Kildedata for pivottabellister

En pivottabelliste kan vise og lage sammendrag av data fra et sett med poster i en relasjonsdatabase, for eksempel Microsoft Access eller Microsoft SQL Server. Når kildedataene kommer fra en relasjonsdatabase, kan du lage nye totalfelt i pivottabellisten, vise detaljdata for elementer i felt og flytte felt til detaljområdet.

Når du lager en pivottabellrapport i Microsoft Excel som er basert på data fra et Excel-regneark, og deretter lagrer rapporten som en pivottabelliste på en webside, blir dataene fra Excel-regnearket til en separat HTML-fil i en undermappe for websiden. Når kildedataene kommer fra et Excel-regneark, kan du lage nye totalfelt i pivottabellisten, vise detaljdata for elementer i felt og flytte felt til detaljområdet.

Hvis du vil ha informasjon om hvordan du publiserer pivottabellrapporter i Excel til websider, se Hjelp for Excel.

OLAP er en metode for databaseserverbehandling som organiserer store mengder data slik at de er tilgjengelige og forståelige for folk som vil analysere forretningstrender og -resultater. OLAP-data blir lagret i strukturer kalt kuber, og organisert etter detaljnivå i kuben. Et sett med nivåer, for eksempel informasjon om land, region, by og område, kalles en dimensjon og kan brukes som et sett med felt i en pivottabelliste. En OLAP-kube kan være en serverdatabase, en kubefil som er trukket ut fra en serverdatabase, eller en kube konstruert i minnet av poster i en relasjonsdatabase, avhengig av hvilken OLAP-server og klientprogramvare du bruker.

I pivottabellister som er basert på kildedata fra OLAP-databaser, kan dimensjonsfelt (også kalt feltsett) vise ulike detaljnivåer. Når du bruker kildedata fra OLAP-databaser, kan du ikke lage egne totalfelt, du kan ikke flytte felt til detaljområdet og du kan ikke vise detaljdata. OLAP-databaser inneholder imidlertid egne verktøy for å lage sammendragsdata og beregninger. På grunn av at de forhåndsberegner sammendrag i stedet for å returnere store mengder detaljdata til klientpivottabellisten som skal summeres, tillater OLAP-databaser at du analyserer større mengder data enn det som ellers ville være mulig i en pivottabelliste.

Hvis du vil ha informasjon om hvordan du lager sammendragsfelt i en OLAP-kube eller OLAP-database som så kan bli vist i en pivottabelliste, kontakt ansvarlig for OLAP.databasen, eller se Hjelp for OLAP-verktøy i Microsoft Office (for eksempel veiviseren for OLAP-kuber eller veiviser for frakoblet kube, som begge er med i Microsoft Excel).

Når du skal bruke eksterne kildedata i utformingsprogrammet, må du sette opp en datakilde på systemet. En datakilde er et sett med navngitt, lagret informasjon som kobler utformingsprogrammet til en ekstern database og henter ut data. Hvis du vil sette opp en datakilde, må du ha et driverprogram som er spesifikt for den typen kildedata du bruker. Microsoft Office inneholder et sett med drivere for populære databasetyper. Utformingsprogrammet kan inneholde tilleggsdrivere, og du kan få tak i andre Office-kompatible drivere fra mange databaseleverandører.

Hvis du vil arbeide med både OLAP-databaser og relasjonsdatabaser i utformingsprogrammet, må du sette opp datakilder for begge typer. Utformingsprogrammet kan inneholde en metode for å sette opp datakilder, eller du kan bruke verktøy i Microsoft Windows eller Office til å utføre dette. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du setter opp datakilder, se i utformingsprogrammet og hjelpen til datakildedriveren.

Veiviseren for datatilkobling gir tilgang til en annen type datakilde, en datahentingstjeneste, ved tilkobling til data fra Microsoft Office Excel 2003 og Office 2003 Web Components. En datahentingstjeneste er en webtjeneste som er installert på Windows SharePoint Services for tilkobling til og henting av data. Hvis du vil bruke en datahentingstjeneste, sender et klientprogram, for eksempel Excel, en spørringsforespørsel via HTTP til datahentingstjenesten på Windows SharePoint Services. Datahentingstjenesten sender forespørselen til datakilden, og deretter blir de returnerte dataene sendt tilbake til klientprogrammet som XML.

Windows SharePoint Services leveres med en datahentingstjeneste for tilkobling til data i SharePoint-lister. En Windows SharePoint Services-områdeadministrator kan installere Office 2003 Web Parts and Components for å installere datahentingstjenester for Microsoft SQL Server og Microsoft Business Solutions. Office 2003 Web Parts and Components er tilgjengelig fra Nedlastinger på Microsoft Office Online.

Når du velger Microsoft Business Solutions fra listen i dialogboksen Velkommen til veiviseren for datatilkobling, må du angi plasseringen til en Windows SharePoint Services-server som inneholder Microsoft Business Solutions-dataene du vil arbeide med. Når du har valgt dataobjektet du vil arbeide med, kan du angi spørringsparametre, velge hvilke felt som skal hentes, og velge å begrense antallet rader som hentes.

