Information Rights Management
I våre dager kan sensitiv informasjon bare kontrolleres ved å begrense tilgang til nettverkene eller datamaskinene der informasjonen er lagret. Når du har gitt tilgang til brukere, er det imidlertid ingen restriksjoner på hva som kan gjøres med innholdet, eller hvem det kan sendes til. Når innholdet distribueres på denne måten, kan sensitiv informasjon nå personer som aldri skulle hatt den. I Microsoft Office 2003 finner du en ny funksjon, Information Rights Management (IRM), som gir deg hjelp til å forhindre at sensitiv informasjon kommer i hendene på feil mennesker, enten det skjer ved et uhell eller fordi man er uforsiktig.
Forfattere bruker dialogboksen Tillatelse (Fil | Tillatelse | Ikke for videresending) eller Tillatelse 
på verktøylinjen Standard) for å gi brukere Lese- og Endre-tilgang, i tillegg til å angi utløpsdato for innhold. Forfattere kan fjerne begrenset tillatelse fra et dokument, en arbeidsbok eller en presentasjon ved å velge Ubegrenset tilgang på undermenyen Tillatelse, eller ved å klikke Tillatelse en gang til på verktøylinjen Standard.
Systemansvarlige i bedrifter kan i tillegg opprette tillatelsespolicyer som er tilgjengelige i Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003, og Microsoft Office PowerPoint 2003 på undermenyen Tillatelse, og definere hvem som har tilgang til informasjon og hvilket redigeringsnivå eller hvilke Office-egenskaper brukerne har for et dokument, en arbeidsbok eller en presentasjon.
Brukere som mottar innhold med begrenset tilgang trenger bare å åpne dokumentet, arbeidsboken eller presentasjonen, på samme måte som de ville gjort med innhold som ikke har begrenset tilgang. Hvis brukere ikke har Office 2003 eller senere installert på datamaskinen, kan de laste ned et program som lar dem vise innholdet.
Obs! Du kan opprette innhold med begrenset tillatelse ved hjelp av Information Rights Management bare i Microsoft Office Professional Edition 2003, Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003 og Microsoft Office PowerPoint 2003.