E-postmeldinger med begrenset tilgang
Du kan opprette e-postmeldinger med begrenset tillatelse ved hjelp av Information Rights Management bare i Microsoft Office Professional Edition 2003 og Microsoft Office Outlook 2003.
Med Microsoft Office Outlook 2003 følger en ny funksjon, administrasjon av informasjonsrettigheter (IRM), som kan brukes til å hindre følsomme e-postmeldinger fra å havne på avveier, enten det skjer tilfeldig eller som følge av uaktsomhet. Du kan opprette meldinger med begrenset tilgang for å hindre dem fra å videresendes, skrives ut eller kopieres. Hvis du legger ved et Microsoft Office 2003-dokument i en melding med begrenset tilgang, vil dokumentet automatisk bli begrenset. Hvis imidlertid tilgangen allerede er begrenset for det vedlagte dokumentet, og du deretter begrenser tilgangen for meldingen, beholder vedlegget de eksisterende tillatelsene.
Ved å bruke Tillatelse 
på verktøylinjen, kan du begrense tilgangen for en e-postmelding for bestemte mottakere som skal lese meldingen. Som avsender av meldingen kan du fjerne begrenset tilgang fra et lagret utkast til en melding ved igjen å klikke Tillatelse på verktøylinjen. Mottakere kan åpne og lese en e-postmelding med begrenset tilgang som om det var en melding uten begrenset tilgang. Hvis mottakere ikke har Outlook 2003 eller senere installert på datamaskinene sine, kan de laste ned Internet Explorer-tillegget for rettighetsadministrasjon eller et annet program som støtter innhold med begrenset tilgang.
E-postadministratorer kan opprette tillatelsespolicyer som kan inkluderes på Outlooks Tillatelse -undermeny (eller under Tillatelse på Fil-menyen). Disse tillatelsespolicyene definerer hvem som kan lese meldinger og hvilke handlinger mottakere kan utføre på disse meldingene. En e-postadministrator kan for eksempel definere en policy kalt "Konfidensielt i selskapet" som angir at en melding som bruker den policyen, bare kan åpnes av personer innenfor selskapets domene. Når du komponerer en melding, kan du velge mellom inntil 20 tilpassede policyer på undermenyen Tillatelse (avhengig av hvor mange policyer e-postadministrator tilbyr).
En annen fordel med begrensede tillatelser for e-postmeldinger er at utløp for meldinger fremtvinges. Du angir en utløpsdato for en melding på Alternativer-menyen (mens meldingen er åpen), begrenser tillatelsen for meldingen, og sender deretter meldingen. Når meldingen utløper kan mottakeren fremdeles se meldingshodet i Outlook-mappene med en linje gjennom hodeteksten, men ikke åpne eller utføre noen handlinger med meldingen.
Hvis du ikke begrenser tillatelse for en melding, kan du fremdeles angi en utløpsdato for meldingen. Etter den datoen vil meldingshodene vises i mapper med en linje gjennom hodeteksten. Mottakere kan imidlertid fremdeles åpne og arbeide med meldingen.