Bruke Microsoft Query til å hente eksterne data
Dette emnet inneholder informasjon om:
Arbeide med dataene i Microsoft Excel
Hva er Microsoft Query?
Microsoft Query er et program som brukes til å hente data fra eksterne kilder til andre Microsoft Office-programmer - først og fremst Microsoft Excel. Når du bruker Microsoft Query til å hente data fra bedriftens databaser og filer, trenger du ikke skrive inn dataene du vil analysere i Microsoft Excel, på nytt. Du kan også oppdatere Microsoft Excel-rapporter og sammendrag automatisk fra den opprinnelige kildedatabasen når databasen blir oppdatert med ny informasjon.
Databasetyper du har tilgang til Du kan hente data fra flere databasetyper, blant annet Microsoft Access, Microsoft SQL Server og OLAP-tjenester for Microsoft SQL Server. Du kan også hente data fra lister i Microsoft Excel og fra tekstfiler. Se en liste over databasetyper du kan få tilgang til.
I Microsoft Excel kan du også hente data fra websider, men du trenger ikke Microsoft Query for å gjøre dette. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du henter data fra websider, se Hjelp for Microsoft Excel.
Velge data fra en database Du kan hente data fra en database ved å lage en spørring, som er et spørsmål du stiller om data som er lagret i en ekstern database. Hvis dataene for eksempel er lagret i en Microsoft Access-database, vil du kanskje vite salgstallene for et bestemt produkt etter område. Du kan hente en del av dataene ved bare å merke de dataene for produktet og området du vil analysere, og utelate dataene du ikke trenger.
Med Microsoft Query kan du merke datakolonnene du vil bruke, og importere bare disse dataene til Microsoft Excel.
Oppdatere regnearket i én operasjon Når de eksterne dataene er i en Microsoft Excel-arbeidsbok, kan du oppdatere dataene for å vise den siste analysen hver gang databasen endres, uten at du må lage sammendragsrapportene og -diagrammene på nytt. Du kan for eksempel lage en salgsoversikt per måned, og oppdatere den hver måned når de nye salgstallene kommer inn.
Bruke Microsoft Query til å hente data Du går gjennom tre trinn når du skal importere eksterne data til Microsoft Excel med Microsoft Query: Først angir du en datakilde som skal kobles til databasen, deretter bruker du spørringsveiviseren til å velge dataene du vil bruke, og til slutt returnerer du dataene til Microsoft Excel der du kan formatere dem, oppsummere dem og lage rapporter av dem.
Gå tilbake til toppen
Definere datakilder
Hva er en datakilde? En datakilde er et lagret informasjonssett som gjør at Microsoft Excel og Microsoft Query kan koble til en ekstern database. Når du bruker Microsoft Query til å definere en datakilde, gir du datakilden et navn, og deretter angir du navnet og plasseringen til databasen eller serveren, databasetypen og påloggingsnavn og passord. Informasjonen inneholder også navnet på en ODBC-driver eller en datakildedriver, som er et program for tilkobling til bestemte databasetyper. For noen eksterne databasetyper (OLAP-kuber) er det eneste du trenger gjøre for å hente dataene, å definere en datakilde.
Hvordan Microsoft Query bruker datakilder Når du har definert en datakilde for en bestemt database, kan du bruke den når du vil lage en spørring for å merke og hente data fra den databasen, uten at du trenger å skrive inn alle tilkoblingsopplysningene på nytt. Microsoft Query bruker datakilden til å koble til den eksterne databasen og vise deg hvilke data som er tilgjengelige. Når du har laget spørringen og returnert dataene til Microsoft Excel, hentes dataene, og Microsoft Excel-arbeidsboken oppdateres med opplysninger om spørringen og datakilden slik at du kan koble til databasen på nytt når du vil oppdatere dataene.
En datakilde er metoden Microsoft Query og Microsoft Excel bruker til å koble seg til en bestemt database og hente data.
Gå tilbake til toppen
Definere spørringen
Bruke spørringsveiviseren for de fleste spørringer Spørringsveiviseren, som er en del av Microsoft Query, er utviklet for brukere som ikke har laget spørringer før. Veiviseren gjør det enkelt å merke og hente data fra forskjellig tabeller og felt i databasen. Når du har merket dataene, kan du også bruke veiviseren til å sortere resultatene av spørringen. Du kan bruke spørringsveiviseren til å lage en fullstendig spørring eller til å starte en spørring som du gjør ytterligere endringer i, direkte i Microsoft Query.
Arbeide direkte i Microsoft Query for andre spørringstyper Hvis du er kjent med hvordan du lager spørringer eller vil lage en mer sammensatt spørring, kan du arbeide direkte i Microsoft Query. Du kan bruke Microsoft Query til å vise og endre spørringer du har begynt å lage i spørringsveiviseren, eller du kan lage nye spørringer uten å bruke veiviseren.
