Buscar archivos
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Puede utilizar el comando Buscar en Microsoft Office XP para buscar archivos donde esté trabajando: en el disco duro del equipo, en la red local, en el buzón de Microsoft Outlook y en sus sitios de red. También puede buscar mensajes de correo electrónico, reuniones y cualquier otra información en el buzón de Outlook. La opción de búsqueda proporciona dos métodos para encontrar archivos: búsqueda básica y búsqueda avanzada.
La búsqueda básica es el método más general para buscar archivos, elementos de Outlook y páginas Web. Se pueden buscar archivos que contengan un texto específico en el título, en el contenido o en las propiedades. También se puede indicar dónde buscar los archivos y los tipos de archivos que buscar.
La búsqueda avanzada es más específica. Se usa para buscar archivos en función de sus propiedades. Para ello, se crean consultas, que son conjuntos de una o varias reglas que se deben cumplir para encontrar un archivo. Un ejemplo de consulta es "autor (es exactamente) Carlos". Indica que los archivos que se están buscando deben contener exclusivamente el texto "Carlos" como propiedad de autor.
Al usar Buscar, se muestra el panel de tareas Buscar en el lado derecho de la página. Cada aplicación de Office puede tener su propia instancia del panel de tareas Buscar. Sin embargo, los resultados de la búsqueda están disponibles en cualquier aplicación. Por ejemplo, si está buscando archivos de todo tipo de Microsoft Word y abre una hoja de cálculo de Microsoft Excel desde la lista de resultados de la búsqueda, estos resultados también se muestran en el panel de tareas Buscar de Excel, para que pueda seguir usándolos.
Ver los resultados de una búsqueda
En cuanto se inicia una búsqueda, el panel de tareas Buscar empieza a crear una lista con los nombres de los archivos que va encontrando. Los archivos se muestran por separado según la ubicación: el equipo, el buzón y los sitios de red.
Desde la lista de resultados, se pueden emprender muchas acciones sobre los archivos que se han encontrado, como:
- Ver las propiedades de un archivo
- Abrir un archivo
- Ver un archivo en un explorador Web
- Crear un documento nuevo a partir de un archivo
- Copiar un hipervínculo a un archivo en el Portapapeles de Office
Acelerar la búsqueda con una búsqueda rápida
La búsqueda rápida extrae información de los archivos y la organiza de modo que éstos se puedan encontrar más rápido y más fácilmente. El índice de búsqueda rápida se actualiza cuando el equipo está inactivo.
En Microsoft Windows 2000, la búsqueda rápida usa Servicios de Index Server de Windows 2000 integrado. En otras plataformas de Windows, se puede instalar un servicio de indización similar, Soporte para Búsqueda rápida, durante la instalación de Office.
Si está ejecutando Office en Windows 2000, el soporte para búsqueda rápida se habilita desde el panel de tareas Buscar de Windows. En Windows 98 y Windows NT, se habilita desde el panel de tareas Búsqueda básica.
El panel de tareas Búsqueda básica muestra una nota si la búsqueda rápida no se ha instalado. Si la búsqueda rápida está instalada, se muestra si está habilitada o deshabilitada.
Construir búsquedas más complejas mediante condiciones y valores
Las condiciones son limitaciones que se establecen en el valor de la propiedad de un archivo en una búsqueda avanzada para que sea más específica. Cada tipo de propiedad tiene un conjunto de condiciones relevantes que la búsqueda avanzada muestra automáticamente. Por ejemplo, si la propiedad es una fecha, la búsqueda avanzada muestra, entre otras cosas, las siguientes opciones para la condición: "hoy", "mañana", "ayer".
Hay condiciones en las que no es preciso especificar un valor a continuación. En el ejemplo "Última modificación ayer", no es necesario ningún valor adicional porque la condición "ayer" proporciona a la búsqueda avanzada toda la información necesaria.
Sin embargo, sí que es preciso especificar un valor detrás de otras condiciones . Por ejemplo, la condición "es igual a" siempre requiere un valor a continuación, que se proporciona durante la configuración de la búsqueda.
Buscar desde el cuadro de diálogo Abrir
Se pueden buscar archivos mediante una búsqueda básica o una búsqueda avanzada junto con el cuadro de diálogo Abrir. Al igual que con el panel de tareas Buscar, los resultados se muestran por separado según la ubicación. Al abrir un archivo, se pueden ver sus propiedades.