Gruppetidsplaner
Ved hjelp av gruppetidsplanen i kalenderen kan du lett se de kombinerte tidsplanene til flere personer eller ressurser samtidig.
Du kan opprette og lagre flere gruppetidsplaner som hver viser en gruppe personer eller ressurser. En av gruppetidsplanene kan for eksempel inneholde alle de ansatte i en avdeling. En annen gruppetidsplan kan inneholde alle konferanserommene i en bygning. En gruppetidsplan kan omfatte alle kontaktene eller ressursene fra en fellesmappe.
I tillegg til å innkalle personer til møter, kan du også planlegge ressurser, for eksempel konferanserommet der du vil holde møtet eller lysbildefremviseren du skal bruke i en presentasjon. Før du kan planlegge en ressurs, må den ha blitt konfigurert av noen i organisasjonen til å ha sin egen postboks på serveren, og du må ha fått tillatelse til å planlegge ressurser som omfatter denne ressursen.
Når du viser en gruppetidsplan, kan du raskt planlegge et møte med eller sende e-post til noen av eller alle medlemmene i gruppen. Du kan få den seneste informasjonen om ledige og opptatte tidspunkt for hvert gruppemedlem før du planlegger et møte, og du kan bruke Autovalg til å finne et tidspunkt som er ledig for alle medlemmene i gruppen.
Gruppekalenderen vil som standard inneholde detaljer om alle elementene som vises, hvis da ikke eieren av et element har markert det som privat.