Fellesmapper

• Ved hjelp av en oppslagstavle kan du delta i elektroniske diskusjoner. Hvert av diskusjonstemaene kan lagres i en egen mappe, med egne tilgangstillatelser.
• En elektronisk oppslagstavle kan være uten ordstyrer. I så fall har den mye til felles med en brukergruppe på Internett der alle har tillatelse til å lese og legge inn informasjon.
• En elektronisk oppslagstavle kan også styres av en person som er tildelt denne oppgaven, og som mottar stoff fra brukerne og bestemmer hva som skal legges inn.
• Du kan arbeide med informasjonen som er lagt inn på følgende måter:
  • Så snart den elektroniske diskusjonen har startet, kan du legge inn et svar i fellesmappen slik at gruppen kan lese det.
  • Hvis du ikke vil at hele gruppen skal kunne lese svaret ditt, kan du svare direkte til den personen som la inn informasjonen, eller videresende informasjonen til bare de mottakerne som du velger.
  • Hvis du vil bruke en fellesmappe som elektronisk oppslagstavle, må det være mulig å lagre e-postmeldinger i mappen.

• En kalender kan deles for å holde orden på møter, hendelser, helligdager, ferier og prosjektfrister som har betydning for gruppen.
• En kontaktliste kan deles for å gjøre navn, stillingsbetegnelser, adresser og telefonnumre tilgjengelige for gruppen.
• En oppgaveliste kan deles for å holde oversikt over progresjonen til alle som arbeider på et gruppeprosjekt.

• Åpne en fil i en fellesmappe hvis du vil lese eller oppdatere filen, eller hvis du vil bla hurtig gjennom en serie med filer.
• Bruk Windows Utforsker til å kopiere en eksisterende fil fra et annet program til en fellesmappe, uten å måtte åpne programmet filen ble opprettet i.
• Legg inn en fil i en fellesmappe, uten å avslutte programmet som ble brukt til å opprette filen. Du kan for eksempel legge inn en kvartalsrapport for salg som du nettopp har oppdatert i en Microsoft Excel-arbeidsbok, slik at gruppen raskt kan se den nyeste informasjonen.

Hvis du vil dele filer som ofte leses eller oppdateres av andre, må programmet filen ble lagret i, være installert på datamaskinen din. Når du kopierer en fil fra Windows Utforsker, eller legger inn en fil fra et annet Microsoft Office-program som er blitt åpnet i en fellesmappe, blir den opprinnelige filen værende der den er lagret. Endringer i filen som er kopiert til eller lagt inn i fellesmappen, har ingen innvirkning på den opprinnelige filen.

• Tillatelsene til å bruke fellesmapper fastsettes vanligvis av en systemansvarlig, eller av den i organisasjonen som eier en mappe som er knyttet til et bestemt prosjekt eller emne.
• I mapper du har tilgang til, kan du vanligvis lese elementer og legge inn elementer i mappene, men du kan ikke slette andre elementer enn dem du selv har lagt inn.
• Hvis du har fått tillatelse til det, kan du opprette dine egne fellesmapper og gi andre tillatelse til å bruke dem.
• Hvis du eier en fellesmappe, kan du bruke egendefinerte visninger, skjemaer, egendefinerte felt og regler på fellesmappen. Du kan for eksempel angi en bestemt visning som kommer frem når andre åpner mappen.
• Selv om du ikke har tillatelse til å foreta endringer i en mappe, kan du likevel lagre en personlig visning av fellesmappen som oppfyller dine behov. Når du lagrer en personlig visning av en fellesmappe, vil denne visningen alltid være tilgjengelig for deg.