Bibliotecas de documentos   Una forma de compartir documentos. Al agregar un documento a una biblioteca, el documento se agrega a la lista de documentos del sitio Web del grupo. También puede incluir una plantilla para cualquiera de los documentos agregados a la biblioteca.

Paneles de discusión   Una forma eficaz de debatir los asuntos relevantes para todo el grupo.

Discusiones de documentos Web   Rastree y guarde comentarios sobre los documentos sin modificar el propio documento. El documento aparece en el explorador Web del usuario y una barra de herramientas especial incluye opciones para agregar comentarios.

Anuncios   Muestre las últimas noticias en la página principal. Puede especificar cuándo y durante cuánto tiempo deben aparecer los anuncios.

Sucesos del grupo   Alerte a los integrantes del sitio Web sobre los próximos eventos.

Encuestas   Ofrezca a los integrantes del sitio Web un foro en el que expresar su opinión acerca de cuestiones importantes.

Favoritos compartidos   Permita a los integrantes del grupo compartir vínculos a sitios Web de interés.

Listas personalizadas   Cree listas personalizadas para cualquier propósito.

Suscripciones Suscríbase a documentos y carpetas para recibir una notificación por correo electrónico cada vez que se produzcan cambios.

Integrado con los programas de Office XP   Abra, edite y guarde archivos compartidos directamente en los programas de Office XP. Puede incluso crear un nuevo sitio Web del grupo desde los programas de Office XP.

Fácil personalización utilizando FrontPage   Cree un sitio Web del grupo personalizado utilizando Microsoft FrontPage.

Puede crear un sitio Web del grupo de SharePoint directamente desde sus programas de Office XP. Antes de crear un sitio Web del grupo debe disponer de la siguiente información:

• La dirección URL de un servidor Web que ejecute SharePoint Team Services donde se alojará el sitio Web del grupo. Consulte al proveedor de Internet (ISP) o al administrador de red.
• La dirección de correo electrónico de cada uno de los integrantes que va a utilizar el sitio Web del grupo. Sólo los integrantes pueden explorar o modificar el sitio.
• Los derechos de acceso que desea que tenga cada usuario. Tal vez desee que algunos usuarios puedan editar y agregar documentos a una biblioteca de documentos y que otros únicamente puedan explorar el sitio Web del grupo. Los derechos de acceso se asignan a los integrantes asignándoles una función. También puede personalizar los derechos de acceso de cada función.

  Funciones del sitio Web del grupo SharePoint

  Explorador   Ver páginas, documentos y discusiones sobre documentos Web.

  Participante de la discusión   Vea el sitio Web del grupo y participe en las discusiones sobre documentos Web.

  Autor   Vea páginas, participe en las discusiones sobre documentos Web y agregue o modifique páginas, documentos o tareas.

  Autor avanzado   Cree contenido, participe en las discusiones sobre documentos Web, modifique temas y bordes y actualice vínculos.

  Administrador de contenido   Realice tareas creativas más avanzadas, incluyendo la administración de suscripciones, listas y discusiones sobre documentos Web.

  Administrador   Modifique el contenido de todo el servidor y administre la configuración y las cuentas.

• Una lista de las características del sitio Web que desea personalizar. Los sitios Web cuentan, de forma predeterminada, con características muy completas. No obstante, seguramente deseará escribir ciertas modificaciones para adecuarse a las necesidades del grupo. Por ejemplo, tal vez desee preparar una lista de los tipos de bibliotecas de documentos que desea crear para los archivos compartidos, como gráficos, informes mensuales y presentaciones.

Control de versiones   Rastree las modificaciones insertadas en un documento y evite que los usuarios sobrescriban los documentos de forma accidental. El proceso de desprotección evita que otros modifiquen el documento hasta que no se proteja. SharePoint Portal Server guarda cada versión para que se puedan revisar las versiones anteriores del documento, si es necesario.

Perfiles de documento   Agregue información de búsqueda acerca de un documento, como el autor el título. Puede agregar propiedades personalizadas como número de cuenta o administrador de proyecto para recabar información adicional con la que le resulte más fácil organizar y encontrar documentos en su organización.

Publicación de documentos   Ponga los documentos a disposición de los usuarios para que puedan buscarlos o verlos. El SharePoint Portal Server admite vistas públicas y privadas, o versiones, de los documentos. Puede crear tantos borradores como necesite antes de publicar una versión de un documento.

Distribución aprobada   Garantice que el documento se revisa de forma adecuada antes de proceder a la publicación. Cuando un autor decide publicar un documento, la publicación se puede retrasar mientras el documento se distribuye a una o más personas para su revisión. Los encargados de la aprobación reciben una notificación por correo electrónico cuando es necesario revisar un documento.

Discusiones de documentos en Web   Rastree y guarde comentarios sobre los documentos sin modificar el propio documento. El documento aparece en el explorador Web del usuario y una barra de herramientas especial incluye opciones para agregar comentarios.

Servicios de Index Server y de búsqueda   Busque información independientemente de su ubicación o formato.

Suscripciones Suscríbase a documentos para recibir una notificación por correo electrónico cada vez que se produzcan cambios.

La función que se le asigna determina el tipo de acceso que se le permite al trabajar con un sitio.

Lector   Visualice carpetas y documentos en el sitio Web del grupo. En carpetas mejoradas, vea carpetas y documentos públicos.

Autor   Visualice carpetas y documentos: agregue, modifique y elimine carpetas y documentos; entregue documentos para publicar.

Coordinador   Modifique todo el contenido, cambie el aspecto del sitio y administre la configuración y cuentas del servidor.

Encargado de aprobación   Revise, edite, apruebe o rechace los documentos que se le entregan para su aprobación. El encargado de la aprobación puede ser un lector, autor o coordinador.

Se asignan funciones para cada carpeta y puede tener distintas funciones en distintas carpetas. En documentos individuales SharePoint Portal Server ofrece la opción de denegar el acceso a los usuarios.