-formatene, kan du ta vare på formateringen når dataene oppdateres. Du kan for eksempel endre tabelloppsett, skriftstørrelse og skriftfarge uten at endringene forsvinner når objektet i kildefilen oppdateres.
Innebygde objekter
Når du bygger inn et objekt, endres ikke informasjonen i målfilen hvis du endrer kildefilen. Innebygde objekter blir en del av målfilen, og når de er satt inn, er de ikke lenger en del av kildefilen.
Fordi all informasjonen lagres i ett Word-dokument, er det nyttig å bruke innebygging når du vil distribuere en elektronisk versjon av et dokument til personer som ikke har tilgang til regneark som vedlikeholdes uavhengig.
Redigere og oppdatere koblede objekter
Hvis du vil redigere et koblet objekt i dokumentet, bruker du kommandoen Koblinger på Rediger-menyen.
Som standard oppdateres koblede objekter automatisk. Dette betyr at koblet informasjon i Word oppdateres hver gang du åpner målfilen, eller hver gang kildefilen endres når målfilen er åpen.
Hvis du foretrekker det, kan du endre innstillingene for et koblet objekt slik at det koblede objektet bare oppdateres når du manuelt velger å gjøre det.
Hvis du vil sikre at dokumentet alltid er oppdatert, kan du også oppdatere koblede objekter når du skriver ut dokumentet.
Hvis du vil hindre oppdateringer, kan du låse individuelle koblede objekter i Word. Når du låser en kobling, brukes informasjonen som sist ble tilgjengelig fra kildefilen.
Du kan også bryte forbindelsen permanent mellom et koblet objekt og kildefilen.
Hvis du vil redigere et innebygd objekt, dobbeltklikker du det og utfører deretter endringene i kildeprogrammet. Hvis du ikke har kildeprogrammet, konverterer du det innebygde objektet til filformatet i et program du har installert.