Når du lager en melding i Outlook, er standardformatet HTML. Dette formatet støtter tekstformatering, nummerering, punktlister, justering, vannrette linjer, bilder (inkludert bakgrunner), HTML-stiler, meldingsbakgrunner, signaturer og kobling til websider. Siden de fleste populære e-postprogrammer bruker HTML, er dette det anbefalte formatet for e-post over Internett. Det er også det anbefalte formatet hvis du sender de fleste meldingene dine innenfor en bedrift som bruker Microsoft Exchange Server.
Formatene Ren tekst og Rikt tekstformat for Outlook
Rent tekstformat
Rent tekstformat er et format alle e-postprogrammer forstår. Du kan angi at Outlook åpner meldinger du mottar, bare i rikt tekstformat. Ren tekst støtter imidlertid ikke fet, kursiv og farget skrift og annen type tekstformatering. Det støtter heller ikke bilder vist direkte i meldingsteksten (selv om du kan inkludere dem som vedlegg).
Rikt tekstformat
Rikt tekstformat for Outlook (RTF) er et Microsoft-format som bare følgende e-postprogrammer forstår: Microsoft Exchange Client versjon 5.0 og 4.0, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook 2002, Outlook10tbd, Outlook 2000, Outlook 98 og Outlook 97. Du kan bruke RTF når du sender meldinger innenfor et selskap som bruker Microsoft Exchange Server, men det anbefales at du bruker HTML. RTF støtter tekstformatering, inkludert punktlister, justering og koblede objekter. Outlook konverterer RTF-meldinger til HTML når du sender en melding til en Internett-mottaker slik at formateringen opprettholdes og vedlegg mottas riktig. Møte- og oppgaveforespørsler formateres også automatisk med svarknapper, slik at disse elementene kan sendes intakt over Internett til andre Outlook-brukere, uansett hvilket standardformat du har angitt.
I de fleste tilfeller trenger du ikke endre meldingsformatet. Når du sender en HTML-melding til andre e-postprogrammer som ikke forstår HTML, viser disse e-postprogrammene automatisk en ren tekstversjon av meldingsteksten.
Når du sender en RTF-formatert melding til en Internett-mottaker, konverteres den til HTML som standard. Dermed beholdes formateringen i meldingen. Du kan i stedet velge å bruke ren tekst eller RTF for Internett-meldinger, men brukere ser ikke formateringen i meldingen, og det er ikke sikkert vedleggene mottas. Hvis Internett-meldingen er en oppgave- eller møteforespørsel, konverteres den automatisk til iCal-format, som er et vanlig format for Internett-kalenderelementer. Dermed kan andre e-postprogrammer lese meldingen.
Når du svarer på en melding, opprettholdes formatet til meldingen du svarer på. Hvis du imidlertid valgte alternativet Les alle meldinger i klartekst, brukes formatet meldingen vises i. Når du har aktivert alternativet Les alle meldinger i klartekst og du svarer uten å endre formatet i meldingen, sendes svarmeldingen i ren tekst. Eller du kan klikke informasjonsfeltet og endre meldingsformatet (til HTML eller Rik tekst), og deretter svare. Hvis du endrer meldingsformatet, formateres svaret med det nye visningsformatet.
I noen tilfeller kan det være du foretrekker å bruke at annet format til en bestemt melding. Noen sender deg for eksempel en melding i ren tekst, men du vil videresende den eller svare på den i HTML-format og de funksjonene dette formatet støtter. Det kan også være at du alltid vil bruke et bestemt format til en bestemt kontakt, for eksempel hvis du ofte sender en kontakt e-post som inneholder koblede objekter, som bare støttes av Rikt tekstformat for Outlook. Outlook gir deg den fleksibiliteten du trenger i slike situasjoner.