Utilisation de Microsoft Query pour extraire des données externes

Microsoft Query

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Utilisation de Microsoft Query pour extraire des données externes

Cette rubrique fournit des informations sur les sujets suivants :

Qu'est-ce que Microsoft Query ?

Définition de sources de données

Définition de votre requête

Utilisation des données dans Microsoft Excel

Qu'est-ce que Microsoft Query ?

Microsoft Query est un programme qui permet de transférer des données de sources externes vers d'autres programmes Microsoft Office — notamment Microsoft Excel. Si vous utilisez Microsoft Query pour récupérer les données de vos bases de données et fichiers d'entreprise, vous n'avez pas besoin de retaper les données à analyser dans Excel. Vous pouvez également mettre à jour automatiquement vos rapports et synthèses Excel à partir de la base de données sources d'origine lors de la mise à jour de la base de données.

Types de bases de données auxquelles vous pouvez accéder   Vous pouvez extraire des données de plusieurs types de bases de données, dont Microsoft Access, Microsoft SQL Server et Microsoft SQL Server OLAP Services. Vous pouvez également extraire des données de listes Excel et de fichiers de texte. Consultez la liste des types de bases de données auxquelles vous pouvez accéder.

Dans Excel, vous pouvez également récupérer des données de pages Web sans utiliser Microsoft Query. Pour plus d'informations sur la récupération de données de pages Web, consultez l'aide de Excel.

Sélection de données à partir d'une base de données   Vous pouvez récupérer les données d'une base de données en créant une requête, qui est une question relative aux données stockées dans une base de données externe. Par exemple, si vos données sont stockées dans une base de données Access, vous pouvez souhaiter connaître les chiffres des ventes d'un produit donné par région. Vous pouvez récupérer une partie des données en ne sélectionnant que les données relatives au produit et à la région à analyser et ignorer les données dont vous n'avez pas besoin.

Exemple de sélection de données dans Query

Query vous permet de sélectionner les colonnes de données de votre choix et de n'importer que celles-là.

Mise à jour de la feuille de calcul en une seule opération   Lorsqu'un classeur Excel contient des données externes, chaque fois que la base de données change, vous pouvez actualiser les données de façon à mettre à jour l'analyse (sans devoir pour autant recréer vos rapports et graphiques d'analyse). Par exemple, vous pouvez créer une synthèse mensuelle des ventes et l'actualiser chaque mois, à l'aide des nouveaux chiffres.

Utilisation de Query pour extraire des données   L'importation de données externes dans Excel à l'aide de Query s'effectue en trois étapes : Vous devez d'abord définir une source de données à laquelle connecter votre base de données, puis utiliser l'Assistant Requête pour sélectionner les données de votre choix, puis enfin renvoyer les données à Excel où il vous est possible de les mettre en forme, de les synthétiser et de générer des rapports.

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Définition de sources de données

Qu'est-ce qu'une source de données  ?   Une source de données est un ensemble d'informations stocké qui permet à Microsoft Excel et Microsoft Query de se connecter à une base de données externe. Lorsque vous utilisez Microsoft Query pour définir une source de données, vous attribuez un nom à cette dernière, puis fournissez le nom et l'emplacement de la base de données ou du serveur, le type de base de données ainsi que des informations sur votre nom d'ouverture de session et votre mot de passe. Ces informations comprennent également le nom d'un pilote ODBC ou d'un pilote de source de données, qui est un programme permettant d'établir des connexions à un type de base de données spécifique. Pour certains types de bases de données externes (cubes OLAP), il vous suffit de définir une source de données pour pouvoir récupérer les données.

Utilisation des sources de données par Microsoft Query   Après avoir défini une source de données pour une base de données spécifique, vous pouvez l'utiliser lorsque vous souhaitez créer une requête afin de sélectionner et de récupérer les données de cette base de données — sans avoir à retaper l'ensemble des informations de connexion. Microsoft Query utilise la source de données pour se connecter à la base de données externe et vous indique les données disponibles. Après avoir créé votre requête et renvoyé les données vers Excel, Microsoft Query récupère les données et transfère la requête et les informations de la source de données vers le classeur Excel afin que vous puissiez vous reconnecter à la base de données lorsque vous souhaitez actualiser les données.

Diagramme illustrant la manière dont Query utilise les sources de données

Une source de données est le moyen par lequel Query et Excel se connectent à une base de données spécifique pour extraire des données.

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Définition de votre requête

Utilisation de l'Assistant Requête pour la plupart des requêtes   L'Assistant Requête, fourni avec Microsoft Query, a été conçu pour les utilisateurs qui apprennent à créer des requêtes. L'Assistant vous guide au cours des étapes de sélection et de regroupement des données de différentes tables et champs dans votre base de données. Après avoir sélectionné les données, vous pouvez également utiliser l'Assistant pour filtrer et trier les résultats de votre requête. Utilisez l'Assistant Requête pour créer une requête complète ou exécuter une requête que vous avez modifiée directement dans Microsoft Query.

Création des autres types de requêtes directement dans Microsoft Query   Si vous maîtrisez parfaitement la création des requêtes ou que vous souhaitez créer une requête plus complexe, vous pouvez travailler directement dans Microsoft Query. Microsoft Query vous permet d'afficher et de modifier les requêtes que vous commencez à créer dans l'Assistant Requête ou de créer des requêtes sans l'aide de l'Assistant.

