Microsoft Outlook gir deg muligheten til å kopiere data fra mange programmer slik at du kan bruke de samme dataene i Outlook. Du kan for eksempel sette inn eksisterende informasjon som navn og adresser fra et av disse programmene: Eudora, Lotus Organizer eller Microsoft Schedule+.
Du vil også kunne konvertere din personlige adressebok, med all kontaktinformasjon, til en mappe med kontakter. Dette gjør du ved å importere kontaktinformasjonen til mappen Kontakter. Kontakter i Outlook er fullt integrert i Outlook, og gir fleksibilitet og tilpasningsmuligheter som ikke er tilgjengelige i den personlige adresseboken.
Obs! Du bør ikke importere elementer som er opprettet på flere språk eller på et språk som ikke støttes av systemtegntabellen, til en filtype som ikke støtter Unicode. Hvis du for eksempel har elementer på flere språk i en fil med personlige mapper (PST) for Microsoft Outlook, bør du ikke importere elementene til en fil med personlige mapper (PST) for Microsoft Outlook 97-2002. Denne filtypen støtter ikke Unicode. Elementer som inneholder tegn på et annet språk enn dem som støttes av systemtegntabellen i andre tekstfelt enn hovedelementene, for eksempel linjene Til og Emne i meldinger, egenskapene Kontaktperson og Firmatelefonnummer i kontaktelementene, vil ikke bli tolket korrekt, og det vil føre til at "?" og annen uleselig tekst vises.
Du kan importere informasjon ved hjelp av veiviseren for import og eksport ved å flytte innholdet i filen til en mappe som du angir i Outlook.
EksportereOutlook gir deg muligheten til å kopiere data, for eksempel navn og adresser, til flere andre programmer, inkludert Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Word og Microsoft PowerPoint. Du kan for eksempel eksportere dine kontakter til Excel, slik at du kan sortere navn og adresser i et regneark.
Du kan også eksportere elementer til en fil for personlige mapper (PST) for sikker oppbevaring og lagre filen et annet sted. En PST-fil kan bare leses av Outlook. Egenskaper for mappeutforming som tillatelser, regler, beskrivelse, skjemaer og visninger blir ikke tatt vare på når du eksporterer til en fil for personlige mapper. Bare selve innholdet blir eksportert.
Obs! Du bør ikke eksportere elementer som er opprettet på flere språk eller på et språk som ikke støttes av systemtegntabellen, til en filtype som ikke støtter Unicode. Hvis du for eksempel har elementer på flere språk i en fil med personlige mapper (PST) for Microsoft Outlook, bør du ikke eksportere elementene til en fil med personlige mapper (PST) for Microsoft Outlook 97-2002. Denne filtypen støtter ikke Unicode. Elementer som inneholder tegn på et annet språk enn dem som støttes av systemtegntabellen i andre tekstfelt enn hovedelementene, for eksempel linjene Til og Emne i meldinger, egenskapene Kontaktperson og Firmatelefonnummer i kontaktelementene, vil ikke bli tolket korrekt, og det vil føre til at '?' og annen uleselig tekst vises.
Bruk veiviseren for import og eksport til å eksportere elementer fra Outlook.