Bruk Microsoft Query direkte når du vil lage spørringer som gjør følgende:
- Merke bestemte data fra et felt I en stor database vil du kanskje velge noen av dataene i et felt og utelate data du ikke trenger. Hvis du for eksempel trenger data for to av produktene i et felt som har informasjon for mange produkter, kan du bruke vilkår for å merke data bare for de to produktene du vil ha. Lær mer om hvordan du bruker vilkår.
- Hente data basert på ulike vilkår hver gang du kjører spørringen Hvis du må lage den samme Microsoft Excel-rapporten eller -sammendraget for flere områder i de samme eksterne dataene, for eksempel en separat salgsrapport for hver område, kan du lage en spørring kalt en parameterspørring. Når du kjører en parameterspørring, blir du bedt om å angi dataene som skal brukes som vilkår når spørringen velger poster. En parameterspørring kan for eksempel be deg angi en bestemt område, og du kan bruke denne spørringen på nytt for å lage alle de regionale salgsrapportene. Lær mer om parameterspørringer.
- Kombinere data på ulike måter Du kan bruke Microsoft Query til å kombinere eller sammenføye dataene fra forskjellige tabeller i databasen. Hvis du for eksempel har en tabell med opplysninger om produktsalg og en tabell om kundeopplysninger, kan du sammenføye disse tabellene på måter som viser hvilke kunder som ikke har gjort noen kjøp den siste tiden. Lær mer om hvordan du sammenføyer tabeller.
Opprette en OLAP-kube fra dataene i en spørring On-Line Analytical Processing (OLAP) er en metode du kan bruke til å organisere data i spørringer og rapporter, istedenfor å behandle transaksjoner. I en OLAP-database organiseres dataene hierarkisk og lagres i kuber istedenfor tabeller.
Du kan bruke Microsoft Query til å opprette en OLAP-kube fra dataene i en spørring, slik at det krever mindre tid og krefter å lage Microsoft Excel-rapporter basert på dataene. Hvis du vil opprette en OLAP-kube, kjører du veiviseren for OLAP-kube fra spørringsveiviseren, eller direkte fra Microsoft Query. Du kan returnere dataene til Microsoft Excel som en pivottabellrapport. Lær mer om hvordan du oppretter en OLAP-kube fra data det er gjort spørringer i.
Mer informasjon
Når du skal bruke spørringsveiviseren, og ikke Microsoft Query
Gå tilbake til toppen
Arbeide med dataene i Microsoft Excel
Når du har opprettet en spørring i spørringsveiviseren eller Microsoft Query, kan du returnere dataene til et Microsoft Excel-regneark. Dataene blir et eksternt dataområde eller en pivottabellrapport som du kan formatere, analysere og oppdatere.
Formatere og analysere dataene I Microsoft Excel kan du bruke kjente verktøy som for eksempel diagramveiviseren eller automatiske delsummer til å presentere og summere dataene. Du kan formatere dataene, og formateringen beholdes når du oppdaterer de eksterne dataene fra kildedatabasen. Hvis du legger til kolonner med formler i det eksterne dataområdet, kan formlene kopieres automatisk til alle nye rader som legges til i området når du oppdaterer dataene. Du kan bruke egne kolonneetiketter i stedet for feltnavn, og legge til radnumre automatisk. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du styrer formateringen og oppsettet i et eksternt dataområde, se Hjelp for Microsoft Excel.
Bruke spørringer på nytt og dele dem I både spørringsveiviseren og Microsoft Query kan du lage en DQY-spørringsfil som du kan endre, bruke på nytt og dele. Microsoft Excel kan åpne DQY-filer direkte, noe som gir deg og andre brukere mulighet til å opprette flere eksterne dataområder fra den samme spørringen.
Hvis du vil dele et Microsoft Excel-sammendrag eller en rapport som er basert på eksterne data, kan du gi andre brukere en arbeidsbok som inneholder et eksternt dataområde, eller du kan lage en rapportmal. En rapportmal lar deg lagre sammendraget eller rapporten uten at du trenger lagre de eksterne dataene, slik at filen blir mindre. De eksterne dataene hentes når en bruker åpner rapportmalen. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du lager rapportmaler, se Hjelp for Microsoft Excel.
Oppdatere eksterne data Når du oppdaterer eksterne data, kjører du spørringen for å hente eventuelle nye eller endrede data som oppfyller spesifikasjonene. Du kan oppdatere en spørring i både Microsoft Query og Microsoft Excel. Microsoft Excel inneholder flere alternativer for oppdatering av spørringer, inkludert oppdatering av data hver gang du åpner arbeidsboken, og automatisk oppdatering av arbeidsboken ved angitte tidsintervaller. Du kan fortsette å arbeide i Microsoft Excel mens dataene oppdateres, og du kan også kontrollere statusen under oppdateringen. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppdaterer data i Microsoft Excel, se Hjelp for Microsoft Excel.
Gå tilbake til toppen