Bruke kontakter til en utskriftsfletting
Utskriftsfletting vil si at du kan sette inn navn og adresser på adresseetiketter, konvolutter, standardbrev, kataloger, e-postmeldinger eller telefakser for massedistribusjon. En utskriftsfletting kan startes fra enten Microsoft Outlook eller Microsoft Word, og den fullføres i Word, enten ved hjelp av veiviseren for utskriftsfletting eller verktøylinjen for utskriftsfletting. Legg merke til at du må bruke Word 2002 eller senere for at utskriftsflettingen skal fungere riktig.
Du kan bruke mappen Kontakter i Outlook som datakilde for utskriftsflettingen. Datakilden inneholder navnene og adressene som skal settes inn i hoveddokumentet.
Du kan velge kontaktene som skal inngå i utskriftsflettingen på tre måter:
-
Velg kontakter fra Kontakter-mappen ved å klikke kontaktene samtidig som du holder nede CTRL-tasten.
-
Opprett en separat mappe for kontakter, og kopier bare de kontaktene du trenger til denne mappen.
-
Opprett en egendefinert visning av Kontakter-mappen. Du kan for eksempel opprette en visning som bare inneholder kontakter fra et bestemt område, og deretter sende en tilpasset e-postmelding bare til dem.
Se Bruke kontakter som datakilde for en utskriftsfletting hvis du vil ha mer informasjon om å velge hvilke kontakter som skal tas med i utskriftsflettingen, .
Når du har bestemt hvilke kontakter som skal tas med, kan du også angi hvilke felt i kontaktene som skal brukes. Du vil for eksempel kanskje bruke Fornavn, Etternavn, Adresse - gate/vei og Postnummer, men ikke Land/region.
Når du starter en utskriftsfletting fra Outlook, vil kontaktene du har valgt bli eksportert til en midlertidig kildefil for utskriftsfletting, en skriver eller en e-postmelding, avhengig av hvilket alternativ du har valgt. Du kan lagre den midlertidige kildefilen hvis du vil bruke de samme kontaktene i andre utskriftsflettinger senere.
Obs! Personlige distribusjonslister i Kontakter-mappen kan ikke tas med i en utskriftsfletting. Du behøver imidlertid ikke fjerne de personlige distribusjonslistene fra Kontakter. Outlook ignorerer dem.