Existen cuatro tipos de propiedades de documentos:

• Propiedades que se actualizan automáticamente incluyen estadísticas que Microsoft Office pone a su disposición, como el tamaño de archivo y las fechas de creación y última modificación de los archivos. Por ejemplo, puede buscar todos los archivos que se hayan creado después del 3 de marzo de 1999 o todos los que se hayan modificado ayer por última vez.
• Las propiedades preestablecidas ya existen (como, por ejemplo, autor, título y asunto), pero debe especificar un valor de texto. Por ejemplo, en Microsoft Word, puede utilizar la propiedad Palabras clave para agregar la palabra clave "clientes" a los archivos de ventas y, a continuación, buscar todos los archivos de ventas con esa palabra clave.
• Las propiedades personalizadas son las propiedades que define el usuario. Puede asignar un valor de texto, de fecha o numérico a las propiedades personalizadas, así como los valores "sí" o "no". Puede seleccionarlos en una lista en la que se sugieren nombres o definir sus propios nombres. Opcionalmente, puede vincular propiedades de documentos personalizadas a elementos específicos del archivo, como una celda con nombre de Microsoft Excel, un elemento seleccionado de PowerPoint o un marcador de Word. Por ejemplo, en un formulario de contrato creado en Word, puede crear una propiedad de archivo personalizada que esté vinculada a un campo del formulario que contiene la fecha de vencimiento del contrato. Así podrá buscar todos los archivos de contrato cuya fecha de vencimiento sea anterior a la fecha que especifique.
• Las propiedades de la biblioteca de documentos son para archivos de una biblioteca de documentos de un sitio Web o carpeta pública. Al diseñar una biblioteca de documentos, se definen una o varias propiedades de la biblioteca de documentos y se establecen las reglas sobre sus valores. Cuando los usuarios agregan documentos a la biblioteca de documentos, se les solicita que rellenen un formulario en el que asignan valores a cada una de estas propiedades. Por ejemplo, una biblioteca de documentos que recopila ideas sobre productos podría solicitar al usuario propiedades, como enviado por, fecha, categoría y descripción.

Puede establecer las propiedades de documento del archivo activo en el que está trabajando en cualquier aplicación de Microsoft Office. Si desea que se le recuerde establecer las propiedades de documento de cada archivo que cree, puede hacer que Microsoft Excel, Word o PowerPoint muestre automáticamente el cuadro de diálogo Propiedades al guardar el archivo por primera vez. Al agregar un archivo a una biblioteca de documentos, se le solicitarán las propiedades de la biblioteca de documentos del archivo automáticamente.

Si un documento está abierto, puede ver las propiedades mediante el comando Propiedades.

Puede ver las propiedades de cualquier documento seleccionando el documento en el Explorador de Windows o en los cuadros de diálogo Abrir, Guardar o Buscar. Cuando se muestra la lista enumerada de una biblioteca de documentos en un explorador Web, aparece el nombre de cada documento junto con las propiedades de la biblioteca de documentos.