Utilisation des bibliothèques de documents

Le mode Feuille de données offre le même niveau de prise en charge pour les bibliothèques de documents que pour les listes. Vous pouvez ouvrir une bibliothèque de documents en mode Feuille de données pour afficher le contenu d'une bibliothèque, ajouter et supprimer des dossiers et des documents, ainsi que pour modifier des documents et changer leurs propriétés.

Lors de la création d'une bibliothèque de documents, deux affichages sont disponibles : Tous les documents et Explorateur. Pour modifier la bibliothèque de documents en mode Feuille de données, cliquez sur Actions, puis sur Modifier dans la feuille de données. L'illustration suivante montre une bibliothèque de documents en mode Feuille de données.

Chaque ligne de l'affichage contient des informations sur un document ou sur un dossier. Le paramétrage des dossiers de l'affichage est défini sur Afficher les éléments dans les dossiers : les documents situés sous le dossier Rapports Année précédente apparaissent seulement si vous cliquez sur le nom du dossier.

Vous pouvez utiliser une bibliothèque de documents en mode Feuille de données de deux façons.

• Dans l'affichage Tous les documents ou à partir de n'importe quel autre mode standard, cliquez sur Actions, puis sur Modifier dans la feuille de données.
• Pour créer un ou plusieurs affichages en mode Feuille de données pour la bibliothèque, procédez comme suit :
  1. Cliquez sur la liste déroulante Affichage, puis sur Créer un affichage.
  2. Cliquez sur Mode Feuille de données.
  3. Dans la zone Nom de l'affichage, tapez un nom. Vous pouvez inclure l'expression « Feuille de données » dans le nom de l'affichage pour mieux l'identifier ultérieurement.
  4. Définissez les autres propriétés de l'affichage, puis cliquez sur OK.
  5. Ce nouvel affichage apparaîtra dans la liste déroulante Affichage.

Si le paramétrage pour les dossiers de l'affichage est défini sur Afficher les éléments dans les dossiers, seuls les documents et les dossiers du plus haut niveau sont affichés lorsque vous ouvrez la bibliothèque. Si le paramétrage pour les dossiers est défini sur Afficher tous les éléments sans dossiers, alors tous les documents, notamment ceux qui se trouvent sous des dossiers différents, sont affichés sous forme de lignes lorsque vous ouvrez la bibliothèque.

Pour modifier le paramétrage pour les dossiers :

1. Cliquez sur Affichage, puis sur Modifier cet affichage.
2. Faites défiler et cliquez sur Dossiers pour développer la section.
3. Sous Dossier ou affichage plat, sélectionnez l'option désirée.

Gestion de documents et de dossiers en mode Feuille de données

• Vous pouvez ajouter et télécharger des documents dans la bibliothèque de la même façon que lorsque vous ajoutez ou que vous téléchargez des documents dans l'affichage Tous les documents ou dans n'importe quel autre mode standard.
• Si le paramétrage pour les dossiers de l'affichage est défini sur Afficher les documents à l'intérieur de dossiers, vous pouvez ajouter de nouveaux dossiers et vous déplacer dans les différents dossiers de la bibliothèque.
• Vous pouvez ouvrir, modifier et archiver ou extraire un document.
• Vous pouvez supprimer des documents et des dossiers en mode Feuille de données. Lorsque vous supprimez un dossier, le contenu de ce dossier, notamment ses sous-dossiers, est supprimé de la bibliothèque.
• Vous pouvez ajouter des colonnes ou supprimer et modifier une colonne que vous ou un autre utilisateur avez ajouté à l'affichage. Vous pouvez également entrer et modifier les données stockées dans de telles colonnes, sur des lignes contenant des documents. Les lignes correspondant aux dossiers ne peuvent pas être modifiées. Notez que des colonnes comme Type et Modifié par sont en lecture seule. Vous ne pouvez pas les modifier ou les supprimer, ni entrer ou modifier le contenu de ces colonnes.
• Vous pouvez afficher ou masquer la ligne des totaux.
• Vous pouvez trier et filtrer la bibliothèque sur la base de différentes colonnes, dont la colonne Type.
• Le mode Feuille de données n'affiche pas la ligne marquée d'un astérisque (*) pour une bibliothèque de documents.
• Vous ne pouvez pas entrer une valeur dans la colonne Nom en faisant glisser la poignée de recopie, ni en sélectionnant une valeur dans la liste déroulante de la cellule.