Med automatisk arkivering er det mulig å gjøre ett eller begge av følgende med elementene i en mappe: Slette utløpte elementer permanent, eller slette eller arkivere gamle elementer i en arkivfil. Arkivfilen er en datafil av en spesiell type. Første gang den automatiske arkiveringen kjøres, oppretter Outlook arkivfilen automatisk på følgende sted:
C:\Documents and Settings\dittbrukernavn\Lokale innstillinger\Programdata\Microsoft\Outlook\Archive.lis eller Archive.pst
Hvis du ikke ser mappen Lokale innstillinger, kan det tenkes at den er skjult. Se Hjelp for Microsoft Windows hvis du vil ha informasjon om hvordan du viser skjulte mapper.
Etter at elementer er blitt arkivert for første gang, kan du få tilgang til elementene i arkivfilen direkte fra Arkiver mapper i mappelisten i Outlook. Du kan ha egne arkivfiler for de enkelte mappene hvis du ønsker det.
Når du åpner Arkiver mapper, vil du se at den eksisterende mappestrukturen beholdes. Hvis det finnes en overordnet mappe på nivået over mappen du vil arkivere, opprettes den overordnede mappen i arkivfilen, men elementene i den overordnede mappen arkiveres ikke. Slik får du en identisk mappestruktur i arkivfilen og postboksen. Mapper beholder sin gamle plassering etter arkivering, selv om de er tomme. Du arbeider med elementene på samme måte som du arbeider med elementene i den vanlige postboksen din. Hvis du bestemmer deg for å flytte arkiverte elementer tilbake til den vanlige postboksen, kan du importere alle elementene fra arkivfilen til de opprinnelige mappene eller til andre mapper du angir, eller du kan flytte eller kopiere enkeltelementer manuelt.
Endre virkemåten til den automatiske arkiveringen
Det finnes to sett med innstillinger for automatisk arkivering: globale innstillinger og innstillinger for de enkelte mappene. De globale innstillingene – som også kalles standardinnstillinger – brukes til å angi om den automatiske arkiveringen skal kjøres i det hele tatt, og hvordan funksjonen som standard skal behandle elementene i Outlook-mappene (bortsett fra Kontakter, som den automatiske arkiveringen ikke har innvirkning på). Innstillingene for de enkelte mappene overstyrer standardinnstillingene, slik at du kan arkivere automatisk på en annen måte for enkelte mapper. Hvis du ikke angir innstillinger for automatisk arkivering for en bestemt mappe, vil ikke mappen bli arkivert. Standardinnstillingene og innstillingene for de enkelte mappene gjelder bare for gjeldende postboks. Hvis du vil, kan du også arkivere elementer manuelt.
I tillegg til innstillingene for automatisk arkivering, kan elementene i postboksen også være underlagt oppbevaringspolicyen som følges i firmaet der du arbeider. Med en oppbevaringspolicy oppfordres brukerne til å ta vare på dokumenter og elementer bare i et fast tidsrom, som er definert av firmaets policy. En slik policy har forrang fremfor innstillingene for automatisk arkivering.