Bibliotecas de documentos
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Las bibliotecas de documentos son recopilaciones de archivos que se comparten en sitios Web del grupo de SharePoint. Por ejemplo, puede crear una biblioteca de gráficos habituales para un proyecto o una recopilación de documentos de Microsoft Word con sus informes de estado mensuales.
Puede ver las bibliotecas de documentos desde un explorador Web, como Internet Explorer, o en forma de sitio de red desde los programas de Office XP o el escritorio de Windows.
Cada vez que agrega o elimina un archivo de una biblioteca de documentos, el servidor actualiza los vínculos de exploración a dicho archivo en la página Web. De este modo se garantiza que todo el que vea la página Web pueda encontrar los documentos contenidos en la biblioteca. Los integrantes del Web del grupo pueden suscribirse a una biblioteca de documentos para recibir una notificación mediante correo electrónico cada vez que un integrante agregue o modifique un archivo.
Al crear una biblioteca de documentos puede especificar la información que deben facilitar los autores al agregar un archivo a la biblioteca. Por ejemplo, si tiene una biblioteca de documentos sobre planes de producto, puede solicitar a los autores que escriban el título, algún comentario sobre el contenido y el estado del documento (como por ejemplo preliminar o aprobado). Esta información aparece al ver la lista de la biblioteca de documentos.
Dentro de la biblioteca, puede abrir y modificar sus documentos desde los programas de Office XP, independientemente de si residen en otro lugar de la red o en una unidad local.
Para asegurar un aspecto y un estilo homogéneos en todos los documentos de la biblioteca, puede especificar una plantilla para utilizarla cada vez que agregue un archivo nuevo a la biblioteca. Puede modificar esta plantilla empleando los programas de Office XP como con cualquier otra plantilla.
Notas
- También puede agregar una biblioteca de documentos a cualquier sitio Web Microsoft de FrontPage alojado en un servidor que ejecute SharePoint Team Services de Microsoft.
- Puede utilizar Microsoft Outlook para ver bibliotecas de documentos alojadas en un servidor que ejecute Microsoft Exchange Server 2000.