Når du mottar e-postmeldinger med begrenset tilgang, må du skaffe en IRM-lisens (Information Rights Management = Administrasjon av informasjonsrettigheter) før du kan lese meldingen. Avsenderen av meldingen velger å begrense tilgangen til meldingen ved å bruke en Microsoft Windows-server for rettighetsadministrasjon som bruker Microsoft Passport-godkjenning.

Hvis du får en melding hvor avsenderen har begrenset tilgangen og brukt Passport-godkjenning, må du skaffe et Passport for e-postadressen avsenderen brukte til å kontakte deg. Når du har skaffet et Passport for denne e-postadressen, og åpner meldingen, blir du bedt om å verifisere legitimasjonsbeskrivelsene dine for meldingen. Deretter vil du motta en IRM-lisens og kan lese meldingen.

I noen tilfeller vil e-postmeldinger med begrenset tilgang kreve at du kobler til Internett for å verifisere legitimasjonsbeskrivelsene dine og bekrefte at du har fått tillatelse til å lese meldingen. Når du har verifisert legitimasjonsbeskrivelsene dine for et dokument, en arbeidsbok eller en presentasjon for første gang, vil du kunne åpne meldingen senere, inkludert når du arbeider frakoblet, uten at du må koble til Internett på nytt.

Når du skriver en e-postmelding med begrenset tillatelse, og inkluderer vedlegg, vil som standard Microsoft Office 2003-dokumenter, -arbeidsbøker og -presentasjoner som ikke har begrenset tilgang, arve meldingens tillatelser. Du kan også begrense tillatelsene for Office 2003-vedlegg før du legger dem ved i e-postmeldingen. I dette scenariet kan tillatelsen for et dokument, en arbeidsbok eller en presentasjon, være annerledes når noen åpner dem.

Andre vedlegg som ikke støtter begrenset tillatelse, kan åpnes av alle som har tillatelse til å åpne meldingen. Fordi disse vedleggene ikke støtter begrenset tilgang, vil mottakerne ha full tilgang til vedlegget etter at meldingen har blitt åpnet.