Når du velger datakildealternativet Datahentingstjeneste i veiviseren for datatilkobling, kan du velge to datahentingstjenester:

Når du har angitt plasseringen til Windows SharePoint Services-serveren som er vert for datahentingstjenesten, kan du angi dataobjektet du vil arbeide med, for eksempel en liste, en tabell, en visning eller en funksjon, og du kan deretter velge felt og angi flere spørringsinnstillinger, for eksempel spørringsparametre, sortering, filtrering og begrensing av antall rader som er mottatt.

Når det gjelder kildedata fra en relasjonsdatabase må du, etter at du har satt opp en datakilde, lage en spørring, eller skrive en SQL SELECT-setning eller -prosedyre, for å definere og hente ut settet med poster du vil bruke. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du gjør dette, se i hjelpen til utformingsprogrammet og i dokumentasjonen til databasen. Microsoft Access inneholder for eksempel verktøy både for å lage spørringer og for å gjøre sett med poster tilgjengelig i feltlisten i Access uten å lage en spørring. Du kan deretter bruke feltlisten til å velge ut data for bruk i pivottabellister. Du kan også bruke Microsoft Query (en komponent i Microsoft Office) til å lage spørringer for data i ulike støttede databaser.

Hvis du vil bruke OLAP-data, må du ha en OLAP-serverdatabase, -kubefil eller -kubedefinisjon. Du må ikke sette opp en spørring for å få tilgang til dataene i kuben, du må bare å sette opp en driver og en datakilde. Hvis du vil ha mer informasjon, se dokumentasjonen til OLAP-leverandøren eller informasjonen i Hjelp for Microsoft Excel, Hjelp for Microsoft Query eller Hjelp for Microsoft Access om arbeid med OLAP-databaser.

Når du legger til data i en tom pivottabelliste, setter du opp en forbindelse mellom pivottabellisten og datakilden. Ved å legge til dataene i pivottabellisten forsynes pivottabellisten med all nødvendig informasjon for å gjenopprette denne forbindelsen og hente ut dataene når brukerne åpner pivottabellisten i leseren.

Utformingsprogrammet kan inneholde verktøy som hjelper deg å sette opp denne forbindelsen. Hvis utformingsprogrammet ikke inneholder verktøy eller hjelp til å sette opp en forbindelse, kan du konstruere en forbindelsesstreng for datakilden ved hjelp av dialogboksen Kommandoer og alternativer. Hvis du vil ha informasjon om syntaks for forbindelsesstrenger, se hjelpen for datakildedriveren du bruker, og programmeringshjelp for pivottabellister.

Brukere som vil arbeide interaktivt med pivottabellisten fra leseren, må installere en ODBC-driver eller en datakildedriver som er spesifikk for kildedatabasen, før de prøver å vise pivottabellisten. Dette gjelder alle typer kildedata, unntatt regnearkdata i Excel. Hvis du bruker en kildedatabase som det ikke er installert noen driver for som del av Office, må du kontrollere at brukerne av pivottabellisten har tilgang til driveren.

I leseren trenger brukerne imidlertid ikke å sette opp noen datakilde for den eksterne databasen. Når du legger til data i pivottabellisten i utformingsprogrammet, blir informasjonen om databaseforbindelsen som leseren trenger, innebygd i pivottabellisten og lagret som en del av websiden. Om brukerne må skrive inn en påloggings-ID og et passord for den eksterne databasen, avhenger av hvordan du setter opp datakilden du bruker når du utformer pivottabellisten.

Når det gjelder kildedata fra relasjonsdatabaser, må du spørre på nytt i kildedatabasen – det vil si, oppdateringen henter ut både endringer i dataene og eventuelle nye data som oppfyller kriteriene du satte opp. Hvis du vil at spørringen, SELECT-setningen eller den lagrede prosedyren skal velge ut et annet sett med data eller felt fra databasen, se i dokumentasjonen for databasen eller programmet du brukte til å lage spørringen, om hvordan endringer foretas.

Hvis du planlegger å publisere en pivottabellrapport fra Microsoft Excel, er det best å først lagre en kopi av arbeidsboken i Excel og deretter publisere pivottabellrapporten til en pivottabelliste på en webside. Når du vil oppdatere en pivottabelliste som ble publisert fra Excel, med nye eller endrede data i den opprinnelige arbeidsboken i Excel, eller når du vil velge et annet sett med Excel-data for pivottabellisten, kan du endre den opprinnelige pivottabellrapporten i Excel og deretter publisere denne rapporten på nytt til pivottabellisten. For nærmere instruksjoner, se Hjelp for Excel.

Når det gjelder OLAP-kildedata, blir nye data hentet fra serveren eller kubefilen når du foretar endringer i pivottabellisten som påvirker hvilke data som blir vist. Hvis du for eksempel legger til et nytt felt i radområdet, blir sammendragsverdier hentet for de nye dataelementene som nå blir vist. Hvis du arbeider med en OLAP-kubefil, se i dokumentasjonen til programmet du brukte til å lage kuben, om hvordan du oppdaterer filen når informasjon i den opprinnelige serverdatabasen endres.

I leseren blir data hentet når brukeren første gang viser pivottabellisten. Når brukeren går til en annen webside og senere går tilbake til siden med pivottabellisten, blir brukerens endringer i pivottabellisten beholdt, men siden blir ikke lastet inn på nytt fra webserveren, og dataene i pivottabellisten blir ikke oppdatert. Brukeren kan se de nyeste dataene ved å oppdatere pivottabellisten, og avbryte en pågående oppdatering.