Information Rights Management
I dag kan personlige opplysninger bare kontrolleres ved å begrense tilgangen til nettverkene eller datamaskinene hvor slike opplysninger lagres. Når tilgang er gitt til brukere, er det imidlertid ingen begrensinger for hva som kan gjøres med innholdet eller hvem det kan sendes til. Denne distribueringen av innhold kan lett føre til at personlige opplysninger havner hos folk som aldri skulle mottatt dem. Microsoft Office 2003 tilbyr en ny funksjon, Information Rights Management (IRM), som er med på å hindre at personlige opplysninger havner i hendene på feil person, uansett om det er ved et uhell eller på grunn av uforsiktighet.
Forfattere bruker Tillatelse-dialogboksen (Fil | Tillatelse | Ikke for videresending eller Tillatelse 
på Standard-verktøylinjen) for å gi brukere tilgang til og mulighet til å endre innhold, og for å gi utløpsdatoer for innholdet. Forfattere kan fjerne begrenset tilgang fra et dokument, en arbeidsbok eller en presentasjon bare ved å klikke Ubegrenset tilgang på undermenyen Tillatelse eller ved å klikke Tillatelse på nytt på standardverktøylinjen.
I tillegg kan administratorer for selskaper opprette en tillatelsespolicy som er tilgjengelig i Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003 og Microsoft Office PowerPoint 2003 på undermenyen Tillatelse og definere hvem som får tilgang til informasjon og redigeringsnivå eller hvilke Office-funksjoner brukere har i et dokument, en arbeidsbok eller en presentasjon.
Brukere som mottar innhold med begrenset tilgang, trenger bare å åpne dokumentet, arbeidsboken eller presentasjonen på samme måte som med innhold som ikke har begrenset tilgang. Hvis brukerne ikke har Office 2003 eller senere installert på datamaskinen, kan de laste ned et program som gjør at de kan vise innholdet.
Obs! Du kan opprette innhold med begrenset tillatelse ved hjelp av Information Rights Management bare i Microsoft Office Professional Edition 2003, Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003 og Microsoft Office PowerPoint 2003.