Utilisez directement Query lorsque vous voulez créer des requêtes effectuant les opérations suivantes :

  • Sélection de données spécifiques dans un champ   Dans une base de données volumineuse, vous pouvez choisir certaines données d'un champ et en ignorer d'autres. Par exemple, si vous avez besoin de données pour deux des produits d'un champ contenant des informations sur de nombreux produits, vous pouvez utiliser des critères afin de sélectionner des données uniquement pour les deux produits souhaités. Obtenir des informations sur l'utilisation des critères.
  • Récupérer des données en fonction de divers critères chaque fois que vous exécutez la requête   Si vous devez créer le même rapport ou la même synthèse Excel pour plusieurs zones des mêmes données externes (par exemple un rapport sur les ventes distinct pour chaque région), vous pouvez créer un type de requête appelé requête paramétrée. Lorsque vous exécutez une requête paramétrée, le système vous invite à préciser quelles données il doit utiliser comme critères pour la sélection des enregistrements. Il se peut, par exemple, qu'une requête paramétrée vous invite à entrer une région spécifique ; vous pouvez réutiliser cette requête pour créer vos différents rapports de ventes par région. Obtenir des informations sur les requêtes paramétrées.
  • Différentes associations de données   Vous pouvez utiliser Microsoft Query pour associer ou joindre les données de différentes tables dans votre base de données. Par exemple, si vous disposez d'une table d'informations sur les ventes de produits et d'une table d'informations sur les clients, vous pouvez joindre ces tables pour afficher les clients n'ayant pas effectué d'achats récemment. Obtenir des informations sur l'association de tables.

Création d'un cube OLAP à partir des données d'une requête   OLAP (On-Line Analytical Processing) est une méthode d'organisation des données permettant d'effectuer des requêtes et d'établir des rapports au lieu de procéder à des transactions. Dans une base de données OLAP, les données sont organisées de manière hiérarchique et sont stockées dans des cubes et non dans des tables.

Vous pouvez utiliser Microsoft Query pour créer un cube OLAP à partir des données d'une requête afin que la création des rapports Microsoft Excel à partir des données dure moins longtemps et soit moins fastidieuse. Pour créer un cube OLAP, exécutez l'Assistant Cube OLAP à partir de l'Assistant Requête ou directement de Microsoft Query. Vous pouvez renvoyer les données vers Excel sous forme de rapport de tableau croisé dynamique. Obtenir des informations sur la création d'un cube OLAP à partir de données faisant l'objet d'une requête.

Informations complémentaires

Quand utiliser l'Assistant Requête ou Microsoft Query ?

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Utilisation des données dans Microsoft Excel

Après avoir créé une requête à l'aide de l'Assistant Requête ou dans Microsoft Query, vous pouvez renvoyer les données vers une feuille de calcul Microsoft Excel. Les données sont transformées en une plage de données externes ou un rapport de tableau croisé dynamique que vous pouvez mettre en forme, analyser et actualiser.

Mise en forme et analyse des données   Dans Excel, vous pouvez utiliser des outils qui vous sont familiers, notamment l'Assistant Graphique ou des sous-totaux automatiques afin de présenter et de synthétiser les données. Il vous est possible de mettre en forme les données et votre mise en forme est conservée lors de l'actualisation des données externes à partir de la base de données sources. Si vous ajoutez des colonnes de formules à la plage de données externes, les formules peuvent être copiées automatiquement dans les nouvelles lignes ajoutées à la plage lors de l'actualisation des données. Vous pouvez utiliser vos propres étiquettes de colonne à la place des noms de champ et ajouter automatiquement des numéros de ligne. Pour plus d'informations sur le contrôle de la mise en forme et de la présentation de la plage de données externes, consultez l'aide de Excel.

Réutilisation et partage des requêtes   À la fois dans l'Assistant Requête et dans Microsoft Query, il vous est possible d'enregistrer un fichier de requête .dqy que vous pouvez modifier, réutiliser et partager. Excel peut ouvrir directement les fichiers .dqy, ce qui vous permet, ainsi qu'à d'autres utilisateurs, de créer des plages de données externes supplémentaires à partir de la même requête.

Pour partager une synthèse ou un rapport Excel créé à partir de données externes, vous pouvez fournir à d'autres utilisateurs un classeur qui contient une plage de données externes ou créer un modèle de rapport. Ce dernier vous permet d'enregistrer la synthèse ou le rapport sans enregistrer les données externes afin de réduire la taille du fichier. Les données externes sont récupérées lorsqu'un utilisateur ouvre le modèle de rapport. Pour plus d'informations sur la création des modèles de rapport, consultez l'aide de Excel.

Actualisation des données externes   Lorsque vous actualisez les données externes, vous exécutez la requête afin de récupérer les données nouvelles ou modifiées correspondant à vos spécifications. Vous pouvez actualiser une requête à la fois dans Microsoft Query et dans Microsoft Excel. Excel propose différentes options permettant d'actualiser les requêtes, notamment l'actualisation des données à l'ouverture du classeur et l'actualisation automatique à intervalles réguliers. Vous pouvez continuer à travailler dans Excel lors de l'actualisation des données et également vérifier l'état des données après son exécution. Pour plus d'informations sur l'actualisation des données externes dans Excel, consultez l'aide de Excel.

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